Идентификация и хранение данных в логистике

Для того чтобы эффективно осуществлять логистическое управление материальными потоками, нужно собирать оперативную информацию о движении грузоединиц, образующих соответствующие материальные потоки.

Информация о факте пребывания той или иной грузоединицы в данное время в данном месте может быть введена в компьютеризованную информационную систему многими способами. Чаще всего эти способы основаны на вводе персоналом через клавиатуру тех или иных фактических данных, содержащихся в соответствующих накладных или счетах-фактурах.

Однако наиболее современным методом является автоматический ввод данных и идентификация грузоединицы.Это достигается путем сканирования (компьютерного считывания) укрепленных на грузоединице соответствующих ярлыков, содержащих специальные штриховые коды. Само же считывание осуществляется с помощью оптических, большей частью лазерных, устройств сканирования.

Штриховые, или полосковые коды (bar codes) представляют собой сочетание размещенных в фиксированном прямоугольнике на грузоединице чередующихся толстых и тонких черных полос, разделенных светлыми (незачерненными) промежутками разной ширины. Каждая из десяти цифр (и некоторые символы) кодируется своим сочетанием этих элементов. Такие сочетания для каждой системы кодирования, то есть для каждого вида штрихового кода, являются специфическими.

Существуют и практически используются несколько видов штриховых кодов, каждый из которых имеет свое назначение и область преимущественного применения. Рассмотрим эти разновидности штриховых кодов подробнее.

Штриховой код типа ITF-14 (рис. 10), ограниченный прямоугольной рамкой, обладает свойством восприниматься с большей степенью однозначности по сравнению с другими штриховыми кодами, не находящимися в подобных ограничивающих рамках. Поэтому он применяется для нанесения на гофрированные упаковки и любые неровные поверхности. Этот код используется для маркировки партий товара, помещенных в соответствующие отгрузочные тары.

0 26 8978 90371 4

Рис. 10. Штриховой код ITF-14

Для логистического управления дополнительно к другим штриховым кодам применяется также хорошо известный не заключенный в прямоугольную рамку код 128. Он используется для маркировки таких сведений, как номер партии, дата изготовления, допустимый срок реализации и т. п. (рис. 11).

381372ВХ68

Рис. 11. Штриховой код 128

В товарообороте (особенно в розничной торговле и при поставке товаров на экспорт) исключительное применение нашел штриховой код типа ЕАN (Еиrореап Article Numbering). Это тот код, который кассир с помощью специального устройства считывает (сканирует) в момент продажи товара. После считывания и ввода того или иного штрихового кода товара компьютер кассы идентифицирует данный товар, находит соответствующие реквизиты, визуализирует их на экране дисплея и печатает чек.

Рис. 12. Внешний вид и структура кодового обозначения ЕАN-13:

460 – код страны; 8526 – код изготовителя;

98237 – код товара; 2 – контрольное число

Уникальное для каждого вида товара штриховое кодовое обозначение состоит из тринадцати цифр, закодированных в соответствии с кодом ЕАN, и присваивается товару данного вида еще на этапе подготовки его производства (рис. 12).

Структура такого кода является вполне определенной. В соответствии с ней цифры, занимающие определённые зоны кодового обозначения по EAN, имеют следующий смысл. Две или три левые цифры представляют собой код страны-изготовителя, установленный для нее согласно EAN. Эта часть кодового обозначения называется также флагом. Например, такими кодами (флагами) некоторых стран являются: для США – 00...09; для стран СНГ – 460...469; для Германии – 400...440; для Японии – 48, 49; для Израиля – 729; для Швеции – 73 и т. д. Следующие четыре цифры служат для размещения кода фирмы-изготовителя. Оставшиеся цифры кода, за исключением последней, тринадцатой, отводятся изготовителю для кодирования выпускаемой им продукции по его усмотрению. Последняя, тринадцатая, цифра является контрольной. Она рассчитывается определенным образом на основании первых двенадцати цифр, однозначно идентифицирующих данный вид товара.

Определенная расчетным путем контрольная цифра наносится в отведенном ей месте кодового обозначения одновременно с основной частью этого кодового обозначения. После сканирования кодового обозначения по введенным двенадцати цифрам, идентифицирующим данный товар, снова расчетным путем определяется контрольная цифра. Рассчитанное значение контрольной цифры сравнивается с ее введенным значением. Если эти два значения не совпадают, значит ввод был осуществлен неверно. Обычно ошибки ввода устраняются при повторном сканировании, хотя иногда этого может оказаться недостаточно.

