Информационные потоки

Информация существует в логистических системах в виде различного рода информационных потоков. Логистика управления материальными потоками базируется на обработке связанной с этими потоками информации, возникающей в результате их движения.

Информационный поток– это совокупность возникающих и циркулирующих внутри логистической системы либо между логистической системой и внешней средой неделимых порций (квантов) информации, необходимой для проведения операций по контролю.

По своей природе информационные потоки и потоки связанных с ними так называемых грузоединиц являются материальными. Но они отличаются от них по форме, возникают, двигаются и направляются иным образом и между иными источниками и адресатами. В логистике каждый из этих потоков рассматривается и изучается отдельно. Область логистики, занимающаяся исследованием информационных потоков и их использованием для логистического управления, называется информационной логистикой.

Под логистической информацией понимают существующие и циркулирующие в различных объектах экономической (производственно-сбытовой) деятельности сведения о производстве, распределении и потреблении товаров и услуг, которые имеют существенное значение для управления этой деятельностью. К управлению, как известно, относятся такие функции, как контроль и анализ хода производственно-сбытового процесса; регулирование хода производственно-сбытового процесса; учет и ведение отчетной документации.

Осуществление логистического управления производственно-сбытовой деятельностью на основе анализа информационных потоков предполагает наличие вполне определенных факторов и предпосылок, среди которых:

§ наличие информационных характеристик процесса;

§ систематизация и формализация процесса логистического управления;

§ организационные формы и система методов управления;

§ возможность регулирования длительности переходных процессов и оперативного получения обратной связи по результатам деятельности.

Потоки информации в логистике образуются в виде массивов электронных данных, оформленных бумажных документов, а также в виде потоков, состоящих из обоих этих типов информации.

Составляющие информационных потоков в логистике:

– любые сведения на различных носителях (телефонограммы, факсы и др.), касающиеся материальных потоков и циркулирующей информации;

– накладные, поступающие вместе с товаром;

– информация о поступлении и размещении грузов на складах;

– данные о транспортных тарифах и о возможных маршрутах и типах транспорта;

– изменения в динамических моделях состояния запасов;

– библиотеки управляющих программ для технологического оборудования с числовым программным управлением и каталоги этих библиотек;

– различная нормативно-справочная производственная информация;

– изменения в динамических моделях рынка и в его сегментировании;

– текущие сведения о производственных мощностях;

– текущие сведения о поставщиках и продуцентах;

– изменения в динамических моделях портфеля заказов;

– текущие сведения о незавершенном производстве;

– данные о планах выпуска;

– текущие данные о складах;

– данные об объемах и видах готовой продукции;

– данные о фактическом сбыте продукции потребителям;

– данные о финансовых потоках.

Информация, создающаяся, хранящаяся, циркулирующая и используемая в логистической системе, может быть признана полезной, если ее можно включить в текущие производственно-сбытовые процессы. Для этого создается информационный базис и осуществляется его актуализация – поддержание его соответствия текущему состоянию производственно-сбытовой деятельности.

Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков нужно соблюдать такие важнейшие принципы:

1. Сведения должны собираться максимально близко к тому месту производственно-сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником.

2. Материалы должны быть представлены в виде, пригодном для их преобразования и сопоставления.

Так как в управленческой науке сложился иерархический принцип принятия управленческих решений, информация, необходимая для принятия решений, также распределяется по уровням иерархии (табл. 3).

Таблица 3

Информация в логистических системах

Информационные потоки возникают в результате движения материальных потоков, а также могут являться причиной их возникновения. Информационный поток в логистике может принадлежать к одной из следующих разновидностей:

– информационный поток между подсистемами одного иерархического уровня, называемый горизонтальным информационным потоком;

– информационный поток между подсистемами разных иерархических уровней, называемый вертикальным информационным потоком;

– внешний либо внутренний информационный поток;

– входной либо выходной информационный поток.

Информационный поток определяется следующими параметрами:

• источником возникновения;

• направлением движения либо адресатом;

• скоростью передачи, то есть количеством информации, передаваемой в единицу времени;

• общим объемом, то есть общим количеством информации, образующей единый поток.

Информационный поток может функционировать в том же направлении, что и соответствующий материальный поток, либо он может быть направлен навстречу материальному потоку, либо не иметь ничего общего с направлением движения соответствующего материального потока. Например, комплектующие изделия поступают от продуцента на входной склад, а соответствующие счета поступают в бухгалтерию.

Когда выполняются заказы на поставку сырья, материалов и комплектующих, то информационный поток, образованный этими заказами, оформленными в виде документов, направлен в сторону, противоположную соответствующему материальному потоку. Он возникает раньше этого материального потока. Иными словами, этот информационный поток предваряет инициированный им материальный поток.

