Практическое занятие 10.

Работа с текстовым процессором MS WORD:
использование слияния и полей

Цель работы:

1. Освоение способов слияния документов

2. Использование в документе полей Word.

Основные понятия:
слияние документов, источник данных, сортировка и фильтрация.

1. Слияние документов в Word

Слияние документов – операция, позволяющая включить в основной документ информацию из другого источника (базы данных, таблицы).

Для выполнения операции слияния необходимо иметь:

· основной документ, содержащий постоянную информацию, а также поля, в которые при слиянии помещаются переменные данные;

· источник данных, содержащий переменные данные.

С помощью слияния подготавливают рассылки, почтовые конверты, письма, каталоги и т.п. документы, в которых можно выделить постоянную и переменную часть.

Источником данных может служить:

- базы данных (например, Access);

- электронные таблицы (например, Excel);

- документы Word;

- текстовые файлы и другие.

В любом случае, источник данных должен включать строку заголовка, с наименованиями каждого поля, и набор однотипных записей, например:

Для слияния документов необходимо выполнить следующие шаги:

· создать или открыть основной документ;

· создать или открыть источник данных;

· вставить в основной документ поля слияния, которые будут заменяться значениями полей каждой записи базы данных;

· объединить документы.

Слияние документов производится с помощью команд Сервис – Слияние … (Сервис - Письма и рассылки – Мастер слияние) и с помощью кнопок панели инструментов Слияние: