Исправление ошибок в документах и в учетных регистрах

Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов. Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе — подписями лиц, подписавших документ; учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денежные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях исправления, даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета — до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой; эти справки хранятся обособленно при соответствующих учетных регистрах.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется:

• если корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;
• фактическая себестоимость продукции (изделия) выше нормативной (плановой).

Пример. Из кассы организации выплачена заработная плата в размере 5400 тыс. руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 тыс. руб. В качестве оправдательного документа составляется справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 400 тыс. руб. На счетах это выглядит так:

тыс. руб.

Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает произведенную операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств 5400 тыс. руб. (5000 + 400).

Пример. Оприходована продукция по нормативной (плановой) себестоимости на сумму 14000 руб. Фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 14500 руб. В этом случае записи в бухгалтерском учете будут выглядеть так:

Следовательно, в конце месяца оприходованная продукция по нормативной (плановой) себестоимости доведена до фактической способом дополнительной записи (14500 руб.).

Способ «красное сторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию. При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Пример. С расчетного счета в кассу перечислено 9000 руб. Эта операция оформлена ошибочно и вместо корреспонденции:

Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 9000 руб.

допущена такая неправильная корреспонденция:

1) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» — 9000 руб.

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, из которых в первой повторяется красными чернилами неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красными чернилами, условие взяты в рамки):

2) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» — 9000 руб.,

а во второй обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

3) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 9000 руб.

Эти записи на счетах будут выглядеть так:

Способ «красное сторно» применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой).

Пример. Оприходовано продукции на сумму 50000 руб. В конце месяца фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 47000 руб. Записи на счетах будут выглядеть следующим образом:

Как видно из примеров, суммы, записанные красными чернилами, выдаются из итогов как отрицательные и тем самым аннулируются ошибочно сделанные записи и нормативная (плановая) себестоимость доводится до фактической.