Составление и оформление документов в системе дипломатической службы

Требования к составлению и оформлению официальных доку­ментов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Российской Федера­ции. При этом важно учитывать, что служебная переписка внеш­неполитического ведомства, а отчасти и загранучреждений более чем наполовину состоит из документов внутригосударственного характера. К этой категории в документообороте МИД в частности относятся документы, поступающие из Администрации Президен­та и Правительства Российской Федерации, Федерального Собра­ния Российской Федерации; ведомственная переписка с федераль­ными министерствами и ведомствами, властными структурами субъектов Российской Федерации, иными государственными и об­щественными организациями и учреждениями.

В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Р 6. 30-97 в ре­дакции от 21.01.2000 г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:

— состава реквизитов документов;

— оформления реквизитов документов;

— бланков и оформления документов;

— изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Эти требования распространяются как на традиционное дело­производство, основанное на бумажных носителях, так и на орга­низацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Их выполнение обеспечивает единство правил и практики документирования и создает инфор­мационную совместимость автоматизированных баз данных в рам­ках всей системы делопроизводства и документационного обеспе­чения дипломатической службы.

Дипломатический документ в его окончательном, исходящем варианте может отличаться по оформлению от документов обыч­ного Делопроизводства. Тем не менее многие реквизиты, принятые при составлении и внутреннем согласовании дипломатических до­кументов являются общими для всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы.

В настоящее время полный формуляр-схема построения такого документа, т.е. его графическая модель включает в себя следую­щие основные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации изо­бражение Государственного Герба помещается на бланках распо­рядительных документов министерств, ведомств, других органов власти (органов суда, прокуратуры, арбитража, внешних органов управления и др.) — постановлений, распоряжений, приказов, писем.

Изображение Государственного Герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа — в центре или в левом углу, например:

Герб

Министерство иностранных дел

Герб

Посольство

Российской Федерации

Код формы документа. Проставляется только на унифицирован­ных документах, форма которых предусмотрена общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации. В этом реквизите указывается офи­циальное наименование организации, от которой исходит доку­мент: Министерство иностранных дел Российской Федерации или сокращенно: МИД России.

Если автором документа является структурное подразделение министерства, то его наименование располагается ниже наимено­вания министерства:

Министерство иностранных дел

Российской Федерации (МИД России)

I Европейский департамент

Справочные данные об организации. Справочные данные об орга­низации, как правило, включают почтовый адрес, номера телефо­нов, телексов, адрес электронной почты. Этот реквизит присутст­вует только в письмах и располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации». По своему значению он является юридическим адресом Министерства и в настоящее время имеет следующую форму: 121 200, г. Москва Г-200, Смолен­ская-Сенная площадь, дом 32/34.

Наименование вида документа. Этот реквизит указывает на на­значение документа, определяет состав его других реквизитов, со­держание и структуру текста. Наименование документов всегда пе­чатается прописными буквами, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АНАЛИТИЧЕСКАЯ СПРАВКА, ЗАПИСКА. Его распо­лагают в заголовочной части документа в центре или слева листа.

Дата документа — один из основных реквизитов документа, отсутствие которого лишает его юридической силы. Датой доку­мента является дата его подписания, утверждения или дата собы­тия, которое в нем зафиксировано.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер до­кумента проставляется, как правило, одновременно с его подписа­нием. Регистрационный номер исходящих документов включает несколько составляющих — индекс структурного подразделения и порядковый номер документа. Например: № 50/I ед., где 50 — по­рядковый номер, а I ед. — «I Европейский департамент» — индекс структурного подразделения. Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот рек­визит проставляется только на ответах на ранее полученные доку­менты. Он включает регистрационный номер и дату документа, на которой дается ответ. Помещается при обычном делопроизводстве под реквизитом «Дата». В дипломатических документах ссылка на регистрационный номер и дату документа включается непосредст­венно в текст документа, как правило, в его протокольную часть. Например: «Министерство иностранных дел Российской Федера­ции свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Шта­тов Америки и, ссылаясь на его ноту №... от 15 ноября 2000 г., имеет честь сообщить следующее».

Место составления документа. Во многих случаях этот рекви­зит входит в почтовый адрес. В дипломатических документах ука­зание на место составления документа предшествует дате докумен­та и помещается в его заключительной части, к примеру: «Москва, 15 ноября 2000 г.» или «Париж, 15 ноября 2000 г.»

Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит пред­усмотрен Федеральным законодательством об информации, имею­щей секретный характер, или связанной с государственной тай­ной. Он проставляется в случаях, когда документ содержит секрет­ную или конфиденциальную информацию или сведения ограни­ченного распространения. Первая строка реквизита содержит от­метку: «Секретно», «Совершенно секретно», «ДСП» («Для служебного пользования») и номер экземпляра. Реквизит помещается в верхнем правом углу первого листа выше всех других реквизитов документа. Например: Секретно. Экз. № 1.

Адресат. Этот реквизит проставляется на всех исходящих до­кументах. Его наиболее полная форма состоит из следующих час­тей: наименование организации, учреждения, структурного под­разделения (в именительном падеже); указание должности адреса­та (в дательном падеже); почтовый адрес.

На документах, направляемых в правительственные учрежде­ния, как правило через фельдъегерскую связь, почтовый адрес не проставляется. Во внутригосударственной межведомственной пере­писке данный реквизит располагается в правой верхней части пер­вого листа документа.

Гриф утверждения документа. Этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами с кавычками), указания должности утверждающего документ лица, его подписи и даты ут­верждения. Реквизит располагается в левом верхнем углу первого листа документа следующим образом:

«УТВЕРЖДАЮ»

Министр иностранных дел

Российской Федерации

________________ И.С.Иванов

«_____» __________2001 г.

