Практические приемы работы с текстовыми данными

Пример 4.1. Цель: в ячейку А1 ввести текст «Выравнивание» (без кавычек) и выровнять его по центру ячейки. После фиксации ввода активной должна стать ячейка, лежащая ниже исходной, т.е. ячейка А2.

Предварительные настройки интерфейса: < Сервис> / < Параметры> /< Правка> / Активизировать флажок Переход к другой ячейке после ввода в направлении: Вниз / < OK>.

Результат:

	Первый шаг (после фиксации ввода)
	Второй шаг (после применения команды Выровнять по центру)

Действия:

Первый шаг:

1. Выделить ячейку А1.

2. Ввести текст с клавиатуры.

3. Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши < Enter>.

Второй шаг:

1. Выделить ячейку А1 с введенными данными.

2. Расположить текст по центру ячейки А1.

3. Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши < Enter>.

Алгоритм:

Первый шаг:! ЛКМ А1 / Ввод текста с клавиатуры / < Enter>.

Второй шаг:! ЛКМ А1 /! ЛКМ по кнопке < По центру> / < Enter>.

Комментарии и советы:

1.! ЛКМ А1 означает выделение ячейки А1.

2. Окончание работы с ячейкой всегда завершается фиксацией ввода. В стандартной ситуации это достигается нажатием клавиши < Enter>. При этом следующей активной (выделенной) становится ячейка, расположенная ниже исходной. Однако фиксацию ввода данных можно выполнить также нажатием клавиш < Shift> + < Enter> ( после ввода активизируется ячейка, расположенная выше исходной ), < Tab> ( активизируется ячейка, расположенная правее исходной ), < Shift> + < Tab> ( активизируется ячейка, расположенная левее исходной ), клавиатурными стрелками ( после ввода активизируются ячейки в направлении стрелок). Отметим, что клавиатурными стрелками можно осуществлять фиксацию ввода только из режима ввода, но не из режима правки/редактирования (см. ниже).

3. После завершения первого шага текст выравнивается по умолчанию по левому краю ячейки. После завершения второго шага текст действительно выровнен по центру ячейки, поэтому его левая часть не видна на экране (но видна в строке формул).

Пример 4.2. Исходная ситуация: текст«Выравнивание» выровнен по левому краю ячейки А1, но выходит за правую границу столбца А.

Цель: настроить ширину столбца А по ширине текста в ячейке.

Результат:

Действия:

1. Выделить ячейку А1 с введенными данными.

2. Настроить ширину ячейки.

3. Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши < Enter>.

Алгоритм:

1-ый способ:! ЛКМ А1 / Формат / Столбец / < Автоподбор ширины> / < Enter>.

2-ой способ: Курсор поместить на разделитель имен столбцов А и В так, чтобы он изменил свою форму (принял форму двунаправленной стрелки с перекрестьем) /!! ЛКМ / < Enter>.

Как видно, текст выровнен по левой границе ячейки. Если его нужно выровнять по центру, то следует поступить также как в предыдущем примере. Результат будет таким:

.

Пример 4.3. Исходная ситуация: .

Цель: после фиксации ввода осуществить перенос текста внутри ячейки, изменяя ее высоту, при неизменной ширине.

Результат: .

Действия:

1. Выделить ячейку А1 с введенными данными.

2. Активизировать команды Формат / Ячейки / Выравнивание / Переносить по словам.

3. Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши < Enter>.

Алгоритм:

! ЛКМ А1 / < Ctrl> + < 1> / < Выравнивание> / Активизировать команду Переносить по словам / < Enter>.

Комментарии и советы:

1. Как видно, если в качестве текста выступает одно слово, то команда Переносить по словам разрывает его относительно произвольным образом. Так, если бы исходная ширина ячейки была другой, то и результат мог бы оказаться другим, например таким:

.

Поэтому требуются дальнейшие действия по редактированию (т.е. по изменению введенных данных). В частности, нужно сделать вставку знака переноса в подходящем месте. Для этого выполним следующие команды:! ЛКМ А1 / < F2> / Подвод курсора к нужной позиции / Вставка знака переноса / < Enter>. Результат показан ниже:

или .

2. Если бы при применении команды Переносить по словам разрыв слова произошел в неподходящем месте, то предварительно нужно было бы поварьировать шириной столбца, используя команду D& D_ЛКМ ( ухватившись за разделитель имен столбцов А и В в позиции, когда курсор принимает форму двунаправленной стрелки). Только после этого нужно выполнить рекомендации п.1.

