Управління запасами

Управління запасами - це функціональна діяльність, мета якої - довести загальну суму щорічних витрат на утримування запасів до мінімуму за умови задовільного обслуговування клієнтів.

Згідно з іншим визначенням, управління запасами - це забезпечення і підтримування оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, необхідних для реалізації стратегічного плану організації.

Важливість управління запасами пояснюється, насамперед, тим, що виробництво - це потік матеріальних ресурсів через процес, який змінює форму цих матеріалів, перетворюючи їх у готову продукцію.

Типи запасів найчастіше розглядають у контексті конкретної організації (стосовно банку - це запаси грошей, школи - запаси навчальних засобів, лікарні - ліків). Детальніше зупинимося на типах запасів промислового підприємства:

1. Сировина (це інгредієнти, які перетворюються в кінцевий продукт, і характер яких залежить від призначення продукції та особливостей виробничого процесу).

2. Допоміжні матеріали (матеріали, які не є часткою готового виробу: мастило, миючі засоби тощо).

3. Незавершене виробництво (вироби, що не пройшли повний тех­нологічний цикл обробки).

4. Готова продукція (нереалізовані кінцеві продукти, які зберігаються на складах підприемства-виробника або на підприємствах роздріб­ної торгівлі).

Запаси створюються з метою:

· сприяння обслуговуванню споживачів (наявність запасів - важливий чинник утримування споживачів, пов'язаний із можливістю постав­ки продукції в будь-який час);

· сприяння гнучкості виробництва (здатність швидко переходити на виробництво іншої продукції завдяки запасам, можливість задоволь­нити попит на продукцію, яка в даний час не виробляється);

· сприяння визначеності виробництва (чим більш невизначена си­туація на ринку, тим більша необхідність страхування створенням резервних запасів);

· сприяння згладжуванню виробництва (здатність задовольняти попит у періоди максимального збуту без збільшення обсягу виробництва);

· отримання прибутку шляхом цінової спекуляції (в період інфляції можна отримати прибуток купівлею запасів за нижчою ціною і продажем і'х у майбутньому).

Створення та зберігання запасів потребують значних витрат, і щорічна їх сума перевищує чверть вартості самих запасів. Тому важливо керувати запасами, щоб зазначені витрати були мінімальними і щоб забезпечувався той рівень обслуговування та задоволення запитів клієнтів, до якого прагне компанія.

Затрати, пов'язані зі створенням і зберіганням запасів, охоплюють:

A. Затрати на підтримування запасів, тобто пов'язані з володін­ням запасами.

Б. Затрати, пов'язані з розміром партій, тобто затрати, пропор­ційні до кількості замовлених партій, а не кількості виробленої продукції.

B. Затрати, пов'язані з дефіцитом запасів, тобто такі, що виника­ють при відсутності необхідних матеріалів.

Г. Затрати на управління запасами.

Ефективність системи управління запасами залежить від виду попиту на конкретний тип запасів. Теорія менеджменту виділяє залежний і незалежний попит.

Предмет має залежний попит, якщо його використання прямо пов'язане з планами виробництва інших виробів. Цей вид попиту існує, в основному, на матеріали та комплектуючі вироби, що використовуються при виробництві продукції.

Предмет користується незалежним попитом, якщо попит на нього не зумовлюється планами виробництва інших виробів. Прогно­зувати його значно важче, ніж залежний попит.

Система управління запасами при залежному попиті на продукцію має можливість чітко планувати потреби виробництва в матеріальних ресурсах, оскільки в цій ситуації основою планування є план виробництва. Метою такого планування матеріальних потреб є забезпечення виробничого процесу лише тим, що безпосередньо необхідне для виконання планів поточного періоду.

Система управління запасами при залежному попиті реалізує два підходи: фіксована кількість продукції та фіксований час.

У системах з фіксованою кількістю продукції постійно контро­люється рівень запасів. У момент падіння кількості запасів нижче від встановленого рівня видається замовлення на поповнення запасів, причому замовляється завжди одна й та ж кількість виробів. Отже, фіксованими величинами в цій системі є рівень запасів, при якому повторюється замовлення, та кількість замовлених виробів. Система управління запасами за фіксованою кількістю продукції є ефективною за таких умов:

· висока питома вартість виробів, що постачаються;

· високі витрати зберігання матеріально-технічних запасів;

· високий рівень збитків у випадку відсутності запасів;

· скидка у ціні залежно від замовленої кількості;

· відносно непередбачений або випадковий характер попиту.

У системах з фіксованим часом замовлення на поповнення запасів розміщуються із заданою періодичністю. Кількість виробів, що замовляється, нестабільна і залежить від наявного залишку. Така система є найбільш ефективною для матеріально-технічних запасів, що мають такі характеристики:

· малоцінні предмети;

· низькі витрати на зберігання матеріально-технічних запасів;

· незначні втрати при відсутності запасів у конкретний момент часу;

· даний вид запасів - один з багатьох, що закуповується у конкрет­ного постачальника;

· скидка у ціні залежить від вартості замовлень відразу на кілька виробів;

· відносно стабільний рівень попиту тощо.

Для визначення вартості оптимального розміру замовлення доцільно розглянути таку залежність:

Рисунок 15.5. Залежність між вартістю виконання замовлення та поточними витратами

На рис.15.5. пряма (1) характеризує поточні витрати на утримування запасів (це кошти, інвестовані в запаси, орендна плата, страхові витрати тощо). Крива (2) характеризує вартість виконання замовлення. Щоб звести до мінімуму витрати на запаси, менеджер повинен звести до мінімуму вартість виконання замовлення, а також поточні витрати. Як видно з рис 7.5, ці величини зв'язані між собою протилежно: із збільшенням розміру кожного замовлення кількість івартість замовлень зменшується, але, з іншого боку, оскільки великі кількості ресурсів замовляються та розміщуються в запасах, витрати на утримання зростають. Складання залежностей (1) та (2) дає криву сукупних витрат (3), екстремальна точка якої відповідає оптималь­ному розмірові замовлення.

Більшість американських теоретиків і практиків менеджменту вважають, що при встановленій меті управління запасами (утримуван­ня на мінімальному рівні щорічної загальної суми витрат на забезпе­чення запасів) необхідно зводити до мінімуму такі показники:

· кількість замовлень за рік;

· тривалість страхових циклів:

· тривалість часу поставки, виготовлення та внутрізаводського транспортування;

· тривалість циклів зберігання на складі;

· кількість товарів, що знаходяться на складі;

· кількість складів і комор.

Американські фахівці вважають, що добре виконана програма управління запасами повинна дати такі результати:

1. Більш як на 10% зменшити загальну суму витрат на запаси.

2. Зменшити середню суму капітальних вкладень у запаси.

3. Зменшити кількість дефіцитних товарів.

Для ефективної реалізації цієї економії необхідно правильно використати як кошти, зекономлені на капіталовкладеннях у запаси, так і додаткову площу, звільнену через зменшення розміру запасів.