Перемещение по листам рабочей книги и открытие текстовых документов

Обратите внимание на правую часть рабочих листов Договор (рис. 6.5.) - ячейки Е12, Е16 и Е17, и Просмотр (6.24.), ячейки F5, F8 и F9. В эти ячейки введены гиперссылки. В двух нижних ячейках введены гиперссылки для перемещения по листам рабочей книги, а в верхних ячейках указана ссылка на текстовые файлы Договор и Архивные договора, соответственно.

Гиперссылками в Excel могут быть объекты или ячейки, при активизации которых происходит перемещение по рабочему листу на указанную позицию, переход на другой рабочий лист, открытие и/или переход на другие файлы Microsoft Office. Гиперссылка создается двумя способами:

• командный способ назначения гиперссылки;
• с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА.

Командный способ назначения гиперссылки

Открытие текстового документа или переход к нему

Для создания гиперссылки открытия (или перехода к) текстового документа Договор выполните следующее:

• поместите табличный курсор в ячейку Е12. Предварительно в эту ячейку можете ввести текст, которым будет именоваться выполнение этого перехода. При отсутствии введенного текста, в ячейке после создания гиперссылки будет указано имя и расширение открываемого файла;
• выполните команду Вставка/Гиперссылка или нажмите комбинацию клавиш [Ctrl+K] после чего откроется диалоговое окно Добавить гиперссылку (рис. 6.25.);
• нажмите на кнопку Обзор, расположенную справа от поля Связать с файлом/URL, что откроет диалоговое окно Связать с файлом (рис. 6.26.), в котором укажите путь к файлу;
• при нажатии на кнопку ОК диалогового окна Связать с файлом, в поле Связать с файлом/URL, будет указан путь;
• в диалоговом окне Добавить гиперссылку нажмите на кнопку ОК.

Рис. 6.25. Диалоговое окно Добавить гиперссылку

Рис. 6.26. Диалоговое окно Связать с файлом

Перемещение по рабочей книге

Для перемещения по рабочей книге при помощи гиперссылок в диалоговом окне Добавить гиперссылку нажмите на кнопку Обзор, расположенную справа от поля Имя объекта в документе (рис. 6.25.). Это вызовет появление диалогового окна Просмотр книги Excel, в которой выберите либо рабочий лист с указанием ссылки на определенную ячейку, либо именованный диапазон.

Рис. 6.27. Диалоговое окно Просмотр книги Excel

Изменение гиперссылки

Для изменения гиперссылки, выделите объект/ячейку и выполните либо команду ввода гиперссылки, либо в контекстном меню выберите команду Гиперссылка/Изменить гиперссылку. Это вызовет появление диалогового окна Изменение гиперссылки (рис. 6.28.), с помощью которого введите необходимые изменения.

Рис. 6.28. Диалоговое окно Изменение гиперссылки

Для изменения текста гиперссылки в ячейке, установите табличный курсор на эту ячейку и произведите редактирование текста в строке формул.

Использование функции ГИПЕРССЫЛКА

В Excel есть способ ввода гиперссылки с помощью одноименной функции (рис. 6.29.). Синтаксис функции:

ГИПЕРССЫЛКА (Адрес; имя)

Адрес - это путь и имя файла для документа, открываемого как текста. Адрес может ссылаться на место в документе, например, на определенную ячейку или именованный интервал на рабочем листе Microsoft Excel рабочей книги или на закладку в документе Microsoft Word. Путь может представлять собой путь к файлу, записанному на жестком диске

Имя - текст перехода или численное значение, отображаемое в ячейке. Имя отображается синим цветом с линией подчеркивания. Если аргумент имя опущен, ячейка в качестве текста перехода отображает адрес.

Функция гиперссылки перехода к текстовому документу Договор:

=ГИПЕРССЫЛКА(" D: \Самоучитель\Договор купли продажи\Договор.doc"; " Договор")

Рис. 6.29. Панель функции ГИПЕРССЫЛКА

Итоги

На практике довольно много рабочего времени уходит на создание текстовых документов, а также на их редактирование. Часто редактирование заключается в изменении данных в тех текстовых документах, которые регламентируют юридические отношения между различными сторонами, например, договора.

В лабораторной работе рассмотрена структура договора, методы его заполнения и возможность автоматизации этого процесса при помощи электронных таблиц. Для автоматизации применены элементы управления, с помощью которых выбираются различные методы формирования реквизитов договора.

Приложение позволяет открывать текстовый процессор Word с помощью гиперссылок и обновлять текстовые данные в нем прямо из электронных таблиц. Для автоматизации процесса создается база данных реквизитов предприятий, а также база данных текста созданных договоров.

Рассмотрено преобразование денежной суммы из числового формата Excel в текстовый формат.

Для автоматического выполнения некоторых операций все шире используются макросы, созданные пока только механической записью кода выполняемых действий. Но уже показаны методы редактирования, позволяющие макросам выполнять уже некоторые операции самостоятельно - например, поиск первой пустой строки в списке.