3. Вхождение в режим редактирования (правки) после фиксации ввода выполняется одним из следующих способов:! ЛКМ по ячейке / нажатие клавиши < F2> или !! ЛКМ по ячейке или! ЛКМ по ячейке и! ЛКМ по строке формул. Вхождение в режим редактирования из режима ввода осуществляется нажатием клавиши < F2> (при этом повторное нажатие клавиши < F2> производит возврат изрежима редактирования в режим ввода). При редактировании данных в строке формул (что, как правило, является более предпочтительным) нужно выделить ячейку одиночным ударом ЛКМ по ячейке и выполнить! ЛКМ по строке формул.

4. Если в процессе ввода данных обнаружена ошибка, то рекомендуется нажать клавишу < F2>, т.е. войти в режим редактирования до фиксации ввода, подвести курсор с помощью клавиатурных стрелок к позиции ошибки, исправить ошибку, вернуться к концу строки (нажав клавишу < End>) и продолжать ввод данных либо в режиме редактирования, либо в режиме ввода, еще раз нажав клавишу < F2>. Закончить работу с ячейкой нужно, как всегда, нажатием одной из клавиш ввода, например, < Enter>.

5. Если в процессе ввода данных по какой-либо причине принято решение отказаться от дальнейшего ввода, нужно нажать клавишу < Esc>. В результате ячейка очистится. Если после применения команды < Esc> принято решение вернуть данные в ячейку, то нужно осуществить! ЛКМ по кнопке < Отменить> на панели инструментов Стандартная.

6. Если после ввода данных и фиксации ввода принято решение очистить содержимое ячейки, то это может быть сделано одним из следующих способов:

·! ЛКМ по ячейке / < Delete>,

·! ПКМ по ячейке / В контекстном меню активизировать команду Очистить содержимое.

Пример 4.4. Цель: До фиксации ввода (т.е. в процессе ввода или редактирования) данных осуществить перенос текста внутри ячейки, изменяя ее высоту, при неизменной ширине.

Результат:

.

Алгоритм:

! ЛКМ А1 / Ввод текста / После ввода части слова Вырав ввод знака переноса / < Alt> + < Enter> / Продолжение ввода остальной части слова, т.е. нивание / < Enter>.

В рассматриваемом примере текст выровнен по левому краю ячейки. При желании к ячейке можно было бы применить другие эффекты форматирования (т.е. такие эффекты, которые влияют только на внешний вид данных и самой ячейки, но не затрагивают ее содержимого). Например, после фиксации ввода текст можно было бы выровнять по центру, назначить ему полужирное начертание, а ячейку обвести рамкой и назначить ей определенный цвет заливки. Это достигается с помощью следующей последовательности команд:! ЛКМ А1 /! ЛКМ по кнопке Полужирный /! ЛКМ по кнопке < По центру> /! ЛКМ по кнопке < Цвет заливки> с дальнейшим выбором определенного цвета /! ЛКМ по кнопке < Границы> с дальнейшим выбором определенной границы. Результат показан ниже:

.

Пример 4.5. Исходная ситуация: .

Цель: осуществить перенос (перемещение) содержимого ячейки А1 в ячейку С1.

Результат: .

Действия:

1. Выделить ячейку А1 с введенными данными.

2. Вырезать данные из ячейки А1.

3. Вставить данные в ячейку С1.

4. Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши < Enter>.

Алгоритм:

Результата можно добиться одним из следующих способов:

· ! ЛКМ А1 / Подвести курсор к границе ячейки А1 так, чтобы он принял вид наклонной стрелки () / D& D_ЛКМ А1à С1 (этот способ удобно применять при переносе данных в пределах одного экрана),

·! ЛКМ А1 /! ЛКМ по кнопке < Вырезать> /! ЛКМ С1 /! ЛКМ по кнопке < Вставить> (этот способ удобно применять при переносе данных на большие расстояния),

·! ПКМ А1 / из контекстного меню выбрать команду Вырезать /! ПКМ С1 / из контекстного меню выбрать команду Вставить (этот способ удобно применять при переносе данных как на большие, так и на малые расстояния).

·! ЛКМ А1 / < Ctrl > + < X> (“горячие ” клавиши вырезания) /! ЛКМ С1 / < Ctrl > + < V > (“горячие ” клавиши вставки) (этот способ удобно применять при переносе данных на любые расстояния).

Пример 4.6. Цель: Осуществить копирование содержимого ячейки А1 в ячейку С1.

Исходная ситуация: .

Результат: .

Действия:

1. Выделить ячейку А1 с введенными данными.

2. Скопировать данные из ячейки А1.

3. Вставить данные в ячейку С1.

4. Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши < Enter>.

Алгоритм:

Результата можно добиться одним из следующих способов:

· ! ЛКМ А1 / Подвести курсор к границе ячейки А1 так, чтобы он принял вид наклонной стрелки () / < Ctrl > + D& D_ЛКМ А1à С1 (этот способ удобно применять при копировании данных в пределах одного экрана),

·! ЛКМ А1 / Подвести курсор к границе ячейки А1 так, чтобы он принял вид наклонной стрелки () / < Ctrl > + D& D_ПКМ А1à С1 / из контекстного меню

.

выбрать подходящую команду (этот способ удобно применять при копировании или перемещении данных в пределах одного экрана),

·! ЛКМ А1 /! ЛКМ по кнопке < Копировать> /! ЛКМ С1 /! ЛКМ по кнопке < Вставить> (этот способ удобно применять при копировании данных на большие расстояния),

·! ПКМ А1 / из контекстного меню выбрать команду Копировать /! ПКМ С1 / из контекстного меню выбрать команду Вставить (этот способ удобно применять при копировании данных как на большие, так и на малые расстояния).

·! ЛКМ А1 / < Ctrl > + < С> (“горячие ” клавиши копирования) /! ЛКМ С1 / < Ctrl > + < V > (“горячие ” клавиши вставки) (этот способ удобно применять при копировании данных на любые расстояния).

Пример 4.7. Цель: В ячейку А1 ввести текст «Это очень, очень, очень длинный текст» (без кавычек), используя копирование и вставку его повторяющихся частей. При этом повторяющееся слово «очень» набрать только один раз, скопировать его в режиме редактирования в строке формул и два раза вставить в нужные позиции в ячейке А1.

Решение:

Первый шаг:

Второй шаг:

Третий шаг:

Четвертый шаг:

Действия:

1. На первом шаге вводится текст «Это очень,».

2. На втором шаге в режиме редактирования выделяется и копируется в строке формул (или непосредственно в ячейке) повторяющаяся часть текста «очень,» (слово плюс запятая).

3. На третьем шаге в режиме редактирования два раза производится вставка скопированного текста.

4. На четвертом шаге в режиме редактирования убирается лишняя запятая, вводится оставшаяся часть текста и фиксируется ввод.

Алгоритм:

Первый шаг: такой же, как и выше.

Второй шаг: < F2> / Курсор встроке формул поместить в позицию перед словом «очень,» / < Shift> + < End> ( «горячие» клавиши выделения до конца строки ) / Курсор на выделение /! ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Копировать.

Третий шаг: Курсор ввода в строке формул поместить в позицию после слова «очень,» /! ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Вставить / Курсор ввода в строке формул поместить в позицию после слов «очень, очень,» /! ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Вставить.

Четвертый шаг: Убрать лишнюю запятую (с помощью клавиши < Delete>, если курсор ввода находится перед запятой и с помощью клавиши < Backspace>, если курсор ввода находится после нее) / Закончить ввод текста / < Enter>.

Комментарии и советы:

1. В рассматриваемом примере проще осуществить набор всего текста с клавиатуры. Однако случается так, что повторяющиеся части текста содержат большое число символов или их надо повторить большое число раз. Именно в таких ситуациях и нужно применять описанную процедуру копирования и вставки в строке формул.

2. Может случиться так, что часть текста одной ячейки нужно вставить в другую ячейку. Тогда нужно скопировать эту часть из строки формул первой ячейки, осуществить фиксацию ввода, выделить вторую ячейку и произвести в нее вставку скопированных данных. После этого нужно зафиксировать ввод данных во вторую ячейку.

3. Может случиться так, что часть текста одной ячейки нужно вставить в другую ячейку с данными, сохраняя последние. Тогда нужно скопировать эту часть из строки формул первой ячейки, осуществить фиксацию ввода, выделить вторую ячейку, войти в ее строку формул, подвести курсор ввода к нужной позиции вставки и произвести в нее вставку скопированных данных. После этого нужно зафиксировать ввод данных во вторую ячейку.

Пример 4.8. Исходная ситуация: В ячейке А1 находится текст «Это очень», в ячейке А2 – текст «длинный текст» (без кавычек).

Цель: «Подцепить» содержимое ячейки А2 к содержимому ячейки А1 и удалить содержимое ячейки А2, т.е. получить в ячейке А1 текст «Это очень длинный текст» без клавиатурного набора недостающей части, а используя копирование из строки формул ячейки А2 и вставку в строке формул ячейки А1.

Исходная ситуация: .

Результат: .

Действия:

1. А) Выделить ячейку А2. Б) Перейти в строку формул. В) Выделить текст длинный текст. Г) Скопировать его в строке формул (< Ctrl > + < C >). Д) Нажать клавишу < Esc>.

2. А) Выделить ячейку А1. Б) Перейти в строку формул ячейки А1. В) Установить курсор после текста Это очень. Г) Произвести вставку скопированного текста (< Ctrl > + < V >). Д) Нажать клавишу < Enter>.

