Автозаполнение. Понятие и правила использования процедуры автозаполнения

Понятие и правила использования процедуры автозаполнения

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки (маленького черного квадратика, расположенного в правом нижнем углу любой выделенной ячейки или любого выделенного блока)

Рис.6.1. Маркер заполнения ячейки

можно копировать ее содержимое в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, которые могут являться частью рядов, то при копировании может происходить приращение их значений. Например, если ячейка имеет значение " Январь", то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями " Февраль", " Март" и так далее. Просмотреть имеющиеся встроенные списки можно в диалоговом окне Списки команды Сервис / Параметры. Можно создавать пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий торговых районов компании, фамилий, должностей и т.п., применяя последовательность команд Сервис / Параметры / Списки / Введение нового списка / < ОК>.

Суть процедуры автозаполнения состоит в том, что по первым членам рядов данных, введенным в смежные ячейки с клавиатуры и подчиненным определенным (см. ниже) закономерностям, можно в соседних ячейках получить продолжения этих рядов без их клавиатурного набора. Чтобы получить ряд автозаполнением, нужно в ячейку ввести первый член ряда (или в смежные ячейки – несколько первых членов ряда), выделить эту ячейку (или линейный диапазон с введенными данными) и потянуть ЛКМ за маркер заполнения вдоль строки/столбца, в которую/который требуется ввести продолжение ряда. При этом результат зависит от введенного первого члена (или первых членов) ряда и от того, удерживается или не удерживается клавиша < Ctrl> в процессе перетаскивания маркера заполнения. Потянуть за маркер заполнения можно и правой кнопкой мыши и затем продолжить автозаполнение с помощью выбора подходящей завершающей команды из контекстного меню, которое выпадает после того, как будет отпущена ПКМ (См. Рис. 6.2).

Рис. 6.2. Контекстное меню процедуры автозаполнения

Кроме этого, для целей автозаполнения можно использовать последовательность команд Правка / Заполнить / Прогрессия, завершающее диалоговое окно которой выглядит следующим образом:

Рис. 6.3. Диалоговое окно команды Прогрессия

Как видно из Рис.6.3, эта последовательность команд позволяет создавать по введенному в ячейку первому члену ряды типа арифметической или геометрической прогрессий (здесь Шаг это разность или знаменатель соответствующей прогрессии), типа даты (здесь в качестве Шага можно выбрать день, рабочий день, месяц или год). Шаг вводится пользователем с клавиатуры в соответствующее поле. В списке Тип можно активизировать также переключатель автозаполнение, который позволяет расширить числовой ряд, исходя из нескольких начальных членов, введенных в разные ячейки связного линейного диапазона (при этом, конечно, надо выделить все эти ячейки).

При применении процедуры автозаполнения следует руководствоваться следующими общими советами и правилами:

1. Не бойтесь экспериментировать с протаскиванием маркера заполнения в вариантах, когда клавиша < Ctrl> удерживается или нет. Если результат Вас не устраивает используйте кнопку < Отменить> панели инструментов Стандартная.! ЛКМ по кнопке < Отменить> отменяет одно последнее выполненное действие (а при нескольких нажатиях и несколько последних выполненных действий) и, как правило, возвращает исходную ситуацию.

2. Следует помнить, что все существовавшие ранее значения или формулы в заполняемых ячейках уничтожаются и замещаются членами вводимого ряда.

3. Начало процедуры автозаполнения всегда одно и то же: нужно выделить ячейки, содержащие начальные члены ряда, которые необходимо скопировать или нарастить. Только после этого используется протаскивание маркера заполнения через заполняемые ячейки с помощью ЛКМ или ПКМ c удержанием клавиши < Ctrl> или без него или используется последовательность команд Правка / Заполнить / Прогрессия.

4. Чтобы быстро заполнить выделенный столбец содержимым верхней ячейки нужно нажать клавиши < Ctrl > + < D> ( влатинице ). Чтобы быстро заполнить выделенную строку содержимым левой ячейки нужно нажать клавиши < Ctrl > + < R> (в латинице).

5. Иногда сразу не удается заполнить некоторый диапазон необходимым числом данных. Тогда заполненный диапазон нужно выделить и продолжить перетаскивание маркера заполнения с последней позиции выделения в том же направлении при недостатке числа данных и в противоположном - при их избытке. Эти действия лучше производить в процессе автозаполнения, т.е. в какой-то момент перетаскивания маркера отпустить ЛКМ и проконтролировать последнее введенное значение (обязательно при сохранении области выделения!). Если оно нас не устраивает, то нужно ухватиться ЛКМ за маркер заполнения и продолжить процесс далее.

6. При работе с числовыми данными чаще всего приходится иметь дело с арифметическими прогрессиями. В процедуре автозаполнения для них по умолчанию используется шаг, равный 1. Чтобы задать другой шаг нужно ввести два первых члена прогрессии в две смежные ячейки. Тогда величина приращения этих значений и будет составлять шаг прогрессии.

7. Для заполнения рядов данных в возрастающем порядке обычно нужно перетаскивать маркер вниз или вправо относительно исходных ячеек. Для заполнения рядов данных в убывающем порядке обычно нужно перетаскивать маркер вверх или влево относительно исходных ячеек. Если используются пары значений, то при этом предполагается, что второй член (в направлении перетаскивания: вверх или влево) меньше первого.

Примеры применения процедуры автозаполнения

Пример 6.1. Цель: Ввести в строку числовой ряд 1, 2, 3, … по его первому значению.

Результат (в варианте с удерживанием клавиши < Ctrl>):

.

Графическая схема действий:

Действия:

1. Выделить ячейку А1 с введенным числом 1.

2. Перетащить выделенную ячейку за маркер заполнения вправо, удерживая клавишу < Ctrl>.

Комментарии и советы:

1. Вариант действий без удерживания клавиши < Ctrl> согласно графической схеме:

приводит к результату

,

т.е. не к наращиванию ряда, а к копированию значения 1.

2. Решим предыдущую задачу в обоих вариантах для рядов с начальными значениями Тип1 и Тип 1 (между “словом” и “числом” во втором случае– пробел!), 1тип и 1 тип, кв1 и кв 1 (обратите внимание на расстановку пробелов) и сравним результаты.

Результат (в варианте с удерживанием клавиши < Ctrl>):

.

Вывод: Во всех случаях происходит копирование текста.

Результат (в варианте без удерживания клавиши < Ctrl >):

.

Вывод: Во всех случаях, кроме В), происходит наращивание рядов (обратите на этот случай особое внимание: если в исходной ячейке содержится текстовая строка типа “число_текст” и “числовая” компонента не отделена от “текстовой” пробелом или знаком тире, то автозаполнение всегда происходит в режиме копирования независимо от того, удерживается клавиша < Ctrl> при перетаскивании маркера заполнения или нет). В случаях Д) и Е) наращивание происходит до значений кв4 или кв 4, а затем идет повторение значений.Последнее обстоятельство связано с тем, что эти значения входят во встроенный Список Автозаполнения Ехсеl и соответствуют сокращению слова “квартал” (в году четыре квартала). Сравнение случаев В) и Г) показывает, что, если требуется построить текстовый ряд из словосочетаний типа “число_слово” с наращиванием значений по “числу”, то между “числом” и “словом” нужно вставлять пробел (или знак тире) с последующим протаскиванием маркера заполнения без использования клавиши < Ctrl>.

Пример 6.2. Цель: Ввести в ячейки текстовые значения (по одному в ячейку) типа «число_число» *: 1994-й Год День 18, 1994 й Год День 18, 1994й Год День 18, 1994й Год День18 ( обратите вниманиена расстановку знаков тире и пробела ) и посмотреть на результат автозаполнения при действии ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направления вправо и вниз.

Вариант действий согласно графической схемы

приводит к результату:

Вариант действий согласно графической схемы

приводит к результату:

.

Комментарии и советы:

1. Проведите сравнительный анализ полученных рядов и сделайте выводы относительно того, как отделение первой " числовой" компоненты от " текстовой" компоненты пробелом или знаком тире влияет на результат автозаполнения.

2. В данном примере заполнение проще производить не поэлементно, т.е. выделяя ячейку с исходными данными, затем протаскивая маркер заполнения в нужном направлении и повторяя это действие для каждой из исходных ячеек, а работая с целым блоком исходных данных (в данном случае со строкой или со столбцом). Предварительно нужно выделить этот блок и потянуть ЛКМ за маркер заполнения блока. Схематично этот процесс, например, для столбца выглядит следующим образом:

.

Вопрос: Как изменятся результаты автозаполнения в рассмотренных вариантах при протаскивании маркера заполнения влево или вверх относительно исходных ячеек?

Замечание: В данном примере построены две таблицы, причем пусть, например, в первой из них исходные данные 1994-й Год День 18, 1994-й Год День 18, 1994-й Год День 18, 1994-й Год День18 вводятся в строку 2, точнее в ячейки С2, D2, Е2, F2. Во второй таблице эти же исходные данные должны располагаться в столбце, пусть, например, в столбце А, точнее в ячейках А4. А5, А6, А7. В строку 2 исходные данные приходится вводить с клавиатуры, а в столбце А их можно быстрее получить не клавиатурным набором, а копированием и вставкой из строки 2 в столбец А. Один из простых способов копирования и вставки состоит в использовании мыши совместно с процедурой D& D_ЛКМ С2 à А4, D2 à А5, Е2 à А6, F2 à А7, т.е. в поэлементном копировании, схематически показанном на следующем рисунке:

Однако проще описанную процедуру выполнить не поэлементно, а блочно, т.е. с помощью копирования горизонтального диапазона ячеек с его последующей вставкой в вертикальный диапазон (иными словами, используя операцию транспонирования, известную из линейной алгебры, но в Ехсеl действие этой операции распространяется не только на числовые, а вообще на любые данные), используя подменю Специальная вставка команды меню Правка. При этом нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить блок ячеек С2: F2 с введенными данными.