Следует отметить одно существенное обстоятельство. Уникальное тринадцатизначное число, нанесенное на товар в виде штрихового кода, представляет собой лишь адрес памяти в компьютере, где занесены массивы сведений о товаре. Эти сведения могут быть визуализированы либо должны двигаться по сети информационной системы синхронно с движением материального потока, образованного соответствующим товаром.

Разумеется, существуют и методы ручного ввода идентификаторов грузоединиц, например с клавиатуры. Эти методы не требуют обозначений с помощью специальных штриховых кодов и устройств автоматического сканирования. Однако опыт показывает, что человек при ручном вводе совершает ошибки примерно в 10 000 раз чаще, чем при автоматическом сканировании. Поэтому штриховой код обязательно должен присутствовать на всех товарах, которые могут быть направлены на экспорт.

В логистике объектами управления являются материальные потоки, состоящие как из отдельных единиц товаров, так и из единиц транспортных партий. Отметим, что товар идентифицируется и поступает к потребителям поштучно в магазине, то есть в конце движения материального потока. На всем же протяжении пути от поставщиков сырья, через производственные подразделения, через оптовиков и розничных распределителей до различных экспедиционных подразделений и торговых баз материальные потоки представляют собой движение совокупности грузовых пакетов, унифицированных тар, контейнеров, поддонов, кассет и т. п. Наряду с ранее введенным стандартом на поддоны, контейнеры и другие виды унифицированной тары в настоящее время ассоциация EAN предлагает стандарт и на маркировку грузовых единиц.

В соответствии с этим стандартом информация о данной грузовой единице помещается в унифицированной этикетке. Общий вид структуры этой этикетки показан на рис. 13.

Размеры стандартной этикетки: 148 мм – по вертикали и 210 мм – по горизонтали. Как видим, она состоит из трех частей: А, В и С.

Рис. 13. Структура стандартной этикетки

для унифицированной грузовой упаковки

На участке А наносится штриховой код содержащегося в этой грузовой единице товара, то есть ранее рассмотренный код ЕАN-13. Кроме того, здесь размещается штриховой код, отображающий информацию о сроках хранения, а также информацию, однозначно идентифицирующую маркируемую грузовую единицу. Таким образом, в этой зоне формируется общий штриховой код, который называется UСС/EAN-128. Этот унифицированный код однозначно определяет грузовую единицу, на которой он нанесен, и ее содержимое.

На участке В располагаются сведения о грузовой единице в виде алфавитно-цифровой последовательности в читабельной форме. Эти данные могут быть введены в компьютерную систему с помощью клавиатуры.

Наконец, участок С предоставляется в полное распоряжение грузоотправителя. Здесь он может размещать любые данные в текстовой форме либо в виде графических изображений. Эта этикетка наносится на все четыре стороны грузовой единицы (контейнера) в определенном месте. Если компьютеры, в которые осуществляется ввод штриховых и других соответствующих идентификационных кодов, включены в интегрированную информационную систему, то введенная информация становится доступной для всех участников производственно-сбытового процесса в соответствии с их полномочиями.

Таким образом, обеспечивается сквозная система учета и контроля движения материальных потоков на всех стадиях и участках исходных поставок сырья, производства, всех видах складирования, а также распределения готовой продукции. Соответствующая информация при этом доступна всем партнёрам, участвующим в производственно-сбытовой деятельности.

В последнее время становится более интенсивным процесс обмена информацией как между различными уровнями производственного комплекса одного участника процесса, так и между партнерами. Традиционно такой обмен информацией осуществлялся с помощью телефонных переговоров, телеграфных, телефаксных и почтовых обменов, определенным образом организованного движения документов. В настоящее время с помощью компьютеризованных интегрированных информационных систем подобный обмен в значительной степени сводится к обмену компьютерными массивами данных и приближается к так называемой безбумажной информационной технологии.

Чтобы обеспечить возможность компьютерного диалога различных компаний, а также фирм, специализирующихся на том или ином виде деятельности, следует применять унифицированные компьютерные протоколы обмена данными.Такие протоколы определяют стандартные многофазные процедуры межкомпьютерного обмена данными.

В США в настоящее время разработаны и используются стандартные компьютерные протоколы для выполнения следующих операций:

– оформления заказа на покупку;

– составления и оформления партий грузов, предназначенных на отправку;

– выдачи информации, необходимой для грузоотправителей;

– составления и заполнения счетов-фактур;

– составления платежных ведомостей и оформления различных выплат;

– составления и оформления накладных на перевозку различных грузов;

– приема запросов, составления, оформления, регистрации, хранения, поиска и выдачи информации о транспортируемых грузах.

