Общее описание модели Бухгалтерского учета

Суть предлагаемого подхода состоит в следующем. На одном из листов рабочей книги Excel (" Субсчета") формируется список кодов и названий всех суб­счетов, которые предполагается использовать в про­водках. Сюда же вводятся их начальные остатки, а также формулы, позволяющие автоматически вы­числять их обороты и исходящие остатки.

На листе " ГлКнига" формируются образцы всех допустимых проводок. Образец состоит из кода проводки, а также кодов дебетуемого и кредитуемого в ней субсчетов. Кроме того, здесь же задаются форму­лы, позволяющие автоматически рассчитывать ито­говый оборот по данной корреспонденции счетов.

На листе " Проводки" вводятся проводки, суммы которых не могут быть рассчитаны на основе информации других листов рабочей книги. Сначала здесь формируется макет, содержащий формулы, которые по вводимому коду проводки автоматически " вы­таскивают" в нужные ячейки строк листа дебетуе­мый и кредитуемый в ней субсчета. Ввод проводки осуществляется заданием ее кода и суммы. По ука­занному коду Excel подставляет дебетуемый и кре­дитуемый субсчета. После ввода каждой проводки автоматически пересчитывается итоговый оборот по данной корреспонденции субсчетов на листе " ГлКнига", а на его основании — обороты и исходящие ос­татки каждого субсчета на листе " Субсчета".

Кроме листа " Проводки" используется еще и лист " Автопроводки". Здесь проводки задаются по тем же правилам, но их суммы не вводятся вручную, а ав­томатически рассчитываются по ранее вписанным формулам. Фактически макет проводки вместе с фор­мулой задастся один раз, и формула автоматически пересчитывает сумму по правилам, специфичным для конкретного участка учета. Ссылки на суммы автопроводок также участвуют в формулах расчета обо­ротов на листах " Образцы" и " Субсчета".

Указанные листы рабочей книги являются глав­ными. На других листах информация вводится в ви­де, специфичном для конкретного раздела учета. По­этому и формулы на листе " Автопроводки" зависят от структуры размещения данных на этих листах.

В течение текущего периода, а им может быть вы­бран месяц, квартал или иной отрезок времени, вво­дятся " ручные" проводки и специфичные данные по различным участкам учета. На основе последних автоматически пересчитываются суммы проводок на листе " Автопроводки". Каждое изменение данных влечет за собой автоматический пересчет ито­говых величин оборота по используемым корреспонденциям субсчетов, обороты и исходящие остат­ки субсчетов.

При переходе к новому периоду файл рабочей книги с текущей информацией копируется, и ко­пии присваивается новое имя. Далее в полученной копии остатки на конец периода средствами Excel записываются как входящие остатки данного пери­ода, стираются все введенные вручную проводки, данные документов по движению товарно-матери­альных ценностей и прочие вспомогательные дан­ные, образующие обороты. В результате обороты об­нуляются, и можно все начинать заново, вводя информацию текущего периода.