Этапы взаимодействия

1. Оценить свои ресурсы и потребности.

2. Определить бюджет.

3. Отобрать потенциальных поставщиков.

4. Отослать ценовой запрос.

5. Рассмотреть предложения и выбрать поставщиков.

6. Обсудить окончательную стоимость и подписать контракты.

7. Проконтролировать выполнение контрактов.

8. Работать только с лучшими.

Как это работает?

Сначала оцените, что у вас есть и что (услуги, техника, персонал) может потребоваться. Оцените, во сколько вам обойдется решение действовать собственными силами. Для этого вспомните, что у вашего времени и времени ваших коллег (у каждого часа, дня, недели) есть цена: ваша зарплата и деньги, которые вы могли бы заработать за это время, если бы передали некую работу субподрядчику. Лучше, если эта цена — дня или часа — заранее вам известна, чтобы вы, выслушав предложение подрядчика, могли легко сравнить их по стоимости.

Так же оцените, стоит ли брать в аренду какое-то обо­рудование или имеет смысл его купить. Если стоимость видеопроектора для презентаций составляет $800, если вы пользуетесь проектором раз в месяц и берете его в аренду по $100 в день, то легко можно посчитать, что за восемь месяцев проектор окупится и его лучше купить.

В другом случае оборудование может стоить слишком дорого, либо потребность в его использовании возникает редко, либо оно требует профессионального обслуживания, а это означает, что вместе с покупкой оборудования вам придется взять на работу еще и дополнительного высококва­лифицированного работника. В таком случае оборудование лучше арендовать.

В зависимости от параметров, заложенных в смету ме­роприятия, честно определите, сколько денег вы можете на это выделить.

Составьте базу потенциальных подрядчиков для выпол­нения интересующей вас работы. Если вы часто проводите мероприятия, то было бы хорошо, чтобы такая база у вас была постоянно и вы лишь время от времени ее пополняли (см. выше списки, кто может быть вашим подрядчиком).

Отметьте в своем списке подрядчиков, которые оказывают нужную вам в данный момент услугу, и разошлите ценовой запрос. В нем можно опустить некоторые несущественные детали, чтобы сконцентрироваться на наиболее важных для вас моментах.

Например, нам нужно срочно отправить ряд посылок в некоторые города России. В период подготовки проекта такие отправления будут регулярны, а со временем коли­чество городов будет расширяться.

Таким образом, нам понадобятся услуги курьерских ком­паний, оказывающих услуги по экспресс-доставке в эти города. И мы пишем ценовой запрос:

«Уважаемая курьерская компания!

Нам необходимо выполнить отправку посылок весом 1 — 1, 2 кг в следующие города: Волгоград, Краснодар, Ростов, Астрахань.

Пожалуйста, сообщите стоимость ваших услуг и сроки доставки.

Спасибо».

Тот же принцип может работать для любых постав­щиков:

— полиграфическая компания: «Нам нужно напечатать 3000 буклетов, 4+4, два фальца, бумага 200 г, сроки — четыре рабочих дня»;

— туристическая компания: «Нам нужно оформить визы для ста человек из Канады, США и Европы. Каковы ваши условия, необходимые документы, сроки и сколько это стоит?»

После отправки запроса компании начинают реагировать, и надо оценить, как они делают это. Захотела ли компания поговорить с вами или ограничилась письменным ответом? Если письменно, посмотрите, насколько личностным был этот ответ: с обращением и ответом на вопросы или прос­то безлично присланный прайс-лист. Оцените, насколько грамотно составлено предложение, насколько быстро вам ответили. Все это покажет, заинтересован ли подрядчик в работе с вашей компанией.

Соответственно, если компания отреагировала быстро и четко, значит, и бизнес-процессы в ней хорошо налажены, они заинтересованы в вас как в Клиенте и с вашим заказом все будет в порядке.

Конечно, нужно учитывать и цену. Однако соотношение цена/качество редко бывает лучшим у самых дешевых и са­мых дорогих поставщиков. Лучше всего просто игнорировать 20% самых дорогих и самых дешевых предложений.

После получения отклика от подрядчиков нужно рас­смотреть и выбрать нескольких поставщиков (полуфинал), поговорить с ними подробнее, может быть, спросить ре­комендации и выбрать одного-двух, самых лучших на ваш взгляд.

