Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряже­ний включает следующие стадии:

1. Инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или програм­мой), по поручению руководства организации, по инициативе руко­водителей структурных подразделений или подведомственных орга­низаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходи­мости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве иницииру­ющих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает инте­ресы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее ус­ловие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная до­кументация учреждения; документы, поступающие из вышестоя­щих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нор­мативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управ­ленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа ин­формации прорабатываются различные варианты решений и по­сле всесторонней их оценки выбирается одно наиболее при­емлемое.

Третья стадия заключается в оформлении выработанного реше­ния в виде проекта распорядительного документа. Оформление про­екта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлени­ем на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распоря­дительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Четвертая стадия - согласование проекта документа - состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутренне­го согласования) и внешнего согласования, если необходимо прове­сти экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных доку­ментов высшими органами исполнительной влас­ти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководи­телями всех заинтересованных подразделений организации, главны­ми и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией» если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проек­та документа действующему законодательству, а также с заместите­лями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и. дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непо­средственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отмет­ка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Осо­бое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание. Пятая стадия - внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке opганизации и представление его руководителю на подписание. Эта
стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организаций. В
этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

На шестой стадии принимается решение, выражающееся в под­писании распорядительного документа руководителем. Это решаю­щая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись ру­ководителя превращает проект документа в полноценный, обладаю­щий юридической силой документ.

Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядитель­ного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тира­жирование документа, его рассылка или передача всем исполните­лям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.