Порядок ведения кассовой книги в организации

Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги организации учитывают в кассовой книге.

Правила оформления кассовой книги определены Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и Постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Кассовая книга – это регистр аналитического учета, защищающий интересы, как кассира, так и организации. Каждая организация обязана вести единую кассовую книгу.

Кассовая книга, если она ведется вручную, должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _____ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости, оформленные соответственно на полученные, выданные наличные деньги.

В конце рабочего дня кассир обязан:

– сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов;

– вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег;

– проставить свою подпись в кассовой книге за этот день.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение, которого проводились кассовые операции, т.е. записи в кассовую книгу не осуществляются.

Каждая организация в кассовой книге должна учитывать поступающие и выданные наличные деньги не только организацией, но и каждым обособленным подразделением организации, т.е. они должны вести свою кассовую книгу.

Организовать ведение единой кассовой книги можно путем выделения каждому подразделению своего раздела кассовой книги. Обособленные подразделения передают юридическому лицу заверенную руководителем обособленного подразделения копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности, т.е. 1 раз в год. При этом кассовая книга организации брошюруется как единая, складываясь из соответствующих разделов, идущих друг за другом.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии – руководитель). Кассовую книгу хранят не менее 5-и лет при условии проведения проверки (ревизии).

Кассовая книга может оформляться с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, но обеспечиваться сохранность содержащихся в ней данных на электронном носителе информации. Лист кассовой книги, оформляемой организацией с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в одном экземпляре, обособленным подразделением – в 2-х экземплярах для передачи одного экземпляра в организацию.

При внесении исправлений в кассовую книгу необходимо указать дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, которыми внесены исправления.