Только после этого можно обсудить окончательные условия, стоимость услуг, заключить договор и начать ра­ботать.

В следующий раз у вас не будет необходимости выбирать поставщика и рассылать запросы. Можно будет просто позвонить именно в эту компанию.

Выбирайте: постоянные тендеры или работа as-long-as-they-fault (пока поставщик не проколется).

Если возникают какие-то сложности, все повторяется и выбирается новый поставщик/подрядчик. В некоторых компаниях выбор поставщика повторяется с некоторой регу­лярностью, чтобы держать в тонусе поставщика и получать лучшие ценовые предложения рынка. В этом есть смысл, однако опять же стоит помнить, что ваше время имеет сто­имость. Если вы тратите рабочий день, получая выигрыш в $10, то это плохая практика. Кроме того, стоит помнить, что если вы сотрудничаете с одной компанией несколько лет (или хотя бы в течение нескольких проектов), то вы можете ей доверять. Новой же компании только предстоит заработать ваше доверие.

Как выбирать event-агентства?

Допустим, вы решили нанять компанию, которая выпол­нит основную часть организационных работ по вашему мероприятию. По каким критериям ее выбирать? Помимо того что вы обратитесь к изложенной выше процедуре, пожалуйста, подумайте о следующем.

В книге одного из основателей и руководителей компании Intel Эндрю Гроува «Выживают только параноики»* есть любопытный момент, где он рассказывает о драматических изменениях, происходивших в компьютерной отрасли. Ры­нок производителей компьютеров трансформировался из вертикального в горизонтальный. Универсальные произво­дители — компании, которые создавали свои собственные компьютеры, занимались техническими разработками, писа­ли для них собственное программное обеспечение, занима­лись технической поддержкой, — не выдержали конкурен­ции с альянсами специализированных компаний. Те из нас, кто пользуется компьютером более 10 лет, могут помнить, кто был в то время лидерами. И как их вытеснили бренды производителей процессоров (отдельно), «железа» (отдельно), программного обеспечения (отдельно) и пр., и пр. Я поль­зуюсь компьютером Samsung с процессором Intel, мышью Logitech, операционной системой MS Windows, использую текстовый редактор MS Word. Победила специализация.

Существуют разные мнения относительно того, как транс­формируется отрасль event-менеджмента. Я слышал мнение, что впереди нас ждет всеобщая интегрированность марке­тинговых коммуникаций. Я считаю, что в отрасли органи­зации мероприятий постепенно происходят те же процессы, что и в компьютерной индустрии. Время, когда в одной компании вы могли заказать и корпоративный праздник, и встречу с инвесторами, и дилерский форум, и семинар, проходит. Нужно быть лучшим, но нельзя быть лучшим во всем. А время монстров, которые будут консолидировать целые сегменты отрасли, еще не пришло.

Было: вертикальный рынок — универсальные агентства, специалисты широкого профиля, «все в одном». Если вы видите предложение некой компании, в котором говорится, что вы можете заказать разные типы мероприятий, отне­ситесь к этому осторожно. Как минимум узнайте, сколько сотрудников в этой организации. Может, вам повезет и вы получите неплохое мероприятие. Но почти наверняка не блестящее. Скорее всего предложение сделать «все» означает «все понемногу».

В случае если у вас высокие требования к мероприятию, лучше обращайтесь в компанию, специализирующуюся на проведении именно нужного вам вида мероприятия.

Прочитайте книгу Джима Коллинза* «От хорошего к великому». Подчеркните слова «концепция ежа».

Становится: горизонтальный рынок — специализирован- I ные агентства, эксперты в одной области, альянсы конку­рентов, концентрация и профессионализм.

Возникают все более специализированные компании, предлагающие все более узкие услуги. Тем не менее имен­но они достигают профессионализма в своей узкой сфере деятельности. Вы можете быть уверены, что свою узкую область они знают от и до. Нельзя делать великолепно всё. Приходит время четкой концентрации.

Таким образом, при выборе event-компании уделите особое внимание предыдущему опыту претендентов. Посмотрите, есть ли у них в портфолио мероприятия, похожие на то, что вы планируете сейчас.