Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа и доведение решения
коллегиального органа до исполнителей.

7. Доведение решения до исполнителей.

На первом этапе проводится сбор информации по рассматри­ваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с пла­ном работы коллегиального органа специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя и совместно с ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, дру­гих подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о со­стоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкрет­ные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинте­ресованными в готовящемся решении специалистами подразделе­ния и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справ­кой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопро­се, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подраз­деления, подготовившего их.

Третья стадия - обсуждение материалов на заседании — вклю­чает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке об­суждения, и основной - непосредственное обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление предсе­дателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания - членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются пред­ставленные материалы, высказываются мнения по проекту реше­ния, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые при­знаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллеги­альных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода засе­дания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофон­ную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или сте­нограмма) заседания. Если протокол составляется на основе чер­новых записей, запись основных выступлений желательно согла­совать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После со­гласования протокол подписывается председателем коллегиально­го органа и ответственным секретарем.

Шестая стадия - издание распорядительного документа по ре­шению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления из­даются высшими органами государственной власти и управления (на­пример, постановление Правительства Республики Беларусь). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров От­крытого акционерного общества).

Решения информационного характера, как правило, не оформ­ляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют про­токольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписка­ми из протокола заседания.

Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителей — выполняется таким же образом, как и в случае из­дания распорядительных документов на основе единоличного при­нятия решений.