В настоящее время использование штриховых кодов является наиболее распространенным, эффективным и стандартизованным методом компьютерной идентификации единиц грузопотоков. Однако в этой области происходит непрерывное дальнейшее развитие. Так, уже можно считать практически решенной проблему распознавания человеческого голоса и графических символов. Находят применение системы технического зрения, основанные на телевизионных и иных принципах.

Создание интегрированных информационных систем, информационной инфраструктуры способно в короткие сроки и без чрезвычайных затрат повысить эффективность производственно-сбытовой деятельности в целом и, в случае необходимости, ее отдельных компонентов.

Для осуществления эффективного логистического управления необходимо не только вводить в компьютеры или компьютерные сети текущие значения, характеризующие материальные потоки, но и хранить значительные объемы информации. Хранение этой информации должно быть организовано таким образом, чтобы было возможно осуществлять оперативный поиск и использование необходимых сведений.

С этой целью в компьютерах информационных систем логистики организуются банки данных. Компьютерный банк данных состоит из базы данных, то есть из определенным образом организованного массива хранящихся данных, и из системы управления базой данных(СУБД). На рынке имеется ряд СУБД, доступных для различных конкретных пользователей. Наиболее известны из них СУБД типа Accеss (компания Microsoft), dBase, FoxPro, Paradox и ряд других.

Для хранения и обработки информации в коммерческих фирмах в настоящее время широко применяется СУБД Ассеss, которая входит в состав Microsoft Office. Этим обеспечивается возможность интерактивного диалога пользователя с компьютером, в том числе в графической форме с использованием экранной визуализации под управлением системы Windows.

Например, СУБД типа Ассеss может обеспечить поиск и подборку определённых данных, касающихся структуры и деятельности того или иного подразделения или фирмы. В частности, можно получить следующую информацию:

§ список всех сотрудников, работающих в фирме дольше определенного срока;

§ выяснить, кто является клиентом фирмы в различных городах;

§ выяснить, кто именно является представителем той или иной фирмы, являющейся вашим клиентом;

§ выяснить фактические объемы продаж того или иного товара в определенном году или за определенные годы;

§ выяснить, каким должен быть минимальный образец, который нужно отослать на проверку поставщику в связи с поступившей жалобой на низкое качество товара.

С помощью подобных СУБД можно, например, решить следующие задачи:

– организовать электронную записную книжку для планирования личной работы руководителя и контроля выполнения его планов;

– создать адресную книгу для автоматизации рассылки корреспонденции и для изготовления наклеек на конвертах;

– работать с электронной картой какого-либо крупного города, например Москвы, определяя адреса тех или иных лиц или организаций, ближайших станций метро, аптек, нотариальных контор, отделений банков, транспортных агентств и тому подобных функциональных учреждений;

– работать в международной компьютерной сети Интернет для оперативного обмена информацией, сбора информации из различных источников и осуществления различных коммерческих сделок с использованием интернет-магазинов.

Перечисленные примеры использования такого стандартного программного обеспечения, каким являются различные СУБД, иллюстрируют лишь одну из функций информационной системы в логистике, а именно – информационное обслуживание пользователей.

Между тем основная задача и основной эффект от создания интегрированных информационных систем в логистике заключается в создании горизонтальных связей между партнерами и в обеспечении интегративного синергического эффекта.

Для решения задач интеграции партнеров в единую производственно-сбытовую систему логистическая система предъявляет определенные требования к организации информационной системы, осуществляющей сбор данных о фактическом движении материальных потоков. Эти требования сводятся к следующему:

– ручной или автоматический сбор данных об элементах материальных потоков, создаваемых в процессе транспортировки и в ходе производства, должен осуществляться быстро и с высокой степенью достоверности;

– внутрипроизводственная информационная система, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений, должна быть структурирована таким образом, чтобы давать актуальную информацию по каждому из участков.

Логистическое управление распространяется на материальные потоки, заканчивающиеся в экспедиционных подразделениях и на торговых базах. Покупки, совершенные отдельными покупателями в магазинах и других предприятиях розничной торговли, учитываются кассовыми компьютерами. Этот учет используется для своевременного пополнения ассортимента и объемов товаров. На его основе автоматически составляется и передается по локальной сети заказ на завоз новых товаров или на поставку с учетом реального спроса по каждой позиции ассортимента.