3. Выделить ячейку А2 и нажать клавишу < Delete>.

Важное замечание: копировать из строки формул можно не только константы, но и формулы, причем при вставке формул в другие ячейки имеющиеся в них ссылки не перенастраиваются (о формулах см. ниже).

Пример 4.9. Цель: в несвязный диапазон ячеек ввести текст «Выравнивание данных» (без кавычек) и применить к этим ячейкам различные эффекты форматирования с помощью команды Формат / Ячейки / Выравнивание.

Результат:

Во всех вариантах форматирования ячеек после ввода данных начальная последовательность команд одна и та же:! ЛКМ по ячейке / < Ctrl> + < 1> / < Выравнивание> /…-, а завершающая последовательность включает активизацию команд в диалоговом окне Выравнивание, соответствующих определенному типу форматирования.

Пример 4.10. Цель: В ячейку В1 ввести текст «Мероприятие», в ячейку С1 – текст «Полученная прибыль» (без кавычек). Настроить ширину ячеек по ширине введенного текста.

Результат:

Первый шаг:

Второй шаг:

Действия:

1. Выделить ячейку В1.

2. Ввести текст Мероприятие.

3. Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши < Tab>.

4. Выделить ячейку С1.

5. Ввести текст Полученная прибыль.

6. Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши < Enter>.

7. Выделить столбцы В и С.

8. Настроить ширину столбцов по ширине введенных в них данных.

Алгоритм:

Первый шаг:! ЛКМ В1 / Ввод текста Мероприятие/ < Tab> /! ЛКМ С1 / Ввод текста Полученная прибыль / < Enter>.

Второй шаг:! ЛКМ по имени столбца В / < Shift> +! ЛКМ по имени столбца С / Курсор на разделитель имен столбцов С и D так, чтобы он принял форму двунаправленной перечеркнутой стрелки / !! ЛКМ.

На втором шаге при настройке ширины столбцов по ширине введенных данных нужно предварительно выделить эти столбцы и нанести двойной удар ЛКМ по разделителю имен последнего выделенного столбца и следующего за ним невыделенного столбца. Результата можно добиться также применением последовательности команд Формат / Столбец / Автоподбор ширины (конечно, предварительно столбцы должны быть выделены).

Пример 4.11. Цель: В ячейку В1 ввести текст «Мероприятие», в ячейку С1 – текст «Полученная прибыль» (без кавычек). Отформатировать введенные данные без изменения ширины ячеек.

Исходная ситуация:

.

Решение:

Первый шаг:

.

Второй шаг:

.

Третий шаг:

.

Действия:

1. На первом шаге форматируется ячейка В1 и вставляется знак переноса.

2. На втором шаге формат ячейки В1 копируется в ячейку С1.

3. На третьем шаге в режиме редактирования производятся необходимые подправки текста в ячейке С1 и осуществляется фиксация ввода.

Алгоритм:

Первый шаг:! ЛКМ В1 / < Ctrl> + < 1> / Выравнивание / Активизация команд: По вертикали: По центру, По горизонтали: По левому краю, Отображение: Переносить по словам / < OK> /!! ЛКМ В1 / Вставить знак переноса в нужную позицию / < Enter>.

Второй шаг:! ЛКМ В1 /! ЛКМ по кнопке < Формат по образцу> /! ЛКМ С1 / < Enter>.

Третий шаг: !! ЛКМ С1 / Вставить знак переноса в нужную позицию / < Enter>.

Пример 4.12. Цель: В ячейку В1 ввести текст «Сальдо на начало года», а в ячейку С1 – текст «Сальдо на конец года» (без кавычек). Ввод данных в ячейку С1 осуществить копированием ячейки В1 с последующей вставкой данных в ячейку С1 и подправкой содержимого, т.е. заменой слова «начало» на слово «конец».

Первый шаг: .

Второй шаг: .

Результат: .

Действия:

1. На первом шаге текст «Сальдо на начало года» вводится в ячейку В1.

2. На втором шаге осуществляется копирование ячейки В1 с последующей вставкой данных в ячейку С1.

3. На третьем шаге подправляется содержимое ячейки С1.

Алгоритм:

Первый шаг:! ЛКМ В1 / Ввод текста / < Enter> /! ЛКМ В1 / < Ctrl > + < 1> / < Выравнивание> / Активизация команд: По вертикали По центру, По горизонтали По левому краю, Отображение Переносить по словам / < OK> / < Ctrl > + < Insert> / < Tab>.

Второй шаг:! ЛКМ С1 / < Shift> + < Insert> / < Enter>.

Третий шаг:! ЛКМ С1 / < F2> / Подправка текста / < Enter>.

Комментарии и советы:

1. < Ctrl > + < Insert> - « горячие» клавиши копирования.

2. < Shift> + < Insert> - « горячие» клавиши вставки.

3. В конце первого шага ввод осуществляется клавишей < Tab>, которая передвигает выделение на ячейку С1. Поэтому в начале второго шага команда! ЛКМ С1 не является обязательной.

4. На третьем шаге замену слова «начало» на слово «конец» можно было бы произвести с помощью последовательности команд:! ЛКМ С1 / < Правка> / < Заменить> / Заполнить поля диалогового окна Заменить так, как это показано ниже и нажать в этом диалоговом окне клавишу < Заменить>

.

Рис. 4.1. Диалоговое окно команды Заменить

5. Эту задачу можно было бы решить совсем по-другому: выделить ячейки В1 и С1 и набрать в них обеих исходный текст за один шаг, осуществляя ввод клавишами < Ctrl> + < Enter>, а затем выполнить подправку значения в ячейке С1.

Пример 4.13. Цель: в ячейку А1 ввести текст «Лабораторная работа» (без кавычек), выделить его жирным шрифтом и выровнять по центру диапазона A1: I1 (в данном случае это означает центрирование текста по верхней части листа, выводимого на печать).

Предварительные настройки интерфейса: < Сервис> / < Параметры> / Вид / Активизировать флажок Авторазбиение на страницы *.

Результат:

Первый шаг:

Второй шаг:

Третий шаг:

Действия:

1. На первом шаге осуществляется ввод текста в ячейку А1.

2. На втором шаге выделяется диапазон A1: I1.

3. На третьем шаге текст центрируется по выделенному диапазону.

Алгоритм:

Первый шаг:! ЛКМ А1 /! ЛКМ по кнопке < Полужирный> / Ввод текста / < Enter>.

Второй шаг:! ЛКМ А1 / < Shift> +! ЛКМ I1.

Третий шаг:! ЛКМ по кнопке < Объединить и поместить в центре>.

Совет:

Иногда требуется отменить центрирование по выделению. Для этого нужно выполнить команды: Формат / Ячейки / Выравнивание / Снять флажок Объединение ячеек / < OK>.

Пример 4.14. Цель: в ячейку А1 ввести текст «Выделение столбцов и строк» (без кавычек), выделить его жирным шрифтом и центрировать по верхней части листа, выводимого на печать (в данном случае по диапазону А1: Н1). В ячейку А3 ввести многосимвольный текст (см. ниже) и распределить его по ширине листа, выводимого на печать.

Предварительные настройки интерфейса: < Сервис> / < Пара­метры> / < Вид> / Активизировать флажок Авторазбиение на страницы *.

Первый шаг:

Второй шаг:

Третий шаг:

Результат:

Действия:

1. На первом шаге осуществляется ввод текста в ячейки А1 и А3.

2. На втором шаге выделяется диапазон A1: Н1 и текст, находящийся в ячейке А1, центрируется по этому диапазону.

3. На третьем шаге выделяется диапазон A1: Н10 для распределения текста, находящегося в ячейке А3.

4. На четвертом шаге текст, находящийся в ячейке А3, распределяется по диапазону A1: Н10.

Алгоритм:

Первый шаг: такой же, как и в предыдущих примерах.

Второй шаг:! ЛКМ А1 / ПиО_ЛКМ А1: Н1 /! ЛКМ по кнопке < Объединить и поместить в центре>.

Третий шаг:! ЛКМ А3 / < Shift> +! ЛКМ Н10.

Четвертый шаг: < Ctrl > + < 1> / < Выравнивание> / Активизация команд: По вертикали По центру, По горизонтали По левому краю, Отображение Переносить по словам, Объединение ячеек / < OK>.

Комментарии и советы:

1. Применение команд! ЛКМ А1 / ПиО_ЛКМ А1: Н1 выделяет диапазон А1: Н1.

2. Применение команд! ЛКМ А3 / < Shift> +! ЛКМ Н10 выделяет диапазон(прямоугольный блок) А3: Н10.

Пример 4.15. Цель: сформировать и отформатировать таблицу.

Результат (видимый на экране Ехсеl):

Промежуточный шаг:

Результат (выводимый на печать):

Действия:

1. На первом шаге в ячейки Ехсеl вводится текст. Ниже указаны имена некоторых ячеек и вводимые в них текстовые строки:

2. Ячейки А4: А6 объединяются, и текст, в них содержащийся, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.

3. Ячейки В4: D4 объединяются, и текст, в них содержащийся, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.

4. Формат диапазона В4: D4 копируется в диапазон Е4: G4.

5. Ячейки В5: В6 объединяются, и текст, в них содержащийся, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.