Фактуры, накладные и необходимая эксплуатационная документация образуют информационный поток, двигающийся в том же направлении, что и соответствующий материальный поток и одновременно с ним.

Информационный поток, двигающийся навстречу материальному потоку, может не только предварять, но и отставать, например, поток информации, образованный документами о результатах приемки или отказе в приемке груза, различными претензиями, гарантийными документами и др.

Следовательно, информационные потоки могут опережать, отставать или быть синхронными с соответствующими материальными потоками. Классификация информационных потоков логистики приведена ниже (рис. 8).

Рис. 8. Классификация информационных потоков

Можно назвать следующие разновидности информационных потоков: опережающие с совпадающим направлением; опережающие встречные; опережающие, различающиеся по направлению; синхронные с совпадающим направлением; синхронные встречные; синхронные, различающиеся по направлению; отстающие с совпадающим направлением; отстающие встречные; отстающие, различающиеся по направлению.

Разнообразные информационные потоки являются теми связями, которые объединяют в единое целое различные функциональные подсистемы. В рамках каждой из этих функциональных подсистем реализуются материальные потоки, соответствующие целям, обеспечиваемым этими подсистемами. Информационные потоки объединяют все подсистемы в единое целое; отдельные цели каждой подсистемы подчиняются общей цели всего производственно-сбытового комплекса. Именно это является основной концепцией логистики.

Контроль информационных потоков дает возможность осуществить как горизонтальную, так и вертикальную интеграцию подсистем.

Горизонтальная информационная интеграцияпозволяет обеспечить взаимоувязанной информацией все материальные потоки, начиная от поступления сырья, материалов и комплектующих и заканчивая готовыми изделиями, поступающими к потребителям. Вертикальная информационная интеграция охватывает все уровни иерархии производственно-сбытовой системы прямыми и обратными связями. Наличие такой информационной системы с вертикальными связями позволяет правильно оценивать, своевременно вносить необходимые коррективы, влиять на процессы закупки, производства, сборки, испытаний, складирования и экспедирования. Подобное оперативное управление позволит правильно учитывать результаты маркетинговых исследований при определении номенклатуры и объема выпускаемой продукции, организовать удовлетворение конкретных заказов.

В традиционных заказах содержится такая информация, как упаковочные листы, документы на отгрузку, счета-фактуры и т. д. Разработка структуры информационных потоков определяет структуру логистического управления, включает определение источников и адресатов информационных потоков, иерархию и направления этих потоков и другие необходимые характеристики, способы кодирования информации, ее получения, передачи, хранения, обработки, использования и визуализации и др.

Структура информационных потоков должна предусматривать возможность объективного анализа с учетом сегментирования рынка по экономическим и технологическим признакам, на котором разворачивается производственно-сбытовая деятельность. Сегменты могут быть выделены для тех, кто:

– незамедлительно оплачивает счета и кто пользуется кредитом;

– делает заказы по установленному графику и кто делает их эпизодически либо в зависимости от конъюнктуры;

– может приобрести продукцию по ценам различного масштаба;

– отличается определенным технологическим уровнем и др.

При этом нужно учитывать степень готовности к восприятию данной продукции.Следует получить объективную информацию о степени осведомленности о данной продукции, о готовности понести затраты и сделать заказ. Необходимо определить соответствующие «рыночное окно» и «рыночную нишу». Рыночное окно – это такой сегмент рынка, который ограничивается уже имеющимися рыночными предложениями, хотя существуют объективные потребности, выходящие за рамки этих предложений. Рыночная ниша – это такой сегмент рынка, для которого продукция или опыт данной компании подходят в наибольшей степени.

Объективная и адекватная информация используются при логистическом управлении как для создания системы логистического управления, ее разработки и внедрения в жизнь, так и для адекватного управления в рамках уже сложившейся системы логистики.

Информационные потоки в логистике нужно формировать, отвечая на следующие вопросы:

§ чем вызвана необходимость в данной информации, а не кем поставлена соответствующая задача;

§ на какую внутреннюю информацию можно рассчитывать, насколько она полна и достоверна;

§ какие реальные данные внешней информации можно фактически получить, каким образом и какую вторичную информацию можно достоверно использовать;

§ какую технику, кадры и ресурсы можно применить при создании и использовании информационных потоков;

§ каковы требования к степени оперативности получаемой информации и к ее долговечности.

Информационная система, необходимая для адекватного выполнения функций логистики, обладает всеми характеристиками, которые превращают простую совокупность информационных компонентов в законченную систему. Информационные потоки в логистике обладают свойством взаимодействовать друг с другом, образуя единое целое, которое очевидным образом расчленяется на части. Они могут обладать различной физической природой и иметь различную форму (например, потоки определенным образом составленных и заполненных документов и потоки массивов данных, перемещающихся между компьютерами по локальным сетям), будучи совместимыми в информационном отношении.