Документы бухгалтерского учета

Документирование хозяйственных операций – это сплошное, непрерывное отражение хозяйственных операций в бухгалтерских документах.

Схема движения документов:

Хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. В первичных документах отражаются хозяйственные операции в момент их протекания или сразу после завершения.

Создание первичных учётных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учёте производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Исправление ошибок в регистре бухгалтерского учёта должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период (месяц, квартал, полугодие, год), из регистров бухгалтерского учёта переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами, а затем отражаются в учетных регистрах. Заполнение учетных регистров – это второй этап учетных работ.

В учетных регистрах непосредственно ведется бухгалтерский учет хозяйственных операций. На их базе составляются все формы отчетности, и проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Учетные регистры делятся на:

1) Хронологические;

2) Систематические;

3) Комбинированные.

Регистры хронологического учета используют для регистрации хозяйственных операций по порядку их совершения. Например: «Книга регистрации фактов хозяйственной деятельности» при упрощенной форме учета.

Регистры систематического учета используют для отражения экономически однородных операций. Такие регистры делятся на синтетические и аналитические.

В настоящее время широко применяются комбинированные регистры, в которых одновременно ведут аналитические и синтетические записи. Например: по сч. 60, 62, 71.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки и сводные листы.

Наиболее широко для учетных записей используются свободные листы, они могут быть односторонние (только по дебету или по кредиту), двухсторонние (и по дебету, и по кредиту) и многографные (ведомости по учету затрат по статьям).

Форма бухгалтерского учета – это определенная система построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записи в них. В настоящее время применяют следующие формы бухгалтерского учета:

1) Мемориально-ордерная;

2) Журнально-ордерная;

3) Таблично-автоматизированная;

4) Упрощенная и ее сочетания.

Мемориально-ордерную форму учета применяют в бюджетных организациях.

В большинстве предприятий для учета используют журнально-ордерную форму с элементами автоматизации. Эта форма является так же базовой для разработки бухгалтерских программ.

Таблично-автоматизированная форма учета базируется на использовании ПК.

Упрощенная форма бухгалтерского учета может использоваться в предприятиях малого бизнеса, для учета используют два вида регистров:

1) Книгу учета факторов хозяйственной деятельности;

2) Ведомости учета основных средств, производственных запасов и др.

Книга учета заполняется на основании документов или по итоговым данным ведомостей в зависимости от количества хозяйственных операций. На основе итогов книги учета операций подсчитывают обороты по всем счетам, выводят конечное сальдо, составляют баланс и другие формы отчетности.