6. Формат диапазона В5: В6 копируется в диапазоны С5: С6, D5: D6, Е5: Е6.

7. Ячейки F5: G5 объединяются, и текст, в них содержащийся, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.

8. К диапазонам В4: D4, С5: С6, F5: G5 применяется команда Переносить по словам.

9. Текст, содержащийся в ячейках F6 и G6, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.

10. Заполняется остальная часть таблицы. Данные, содержащиеся в ячейках этой части таблицы, центрируются по горизонтали.

11. Завершающая часть работы включает назначение рамок всей таблице и отдельным ее частям.

К отдельным полям (заголовкам столбцов) сформированной таблицы с помощью последовательности команд Формат / Ячейки / Выравнивание / Ориентация можно применить эффекты ориентации. Это особенно бывает полезным в случае многостолбцовых таблиц с целью уменьшения их общей ширины (для удобства работы и при выводе на печать). Например, в рассматриваемом случае заголовки «шапки» таблицы могли бы выглядеть следующим образом:

.

Пример 4.16. Постановка задачи: Имеется готовая таблица (см. ниже). Предположим, что на этапе ее формирования допущена ошибка: пропущен столбец, который должен располагаться между столбцами А и В исходной таблицы. В исходной таблице освободить место под этот столбец.

Исходная ситуация:

Промежуточный шаг:

Результат:

Действия:

1. Выделить блок В1: Е4.

2. Переместить блок В1: Е4 вправо на один столбец.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ В1: Е4 / Курсор на границу блока В1: Е4 так, чтобы он принял форму / D& D_ЛКМ В1: Е4 à С1: F4.

Комментарии и советы:

В рассматриваемом случае для того, чтобы в таблицу вставить пустой столбец, используется самая примитивная процедура: для освобождения требуемого диапазона выделяется часть таблицы, которая с помощью методики D& D сдвигается вправо, т.е. переносится на свободное пространство листа Ехсеl. Отметим, что использование этой процедуры для выполнения поставленной цели часто бывает оправданным. При этом, однако, следует иметь ввиду, что если справа от таблицы располагаются заполненные ячейки, то информация, в них содержащаяся, будет уничтожена. Чтобы такого эффекта не происходило, нужно использовать методику, основанную на добавлении ячеек. Рассмотрим несколько вариантов ее применения.

Вариант 1, основанный на применении команд Вставка / Ячейки.

Промежуточный шаг:

.

Результат: по внешнему виду тот же, что и выше.

Действия:

1. Выделить блок В1: В4.

2. Добавить пустые ячейки на место выделенного блока со сдвигом вправо всех ячеек листа, расположенных правее выделенного блока (включая и сам блок).

Алгоритм:

1-ый способ: ПиО_ЛКМ В1: В4 / Вставка / < Ячейки> / Установить флажок Ячейки со сдвигом вправо / < OK>.

2-ой способ: ПиО_ЛКМ В1: В4 / Курсор на область выделения /! ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Добавить ячейки / Установить флажок Ячейки со сдвигом вправо / < OK>.

Вариант 2, основанный на использовании маркера заполнения.

Предварительные настройки интерфейса: < Сервис> / < Пара­метры> / < Правка> / Активизировать флажок Перетаскивание ячеек / < OK>.

Предварительная информация: Маркер заполнения это маленький черный квадратик, расположенный в правом нижнем углу любой выделенной ячейки или любого выделенного блока.

.

Промежуточный шаг:

.

Результат: по внешнему виду тот же, что и выше.

Действия:

1. Выделить блок А1: А4.

2. Нажать клавишу < Shift>.

3. Подвести курсор к маркеру заполнения так, чтобы он принял форму. ^*.

4. Удерживая клавишу < Shift>, потянуть левой кнопкой мыши за маркер заполнения так, чтобы возникшая серая рамка заняла позиции диапазона А1: В4.

5. Отпустить ЛКМ.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ А 1: А4 / < Shift> + ( Курсор на маркер заполнения так, чтобы он принял форму) + D& D_ЛКМ А1: А4à В1: В4.

После того, как мы «раздвинули» таблицу по какому-либо столбцу (в данном случае по столбцу В), на освободившееся место можно ввести новые данные. Тогда таблица, например, может принять следующий вид:

.

Пример 4.17. Постановка задачи: Предположим, что в готовой таблице (например, в последней) по каким-либо причинам нужно изъять какой-либо столбец (например, столбец Е). Как это сделать?

Обсуждение: Слово «изъятие» можно понимать в двух смыслах. Во-первых, в смысле очистки столбца от его содержимого без изменения структуры таблицы с тем, чтобы в дальнейшем на «расчищенное» место ввести новые данные. Во-вторых, в смысле удаления столбца как физического объекта с изменением структуры таблицы (в данном случае «поджатием» таблицы по столбцу Е, т.е. удалением столбца Е1: Е4 и сдвигом влево всех четырехстрочных столбцов листа, расположенных правее столбца Е1: Е4). Обсудим действия, которые нужно предпринять для достижения цели в обоих обсуждаемых вариантах.

Вариант1: Очистка столбца Е1: Е4.

Решение с использованием команд Правка / Очистить.

Промежуточный шаг:

.

Результат:

Действия:

1. Выделить блок Е1: Е4.

2. Очистить содержимое выделенного блока.

Алгоритм:

1-ый способ: ПиО_ЛКМ Е1: Е4 / < Правка> / < Очистить> / Из ниспадающего меню выбрать вариант очистки: Все или Содержимое или Форматы или Примечания / < OK>.

2-ой способ: ПиО_ЛКМ Е1: Е4 / Курсор на область выделения /! ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Очистить содержимое / < OK>.

Замечания:

1. В первом способе команды Правка / Очистить / Все производят полную очистку столбца Е1: Е4, включая границы ячеек. Для удаления границ (и всего содержимого) можно использовать также кнопку Вырезать (конечно, после предварительного выделения соответствующего диапазона). Однако последний метод плох тем, что уничтожает информацию, которая может содержаться в буфере обмена.

2. Чаще всего приходиться очищать только содержимое выделенного диапазона. В этом случае удобен второй способ или иначе нажать клавишу < Delete> (конечно, после предварительного выделения соответствующего диапазона).

Решение с использованием маркера заполнения.

Промежуточный шаг:

.

Результат такой же, как и выше.

Действия:

1. Выделить блок D1: Е4.

2. Подвести курсор к маркеру заполнения так, чтобы он принял форму .

3. Потянуть левой кнопкой мыши за маркер заполнения так, чтобы попасть на линию разделения столбцов D и Е.

4. Отпустить ЛКМ.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ D1: Е4 / Курсор на маркер заполнения так, чтобы он принял форму / D& D_ЛКМ D1: F4à D1: D4.

Вариант2: Удаление столбца Е1: Е4.

Решение с использованием команд Правка / Удалить.

Промежуточный шаг:

.

Результат:

.

Действия:

1. Выделить блок Е1: Е4.

2. Удалить содержимое выделенного блока.

Алгоритм:

1-ый способ: ПиО_ЛКМ Е1: Е4 / < Правка> / Удалить/ Вдиалоговом окне выбрать вариант удаления: Удалить ячейки со сдвигом влево или Удалить столбец / < OK>.

2-ой способ: ПиО_ЛКМ Е1: Е4 / Курсор на область выделения /! ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Удалить ячейки со сдвигом влево или Удалить столбец / < OK>.

Решение с использованием маркера заполнения.

Промежуточный шаг:

.

Результат такой же, как и выше.

Действия:

1. Выделить блок D1: E4.

2. Нажать клавишу < Shift>.

3. Подвести курсор к маркеру заполнения так, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки *.

4. Удерживая клавишу < Shift>, потянуть левой кнопкой мыши за маркер заполнения так, чтобы он занял позицию на линии разделения столбцов D и Е.

5. Отпустить ЛКМ.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ D1: Е4 / < Shift> + ( Курсор на маркер заполнения так, чтобы он принял форму) + D& D_ЛКМ D1: Е4à D1: D4.

Пример 4.18. Постановка задачи: Предположим, что в готовой таблице по каким-либо причинам нужно вырезать какой-либо столбец и вставить его между двумя другими столбцами без изменения структуры таблицы. Как это сделать?

Исходная ситуация:

.

Обсуждение: Итак, таблица сформирована. После этого обнаружена некоторая некорректность: в целях сравнения столбец с заголовком «Кредиты ЦБ» должен стоять рядом со столбцом с заголовком «Кредиты комбанков». В частности, по этой причине может быть поставлена сформулированная выше задача.

Первый шаг:

.

Второй шаг:

.

Результат:

.

Действия:

1. Выделить блок В1: В4.

2. Подвести курсор к границе выделения (но не к маркеру заполнения!) так, чтобы он принял форму .

3. Нажать клавишу < Shift>.

4. Удерживая клавишу < Shift>, перетащить выделение в позицию между столбцами D и Е. При этом обязательно надо добиться того, чтобы возникшая штриховая линия (см. рис. на втором шаге) приняла вертикальную форму и заняла нужную позицию между столбцами D и Е.

5. Отпустить ЛКМ.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ В1: В4 / Курсор на границу выделения так, чтобы он принял форму ) / < Shift> + D& D_ЛКМ В 1: В4 à граница между столбцами D1: D4 и Е1: Е4.

