Документирование процедуры увольнения работников

Технологическая цепочка прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

- составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

- передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;

- передача заявления или докладной записки в кадровую службу;

- ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления;

- проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;

- составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;

- передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

- принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявление или докладной записке;

- при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнении работника; подписание обращения первым руководителем организации;

- получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнении работника;

- прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;

- составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;

- визирование приказа, подписание приказа руководством организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

- внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку;

- внесение необходимых отметок в табель рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;

- сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;

- получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.

Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи в переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа, например:

Научно-технический отдел Генеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»

09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.

(место для резолюции)

Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному желанию в связи с поступлением в очную аспирантуру.

Старший инженер отдела (Роспись, расшифровка росписи)

В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе работодателя.

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств независящих от воли сторон, являются докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершение иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решение этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или учетного совета, приговор суда и другие документы, а также факт смерти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

Традиционный текстовый приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и дата других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т.п.).

Например:

«3. УВОЛИТЬ:

3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 58 ТК.

Основание: трудовой договор от______№_______

С приказом ознакомлена: роспись, дата».

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 (приложение 6) или Т-8а(приложение 7). Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в традиционном приказе.

Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов - самый трудноконтролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.