2. Скопировать этот блок.

3. Выделить верхнюю ячейку блока вставки, т.е. ячейку А4.

4. < Правка> / < Специальная вставка> / В контекстном меню

Рис. 6.4. Диалоговое окно команды Специальная вставка

установить нужные переключатели и флажки, в частности, флажок Транспонировать / < ОК>.

Пример 6.3. Цель: Ввести в строку числовой ряд 3, 5, 7, 9 … по первым двум значениям данных.

Результат (в варианте без удерживания клавиши < Ctrl >):

.

Графическая формула действий:

.

Действия:

1. Выделить ячейки А1 и В1 с введенными числами 3 и 5.

2. Перетащить выделенный диапазон за маркер заполнения вправо.

Комментарии:

1. Вариант действий с удерживанием клавиши < Ctrl > согласно графической формуле:

.

приводит к результату

,

т.е. не к наращиванию ряда, а к по-парному копированию значений, находящихся в ячейках А1 и В1.

2. Решим задачу наращивания ряда типа Дата, например, в случае, когда первой датой является 12.01.98, а Шагом служит период, равный двум месяцам. Действия здесь аналогичны предыдущим: нужно ввести две даты 12.01.98 и 12.03.98 в соседние ячейки и применить процедуру ПиО_ЛКМ с использованием маркера заполнения без удерживания клавиши < Ctrl>.

Результат будет следующим:

.

3. Решим предыдущую задачу (п. 2) с использованием команд Правка / Заполнить / Прогрессия. Результат естественно будет тем же. Опишем наши действия:

3.1. Ввод даты 12.01.98 в ячейку А1 и фиксация ввода клавишей < Enter>.

3.2. Выделение ячейки А1.

3.3. Вызов команд Правка / Заполнить / Прогрессия.

3.4. Выбор переключателей и заполнение полей диалогового окна Прогрессия:

Расположение: по строкам,

Тип: даты,

Единицы: месяц,

Шаг: 2,

Предельное значение: 12.01.99 (Чтобы конечным элементом ряда была дата 12.01.99, здесь можно было бы указать, например, и 12.02.99.).

3.5. < ОК>.

В нижеследующих таблицах приведены примеры наиболее часто используемых вариантов автозаполнения с помощью маркера заполнения по первому члену ряда без удерживания и с удерживанием клавиши < Ctrl>, а также по двум первым членам ряда без удерживания клавиши < Ctrl>. Ими можно руководствоваться при создании своих собственных рядов автозаполнения (обычно при формировании заголовков столбцов и строк электронных таблиц).

Вопросы для самопроверки

6.1. Какая команда на завершающем этапе позволяет просмотреть встроенные списки автозаполнения?

6.2. Какую клавишу следует удерживать, чтобы изменить продолжение ряда, получаемого автозаполнением при использовании маркера заполнения?

6.3. Какая команда на завершающем этапе позволяет реализовать процедуру автозаполнения?

6.4. Какую последовательность команд нужно использовать, чтобы получить числовые ряды типа прогрессий? Можно ли использовать эту последовательность команд для продолжения ряда автозаполнения дат? Справедливо ли это для ряда автозаполнения времени?

6.5. Можно ли в процессе автозаполнения перетягивать маркер заполнения правой кнопкой мыши? Что произойдет с ранее введенными данными, которые попадают в диапазон автозаполнения?

6.6. Каково начало процедуры автозаполнения?

6.7. Можно ли использовать «горячие» клавиши < Ctrl > + < D> или < Ctrl > + < R> для получения переменных рядов? А для получения постоянных рядов?

6.8. Можно ли продолжить автозаполнение, если сразу не удалось заполнить некоторый диапазон необходимым числом данных?

6.9. Какой шаг используется по умолчанию в процедуре автозаполнения данными типа арифметической прогрессии?

6.10. Как определяется шаг арифметической прогрессии в процедуре автозаполнения, если введены два первых члена прогрессии с последующим протягиванием маркера заполнения?

6.11. В каких направлениях обычно нужно перетаскивать маркер заполнения относительно исходных ячеек, чтобы получить ряды данных в убывающем порядке? А в возрастающем порядке?