Пример 4.19. Постановка задачи: Предположим, что в готовой таблице по каким-либо причинам нужно скопировать какой-либо столбец и вставить его между двумя другими столбцами без изменения структуры таблицы. Как это сделать?

Исходная ситуация:

.

Обсуждение: Итак, таблица сформирована. После этого обнаружена ошибка: пропущен столбец, который для наглядности показан правее таблицы. Как видно, его структура и числовые значения похожи на те, которые содержатся в столбце с заголовком «Кредиты комбанков». В частности, по этой причине может быть поставлена сформулированная выше задача: проще скопировать этот столбец, а затем подправить входящие в него данные, в сравнении с процедурой вставки пустого столбца и введения и форматирования всех данных. Это особенно актуально для многострочных таблиц.

Первый шаг:

.

Второй шаг:

.

Третий шаг:

Результат:

Действия:

1. Выделить блок D1: D4.

2. Подвести курсор к границе выделения (но не к маркеру заполнения!) так, чтобы он принял форму .

3. Нажать клавиши < Ctrl > + < Shift> (при этом курсор принимает форму ).

4. Удерживая клавиши < Ctrl > + < Shift>, перетащить выделение в позицию между столбцами B и C. При этом обязательно надо добиться того, чтобы возникшая штриховая линия (см. рис. на втором шаге) приняла вертикальную форму и заняла нужную позицию между столбцами B и C.

5. Отпустить ЛКМ.

6. Подправить содержимое скопированного столбца.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ D1: D4 / Курсор на границу выделения так, чтобы он принял форму ) / < Ctrl > + < Shift> + D& D_ЛКМ D1: D4 à граница между столбцами В1: В4 и С1: С4 / Выделить поэтапно ячейки скопированного столбца и подправить их содержимое.

Вопросы для самопроверки

4.1. Сколько типов данных используется в Microsoft Excel?

4.2. На сколько категорий подразделяются константы, используемые в Ехсеl?

4.3. Является ли константа 12 1 числом?

4.4. В некоторой ячейке находится текст, но он полностью не отображается из-за недостаточной ширины ячейки. Какие команды диалогового окна Формат ячейки нужно использовать, чтобы увидеть этот текст целиком?

4.5. Какие нужно нажать клавиши, чтобы начать в ячейке новую строку в процессе ввода или редактирования?

4.6. Какой клавишей из перечисленных ниже можно зафиксировать ввод данных из режима Правки?

4.7. Если текст в ячейке не полностью виден на экране, то всегда ли его можно увидеть в строке формул при выделении ячейки?

4.8. С помощью какой команды основного меню после фиксации ввода можно осуществить перенос текста внутри ячейки, изменяя ее высоту, при неизменной ширине (ячейка предварительно выделена)?

4.9. Какую нужно нажать клавишу, если в процессе ввода данных по какой-либо причине принято решение отказаться от дальнейшего ввода?

4.10. Если после ввода данных и фиксации ввода принято решение очистить содержимое ячейки, то с помощью какой клавиши это можно сделать?

4.11. Какую клавишу нужно удерживать, чтобы с помощью мыши осуществить копирование содержимого одной ячейки в другую ячейку?

4.12. С помощью каких команд основного меню можно вставить скопированный формат одной ячейки в другую ячейку?

4.13. Если в таблице по каким-либо причинам нужно вырезать какой-либо столбец и вставить его между двумя другими столбцами без изменения структуры таблицы, то при какой нажатой клавише это можно сделать перетаскиванием столбца мышью?

4.14. Если в таблице по каким-либо причинам нужно скопировать какой-либо столбец и вставить копию между двумя другими столбцами без изменения структуры таблицы, то при каких нажатых клавишах это можно сделать перетаскиванием столбца мышью?

Контрольные вопросы

4.15. Является ли константа 12*11 числом?

4.16. В некоторой ячейке находится текст, но он полностью не отображается из-за недостаточной ширины ячейки. Какую вкладку диалогового окна Формат ячейки нужно использовать, чтобы увидеть этот текст целиком?

4.17. На листе заполнена текстом только одна ячейка, к которой применена команда Выровнять по центру. Может ли так случиться, что этот текст не будет полностью отображаться на экране?

4.18. Какую клавишу нужно удерживать, чтобы осуществить перенос (перемещение) содержимого одной ячейки в другую ячейку с помощью мыши?

4.19. С помощью удерживания каких клавиш можно ввести одни и те же данные сразу в несколько предварительно выделенных ячеек?

4.20. Какую клавишу нужно удерживать, чтобы выполнить процедуру добавления ячеек, перетаскивая мышью маркер заполнения?