Схемы расположения реквизитов

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рис. 1, 2).

Внимание: рисунки 1 и 2 приведены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. В ГОСТе, очевидно, допущена ошибка при указании места реквизита «гриф утверждения» в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита 15 «адресат».

При печатании документов рекомендуется соблюдать выравнивание от левой границы текстового поля:

0 см – для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (для вторых и последующих строк абзацев), «отметка о наличии приложения», «отметка об исполнителе», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименования должностей в реквизитах «подпись» и «гриф согласования документа», заверительной надписи «ВЕРНО», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

1, 25 см – для начала абзаца в тексте.

Внимание: горизонтальные границы зон реквизитов, отмеченные пунктиром, могут смещаться по вертикали. При оформлении реквизитов необходимо помнить, что они отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Например если текст документа оканчивается в начале второй страницы, то реквизит «подпись» должен быть оформлен под текстом через 2-4 межстрочных интервала. Однако при оформлении документов необходимо помнить, что реквизиты 27, 28, 29 и 30 оформляются от нижнего края листа.

В определении расположения реквизитов по горизонтали вам поможет рис. 3. «Зоны расположения реквизитов от левого поля».

				01 02		16 19
		08 09 10 04 05 06 07
		11 12
		21 22 25
		23 24 26
		28 30 29
		210

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка (размеры указаны в миллиметрах)

				01 02 03 16 19
		08 09 10 04 05 06 07
		11 12 15
		13 14
		18 17
		21 22 25
		23 24 26
		28 30 29
		210

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка (размеры указаны в миллиметрах)

Левое поле		1, 25 см	4 см	6 см	8 см	10 см	12 см	14 см
					Номер страницы
Заголовочная часть документа	01, 02, 03 Эмблема организации			16 Гриф утверждения 19 K
08Наименование организации 09Справочные данные: почтовый адрес, тел, факс, № счета в банке		15Адресат
10 Вид документа
17 Резолюция
04, 05, 06, 07Код организации ОГРН, ИНН/КПП, код формы документа
11Дата	12 № документа
13 На №	от
14 Место составления
	18 Заголовок к тексту
Основная часть документа
	20 Начало текста (абзаца)
			ТЕКСТ
21 Приложение
Оформляющая часть документа	22 Должность лица, подписавшего документ
Подпись		И.О.Фамилия
		25 Оттиск печати
23 Гриф согласования			Второй гриф согласования
24 Виза
26 Отметка о заверении копий
27 Фамилия исполнителя и телефон
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело		29 Отметка о поступлении
30 Идентификатор электронной копии документа

Рис. 3. Зоны расположения реквизитов от левого поля
3. Форматы бумаги

Для подготовки управленческой документации используют стандартные форматы бумаги по ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы». Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO)[3].

Установление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств организационной техники (печатающих и копировальных средств).

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного (базового) формата А0 (841 х 1189) приблизительно равна 1 кв. м. Переход к последующему формату осуществляется путем деления большей стороны листа пополам.

Стандартом закреплены два формата бумаги:

А4 (210 х 297 мм).

А5 (148 х 210 мм).

Для отдельных видов документов, содержащих графики и таблицы с большим количеством граф – отчетные, учетно-статистические, плановые (ведомости, планы), может использоваться бумага формата А3 (420 х 297 мм).

На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя, для документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм.

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В США и Канаде используются североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен 21, 59 х 27, 94 см.

Формат бумаги для документов и бланков выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов.