Документация. Бухгалтерскому учету присущ отличительный признак – его документальность, именно это обеспечивает возможность вести непрерывный сплошной учет.

Бухгалтерскому учету присущ отличительный признак – его документальность, именно это обеспечивает возможность вести непрерывный сплошной учет.

Хозяйственная деятельность организации сопровождается многочисленными операциями, которые оформляются документами в момент их совершения.

Начальной стадией бухгалтерского учета является правильное и своевременное оформление хозяйственных операций документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документ (лат. – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – письменное свидетельство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Документ – основа информационной системы предприятия.

Значение документов:

- основа и начало учётных записей;

- обеспечивают сплошной непрерывный учёт;

- правовое значение (обеспечивают правовое обоснование фактов хозяйственной жизни);

- используются в управлении хозяйственной деятельностью, для анализа финансово-хозяйственной деятельности;

- обеспечивают возможность контроля;

- основа информационной системы организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

(Единая форма документов разрабатывается централизованно. Разработка единых форм первичных документов для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях, называют унификацией. Унифицированные документы – типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях).

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- дата составления документа;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (количественное и суммовое выражение операции);

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, личные подписи и их расшифровки.

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов:

- своевременность составления. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания;

- соблюдение установленных форм документов;

- заполнение всех реквизитов;

- четкость заполнения документа. Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере);

- наличие подписей, необходимых печатей, штампов.

Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.