6.12. В выделенной ячейке Е22 находится текст 1-я Глава Параграф1 ( обратите внимание на знак тире! ). В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Какой текст возникнет в ячейке F22?

6.13. В выделенной ячейке Е22 находится текст 1я Глава Параграф1. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке Е23?

6.14. В выделенной ячейке Е22 находится текст 1я Глава Параграф1. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вверх. Какой текст возникнет в ячейке Е21?

Контрольные вопросы

6.15. Какая команда на завершающем этапе позволяет создать пользовательский список автозаполнения?

6.16. В выделенной ячейке С22 находится число 7. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вверх. Какое число возникнет в ячейке С21?

6.17. В выделенной ячейке D32 находится число 7. В процедуре автозаполнения используется действие < Ctrl> + ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Какое число возникнет в ячейке Е32?

6.18. В выделенной ячейке С22 находится число 7, 01. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении влево. Каково отображаемое значение числа в ячейке В22, если ей назначен формат Числовой с одним десятичным знаком?

6.19. В выделенной ячейке С22 находится число 7, 01. В процедуре автозаполнения используется действие < Ctrl> + ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Каково отображаемое значение числа в ячейке С23, если ей назначен формат Числовой с одним десятичным знаком?

6.20. В выделенной ячейке С22 находится число 7, 01. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Каково хранимое значение числа в ячейке D22, если ей назначен формат Числовой с одним десятичным знаком?

6.21. В выделенной ячейке С22 находится текст 1-й Том 1-я Часть. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке С23?

6.22. В выделенной ячейке С22 находится текст Том 1 Часть2. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Какой текст возникнет в ячейке D22?

6.23. В ячейке С22 находится текст Том 1, а в ячейке D22 - текст Том 3. В процедуре автозаполнения, примененной к обеим выделенным ячейкам, используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Какой текст возникнет в ячейке Е22?

6.24. В выделенной ячейке С22 находится текст 1Том, а в выделенной ячейке С23 находится текст 3Том. В процедуре автозаполнения, примененной к обеим выделенным ячейкам, используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке C24?

6.25. В выделенной ячейке С22 находится текст 1 Том, а в выделенной ячейке С23 находится текст 3 Том. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке C24?

6.26. В ячейке С22 находится текст Том 1-й, а в ячейке С23 - текст Том 3‑ й. В процедуре автозаполнения, примененной к обеим выделенным ячейкам, используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке C24?

6.27. Какая команда на завершающем этапе позволяет преобразовать горизонтальный ряд данных в вертикальный ряд и наоборот?

Задания для лабораторных работ (для всех вариантов)

1. Используя процедуру автозаполнения, создать нарастающий и убывающий числовые ряды типа

¨ арифметической прогрессии,

¨ геометрической прогрессии,

¨ даты (с изменением по дням, месяцам, годам),

¨ времени (с изменением по часам, минутам, секундам), и текстовые ряды типа

¨ «слово_число»,

¨ «число_слово» (см. ниже п.6).

Там, где это возможно, получить результат по одному первому члену ряда, применяя маркер заполнения.

2. Сформировать из введенных данных таблицы и отформатировать их по образцу, приведенному в данном разделе.

3. В сформированной таблице поменять местами какие-либо две строки и два столбца.

4. В сформированной таблице вставить пустую строку и пустой столбец. После этого вернуться к исходной форме таблицы.

5. Создать новый пользовательский список.

6. Введите в какую-либо ячейку текст типа “слово_число”, “число_слово” и “число_число” по образцу:

квартира1 этаж1 (“слово_число”)

квартира 1 этаж1

квартира1 этаж 1

квартира 1 этаж 1

1-я квартира этаж1 (“число_число”)

1 -я квартира этаж1

1квартира этаж 1

1 квартира этаж 1

1-я квартира 1-й этаж (“число_слово”)

1 -я квартира 1-й этаж

и т.п.

Обратите внимание на расстановку пробелов между “числовой” и “текстовой” компонентами этих текстовых строк. (Номера квартир и этажей расставьте по собственному вкусу). В процедуре автозаполнения используйте действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в различных направлениях (вправо, влево, вверх, вниз). Какие продолжения текстовых рядов при этом возникают в соседних ячейках? Убедитесь в том, что в текстовых строках типа “число_число” приоритет влияния на продолжения рядов данных имеет “числовая компонента” в первом “числе”, если она отделена от “текстовой компоненты” (этого первого “числа”) пробелом или знаком тире, в противном случае приоритет влияния на продолжение рядов данных закрепляется за “числовой компонентой” второго “числа”. Проведите аналогичные эксперименты в ситуации, когда соответствующие словосочетания, содержащие числа, введены в две соседние ячейки (при этом выделяйте обе эти ячейки и применяйте действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлениях вправо или влево, вверх или вниз).