Вимоги до тексту документа

Текст – це головний елемент документа, тому підготовка текстової частини – одна із найважливіших операцій в документуванні.

Текст будь-якого документа складається з таких логічних елементів (частин): вступ; доказ; закінчення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (тут зазначається привід укладання документа, викладається історія питання та ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, які супроводжуються цифровими розрахунками та посиланнями на законодавчі акти). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.

Залежно від змісту документа застосовують прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів тексту. У першому випадку після вступу йде доказ і закінчення, при зворотному порядку спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону викладу, повнота інформації та максимальна стислість.

Текст документа може поділятися на розділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів друкують з великої літери (дозволяється написання великими літерами всього заголовка). Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку у кінці заголовків і підзаголовків не проставляють.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумерують арабськими цифрами.

Слід пам’ятати:

1) після номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту ста­виться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери ви­щих ступенів поділу:

розділи — 1.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

У службових документах допускається скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень, встановленими ДСТУ 3582–97 “Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила”.

Правила оформлення сторінки документа

Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів – комп’ютерів, друкарських машинок. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.

Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля (береги). Поле з лівого боку – 30 мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле 10 мм (це зберігає текст від пошкодження). Верхнє і нижнє поле ­– 20 мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.

Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів – це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. При підготовці документа на комп’ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12–14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити (04, 05, 09, 19, 28, 30) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8–11).

У ДСТУ рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через 1, 5 міжрядкових інтервали, а формату А5 – через 1–1, 5 міжрядкового інтервалу. Під час підготовки документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові реквізитів “Адресат” (16), “Гриф затвер­дження” (17), “Відмітка про наявність додатків” (22), “Гриф погодження” (24) відокремлюють одну від одної 1, 5–2 міжрядковими інтервалами.