(подпись)

«____»__________2000 года.

Резолюция. Место резолюции — левый верхний угол документа. Она пишется от руки соответствующим должностным лицом и включает фамилию (или фамилии) исполнителя, содержание воз­можного поручения, сроки исполнения, подпись и дату. Резолю­ция может оформляться и на отдельном листе меньшего формата, который прикрепляется к документу.

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен отражать суть и содержания документа, его характер. В некоторых документах он может опускаться и оформляется иной раз в кратких сопроводи­тельных письмах. Заголовок помещается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Отметка о контроле. Реквизит, содержащий отметку о контро­ле, принято оформлять буквой «К», словом или специальным штампом «Контроль». Отметка о контроле, как правило, делается на левом поле документа в верхней его части.

Отметка о наличии приложения. Если документ имеет прило­жение, упомянутое в самом тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: упомянутое на 10 л., в 2-х экз. Если приложение в тексте не названо, то желательно указать его наименование, количество листов и количество экземпляров.

Если приложение направляется не во все адреса, указанные в документе, то это обязательно отмечается в отметке о наличии приложения. К примеру: Приложение: упомянутое на 10 л., только в первый адрес.

Подпись. Подпись — обязательный реквизит любого докумен­та, относящегося к внутригосударственному служебному делопро­изводству. Однако в дипломатической переписке, например при направлении вербальной ноты или памятной записки, подпись не ставится. Реквизит «Подпись» предусматривает указание должнос­ти и расшифровку подписи. Однако если документ составлен на официальном или именном бланке, то фамилия должностного лица, поставившего подпись, не расшифровывается. Реквизит «Подпись» ставится после текста документа и реквизита «Прило­жение».

Если документ подписывается, то подпись ставится как прави­ло на первом экземпляре. При подписании документа лицами равного должностного уровня их подписи ставятся в один ряд. Если документ подписывают должностные лица разных уровней, то их подписи размещаются одна под другой в соответствии зани­маемым должностям.

Гриф согласования документа. Согласование может быть внеш­ним и внутренним. В первом в тексте документа указывается со­гласование содержания документа с должностным лицом или кол­легиальным органом учреждения или его органа, не являющихся авторами документа. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВА­НО», наименования организации и фамилии должностного лица (как правило, не ниже заместителя руководителя министерства или ведомства).

Внутреннее согласование предусматривает визирование доку­мента должностными лицами (или лицом) данного учреждения. Виза означает согласие (или несогласие) конкретного должност­ного лица с содержанием документа и включает подпись визиру­ющего, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. В ряде случаев указывается также должность визирующего.

Визы проставляются на последнем листе подлинника докумен­та, а на исходящих документах — на последнем листе того экзем­пляра, который остается в учреждении и подшивается в дело. Внутреннее визирование документов как правило осуществляется в следующей последовательности: составитель документа; руково­дитель структурного подразделения, в котором составлен доку­мент; должностные лица других заинтересованных структурных подразделений; заместитель руководителя учреждения, курирую­щий данное направление или структурное подразделение. При не­обходимости документ также согласовывается с руководством фи­нансовой или юридической служб.

Реквизит «Виза» используется и при ознакомлении с докумен­том, включая резолюцию с соответствующим указанием о его ис­полнении. В этом случае необходима личная подпись конкретного сотрудника и дата ознакомления с документом и резолюцией.

Печать. Наиболее важные исходящие документы, перечень ко­торых определяется специальной инструкцией, удостоверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица, либо содержания самого документа в тех случаях, когда подпись не ставится (например, на вербальных нотах министерст­ва или посольств).

Различаются гербовые печати и печати конкретных организа­ций. На официальных документах министерства и на дипломати­ческих документах ставятся только гербовые печати.

Печать размещается в нижней части последнего листа доку­мента таким образом, чтобы захватить часть наименования долж­ности лица, подписавшего документ или название места составле­ния документа и его даты (в вербальных нотах).

Отметка об исполнителе ставится только на документах, отно­сящихся к межведомственной или внутриминистерской перепис­ке. Она располагается на оборотной стороне последнего листа до­кумента в левом нижнем углу и включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка проставляется на исполненных документах, подлежа­щих списанию в дело. Отметка «В дело» иногда сопровождается краткими сведениями о ходе исполнения документа и номером досье или дела, в котором документ будет храниться, а также под­писью исполнителя или руководителя структурного подразделе­ния, в котором был исполнен документ и датой его списания в дело.

Отметка о поступлении документа. Этот реквизит включает наименование организации, его структурного подразделения, по­сольства, в которые поступил документ, дату поступления доку­мента (при необходимости также часы и минуты) и его входящий регистрационный номер. В ряде случаев на документе делается отметка для его автоматического поиска, которая включает имя файла, код оператора и другие поисковые данные, установленные в организации.

Отметка о заверении копии. В случае необходимости заверения соответствия копии документа подлиннику и для придания ей юридической силы делается надпись «Верно». Она включает лич­ную подпись лица, заверившего копию и ее расшифровку. При пересылке копии документа в другую организацию она удостове­ряется печатью.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, как правило, составляются на специ­альных бланках. В соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-97 установлены два основных формата бланков документов — А4 (210x297 мм) и А5 (147x210 мм). Допускается также использо­вание бланков иных форматов (A3 и А6).

Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготов­ляются типографским способом или вводятся в память компьюте­ра и автоматически выводятся при распечатке документов.

В центральном аппарате МИД, в дипломатических и консуль­ских представительствах за рубежом в основном используются три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (например, бланк приказа). Набор реквизитов об­щего бланка министерства включает герб; официальное наимено­вание министерства; наименование структурного подразделения министерства (к примеру, I Европейский департамент); наимено­вание вида документа; дату; номер (индекс документа); место со­ставления документа.