Ввод, редактирование и форматирование чисел

Числа

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - (), / $ %. E e.

Стоящий перед числом знак плюс (+) игнорируется, а стоящая перед числом запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания элементов, состоящие из цифр и нецифровых символов, интерпретируются как текст.

Символы, рассматриваемые как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты панели управления Windows.

Общие правила работы с числами таковы:

1. Перед рациональной дробью, чтобы избежать ее интерпретации как формата даты, следует вводить 0 (нуль), затем пробел, затем саму дробь через косую черту.

2. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус или заключать число в круглые скобки.

3. Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, нужно использовать последовательность команд Формат / Ячейки / Выравнивание / Установка необходимых параметров.

4. Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. По умолчанию при вводе числа в ячейку ей назначается формат Общий. Этот формат можно изменить (предварительно выделив ячейку с введенными данными)с помощью последовательности команд Формат / Ячейки / Число / Выбор необходимого числового формата.

5. В ячейках, имеющих формат Общий, отображаются целые числа (например, 789), десятичные дроби (например, 7, 89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (например, 7, 89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат можно просматривать до 11 разрядов*, включая десятичные запятые и такие символы, как " E" и " +".

6. Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули.

7. Число хранится в числовом формате, даже если была использована команда Ячейки, чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам до ввода данных. Если числа уже введены, то нужно назначить ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимать клавишу < F2>, а затем – клавишу < Enter>, чтобы ввести заново данные.

Пример 5.1. Цель: Ввести в ячейку число 0, 112.

Результат: .

Действия: Ввод с клавиатуры 0, 112 (или, 112) / < Enter>.

Комментарий:

Если выделить ячейку с введенным числом и выполнить последовательность команд Формат / Ячейки / Число, то можно убедиться в том, что введенное число по умолчанию хранится в формате Общий.

Пример 5.2. Цель: Отформатировать введенное число полужирным шрифтом и выровнять его по центру ячейки.

Результат: .

Алгоритм:! ЛКМ по ячейке /! ЛКМ по кнопке < Полужирный> /! ЛКМ по кнопке < По центру> / < Enter>.

Пример 5.3. Цель: Уменьшить разрядность введенного в примере 5.2 числа на единицу.

Результат: .

Алгоритм:! ЛКМ по ячейке /! ЛКМ по кнопке < Уменьшить разрядность> / < Enter>.

Комментарии и советы:

1. Обратим внимание на то, что 0, 11 это отображаемое значение числа. Хранимое значение (с которым при необходимости можно выполнять вычисления) осталось неизменным, т.е. 0, 112. Хранимое значение отображается в строке формул при выделении ячейки.

2. Аналогичным образом можно увеличить разрядность числа. Для этого нужно использовать кнопку < Увеличить разрядность>. Например, если требуется увеличить разрядность числа 0, 112 на две единицы, то нужно выделить ячейку и два раза нажать на кнопку < Увеличить разрядность>. Отображаемое значение станет таким: .

3. Изменить разрядность числа можно также изменением формата ячейки с помощью последовательности команд Формат / Ячейки / Число / Формат Числовой / Число десятичных знаков 2. При этом ячейке будет назначен вместо формата Общий формат Числовой.

Пример 5.4. Цель: В диапазон А1: С3 ввести набор числовых значений, выровнять их по центру ячеек, назначить диапазону внешние и внутренние границы.

Результат (на экране): .

Результат (на печати): .

Действия:

1. Выделить требуемый диапазон.

2. Ввести с клавиатуры данные.

3. Центрировать данные, размещенные в ячейках.

4. Назначить диапазону внешние и внутренние границы.

Алгоритм: ПиО_ЛКМ А1: С3 / Ввести 12 / < Tab> / Ввести 123 / < Tab> / Ввести 23 / < Tab> / и т.д. вплоть до ввода последнего числа 90 /! ЛКМ по кнопке < По центру> / < Ctrl > + < 1> / < Граница> / < Внешние> / Внутренние / ОК /! ЛКМ по любой свободной ячейке вне диапазона А1: С3.

Пример 5.5. Цель: Ввести в ячейку рациональную дробь 3/7.

Результат: .

Алгоритм:! ЛКМ по ячейке / Ввод числа 0 (нуль) / Ввод пробела / Ввод дроби 3/7 / < Enter>.

Комментарии:

1. Отметим, что, хотя отображаемое значение в ячейке составляет 3/7, хранимое значение (с которым, возможно, будут проводиться вычисления), отображаемое в строке формул, составляет 0, 428571428571429.

2. Если вызвать диалоговое окно Формат Ячейки при выделенной ячейке , то окажется, что Ехсеl назначил ей формат Дробный.

Даты и время

В Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и Общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если по какой-либо причине не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Параметры, установленные с помощью вкладки Язык и стандарты панели управления Windows, определяют формат для текущей даты и текущего времени, а также символы, использующиеся в качестве разделителей, например, двоеточие (:) и точка (.) в стандарте России.

В Microsoft Excel используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г.

При работе со значениями дат и времени следует соблюдать следующие правила:

1. Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, нужно в качестве разделителя дат и времени использовать пробел.

2. Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, нужно после значения времени ввести отделенные пробелом слова AM или PM (в латинице). В противном случае, время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата.

3. Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel хранимые значения дат являются числами, показывающими число дней от данной даты до точки отсчета, а время сохраняется в виде десятичной дроби, показывающей долю времени в сутках. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, нужно выделить ячейки, содержащие дату или время, и применить команды Формат / Ячейки / Число / из списка Числовые форматы выбрать элемент Общий.

Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки.

Пример 5.6. Цель: Ввести в ячейку 3_часа_утра в двенадцатичасовом формате.

Результат: Отображаемое значение: . Хранимое значение: 3: 00: 00.

Действия: В ячейку ввести 3: 00 АМ.

Комментарий: Если ячейке назначить формат Общий, то отображаемое и хранимое значения окажутся равными , т.е. указывают на долю времени в сутках.

Пример 5.7. Цель: Ввести в ячейку 3_часа_утра в двадцатичетырехчасовом формате.

Результат: Отображаемое значение: . Хранимое значение: 3: 00: 00.

Действия: В ячейку ввести 3: 00.

Комментарий: Если ячейке назначить формат Общий, то отображаемое и хранимое значения окажутся равными , т.е. указывают на долю времени в сутках.

Совет: Чтобы не путаться в форматах времени, всегда используйте 24-часовой формат.