Общие правила документирования кассовых операций в организации

Кассовые операции, проводимые организацией, оформляются первичными документами и учетными регистрами. К ним относятся обязательные к применению формы:

− приходный кассовый ордер (КО-1) для оформления поступления наличных денег в кассу организации;

− расходный кассовый ордер (КО-2) для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;

− кассовая книга (КО-4) для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;

− книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5) для учета по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня;

– расчетно-платежная ведомость (Т-49) – предназначена для расчетов и выплат заработной платы и других выплат сотрудникам организации;

– платежная ведомость (Т-53) – предназначена для выплат заработной платы и других выплат сотрудникам организации.

К кассовым документам относятся приходные (ПКО) и расходные (РКО) кассовые ордера. Любые исправления в них запрещены.

Кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость являются учетными регистрами. Исправления в них допускаются. При внесении исправлений необходимо указать дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Кассовые документы и регистры разрешено вести в электронном виде, для их заверения понадобится электронная подпись. В таких документах и регистрах, если они подписаны, исправления не допускаются.

Основные требования, предъявляемые к оформлению кассовых документов:

1) кассовые документы юридического лица оформляются:

– главным бухгалтером;

– бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

– руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера);

2) кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем;

3) при оформлении кассовых документов кассиром (или другим уполномоченным руководителем организации лицом) он должен иметь в наличии:

4) перечень лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, с образцами их подписей (перечень лиц утверждает руководитель внутренним распорядительным документом). В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются;

5) печать (штамп), содержащую реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции;

6) при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег согласно ведомости и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира;

7) в ведомостях на выдачу зарплаты напротив фамилий работников, которыми не получены денежные средства ставится слово «депонировано»;

8) кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств с обязательной распечаткой.Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.