Документооборот

Процесс движения документов с момента их составления, приёмки и обработки до сдачи на хранение в архив, называют документооборотом.

Технология документооборота:

1) создание документа – определяются лица, ответственные за составление, оформление документа, количество экземпляров, сроки исполнения;

2) проверка документа (проверка по существу, формальная, арифметическая);

3) обработка документа (установление корреспондирующих счетов и разноска в бухгалтерские регистры) – определяются лица, ответственные за исполнение, сроки исполнения;

4) передача в архив – определяются лица, ответственные за исполнение, сроки передачи документов.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете).

Дела из архива выдаются по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановления. При этом оформляется протокол в двух экземплярах.

За организацию документооборота отвечает главный бухгалтер. Главным бухгалтером составляется график документооборота, в котором определяются перечень первичных документов, лица, ответственные за составление документов, лица, ответственные за проверку документов, кто исполняет обработку передачу в архив, сроки исполнения.

Проверка документов:

- проверка по существу: устанавливается законность, целесообразность совершенной хозяйственной операции;

- формальная проверка: проверка реквизитов, использования бланка установленной формы, наличия подписей, штампов, печатей;

- арифметическая проверка: проверка правильности вычислений и подсчетов, таксировка (выражение натуральных показателей в денежном измерителе)

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА