Порядок проведения и оформления инвентаризации кассы организации

Целью инвентаризации является сличение фактического наличия ценностей в кассе с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация проводится в порядке и в сроки, установленные организацией с учетом требований Закона о бухгалтерском учете и Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Количество инвентаризаций в кассе, график их проведения устанавливается руководителем организации и отражается в учетной политике, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризация кассы обычно проводится 1 раз в месяц.

Проведение инвентаризации кассы обязательно:

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

– при установлении фактов хищений или злоупотреблений;

– в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги и денежные документы (почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Инвентаризация наличных денежных средств и документов проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации.

До начала проверки члены комиссии должны получить от кассира приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств, последние на момент проведения инвентаризации. Вместе с тем кассир дает расписку, включенную в заголовочную часть акта, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные кассовые документы переданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

В результате проведения инвентаризации кассы могут быть выявлены недостача или излишки. Если по результатам инвентаризации были обнаружены излишки или недостачи ценностей, кассир обязан указать причину на оборотной стороне акта, т.е. объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Сумма недостачи взыскивается с кассира в полном объеме. Если вина кассира не будет доказана в суде, сумма недостачи списывается на финансовый результат.

Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации.