Состав и классификация расходов

В бюджетных учреждениях все расходы учитываются в соответствии с бюджетной классификацией определенной в Бюджетном кодексе и Инструкцией относительно применения экономической классификации расходов бюджета, что утвержденная общим приказом Министерства финансов Украины и Государственного казначейства с 25.11.2008 года № 495.

Практика ведения учета и действующие нормативные документы разрешают классифицировать расхода бюджетных учреждений в бухгалтерском учете за такими признаками:

1. В зависимости от источников покрытия:

- расходы общего фонда;

- расходы специальный фонда.

Оба вида расходов планируются в смете, а бухгалтерский учет этих расходов ведется отделено на отдельных счетах.

2. В зависимости от этапа движения бюджетных средств:

- кассовые расходы;

- фактические расходы.

Кассовыми расходами считаются все суммы проведенные органом Государственного казначейства или учреждением банка из регистрационного, специального регистрационного и текущего счета как денежной наличностью, так и путем безналичной оплаты счетов.

Например, оплачен счет за материальные ценности или же услуги, получено в кассу за денежным чеком и т.п.. Возвращение средств на счета восстанавливает кассовые расходы. Например, зачислено на регистрационный счет кредиторская задолженность за неполученные материальные ценности или услуги.

Основной задачам учета кассовых расходов есть контроль за целевым расходованием бюджетных средств согласно сметным назначениям за кодами экономической классификации расходов.

Фактическими расходами считаются все действительные расходы по выполнению сметы, что подтвержденные первичными документами (например, начисленная заработная плата, списанная стоимость использованных материалов и др.). Т.е., хозяйственные операции отображаются в бухгалтерском учете по принципу начисления: расходы отображаются в том периоде, когда они возникают, независимо от того, когда будут уплачены средства.

Фактические расходы как правило не совпадают с кассовыми ни во времени, ни в сумме.

Поскольку часть приобретенных материалов остается в составе неиспользованными, часть средств остается в расчетах с разными организациями.

Кассовые и фактические расходы являются отдельными объектами бухгалтерского учета, при этом их планируют и учитывают за единой экономической классификацией расходов.

3. Следующий классификационный признак - экономическая классификация расходов (КЕКВ). За этой классификацией все расходы бюджетных учреждений делятся на текущие и капитальные.

За такой классификацией все расходы отображаются в учете и бухгалтерской отчетности.

4. Бухгалтерский учет расходов по общему фонду

Для учета фактических расходов общего фонда бюджетных учреждений планом счета предусмотрены счет 80 " Расходы из общего фонда".

К нему приоткрываются субсчеты:

801 " Расходы из государственного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия";

802 " Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия".

Это активные счета. По дебету этих счетов на протяжении бюджетного периода на основании надлежащее оформленных документов отображаются осуществленные затраты на кодами ЕКВ из кредита разных счетов. По окончании года записями по кредиту счета 80 " Расходы из общего фонда" они списываются на дебет счета 431 " Результат выполнения сметы по общему фонду".

На субсчете 801 учитываются фактические расходы за счет средств государственного бюджета на содержание учреждений и другие мероприятия. Расходы бюджетных средств осуществляются в соответствии со сметой.

На субсчете 802 " Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия" учитываются фактические расходы учреждений, которые финансируются из местного бюджета согласно смете.

Расходы отображаются в разных мемориальных ордерах, на основании которых записи по дебету счета 801, 802 отображаются в регистрах аналитического учета.

Аналитический учет фактических расходов ведется в " Карточках аналитического учета фактических расходов" за каждым кодом программной и функциональной классификации расходов, в разрезе кодов КЕКВ.

Карточка приоткрывается на месяц и заполняется на основании мемориальных ордеров. Суммы восстановленных (повернутых на счета прежде проведенных платежей, поступление денежной наличностью) расходов записываются на обратной стороне карточки.

Итоги определяются по месяц и с начала года с учетом восстановленных расходов, и потом переносятся как остатки на начало месяца в открытую Карточку на следующий месяц.

Таким образом в учете всегда есть информация об использованных средствах. Схема записей фактических расходов в регистрах аналитического и синтетического учета представлена в следующей схеме.

В централизованных бухгалтериях на каждое учреждение приоткрывается отдельная карточка и одна общая по всем учреждениям.

Кассовыми расходами считаются все суммы, что проведенные из регистрационных и специальных регистрационных счетов путем безналичной оплаты или выдача денежной наличностью.

Погашение взятых обязательств, оплата налогов, получение денежной наличности в кассу и т.п., предопределяет расходование денежных средств с регистрационных счетов. При этом в учетных регистрах проводятся записи по кредиту счетов 321, 323, 324, 326. Поскольку выписки со счетов в Госказначействе подтверждают кассовые расходы, то можно считать, что синтетический учет кассовых расходов ведется в мемориальных ордерах № 2 - по общему фонду и № 3 по специальный фонду, в которых ведется учет денежных средств на счетах в казначействе.

Аналитический учет кассовых расходов ведется в Карточке аналитического учета кассовых расходов. Карточки приоткрываются отдельно по каждому регистрационному счету и за каждой программой.

Карточка приоткрывается на месяц и заполняется каждый день на основании выписок Госказначейства. Расходы отображаются в разрезе кодов экономической классификации. На протяжении месяца на регистрационные счета учреждений могут поступать денежные средства на восстановление расходов (за телефонные переговоры, коммунальные платежи арендаторов, по ошибке перечисленные средства и т.п.). Такие суммы записываются на обратной стороне карточки и уменьшают сумму кассовых расходов в текущем месяце.

Итоги в карточке привстают за месяц и с начала года за вычитанием восстановленных сумм.

Общая схема учетных записей в регистрах аналитического учета кассовых расходов представлена в следующей схеме.

В централизованных бухгалтериях отдельные карточки открывают по каждому учреждению в разрезе указанных параметров и ведут общую карточку по всем подведомственным учреждениям.

Для бюджетных учреждений в отдельных случаях возможное восстановление кассовых расходов. Так, планируя проводка деятельности учреждения за счет средств общего фонда распорядитель не припускает, что эти расходы кто-то оплатит.

В тот же время в отдельных случаях возникают ситуации, когда частично эти расходы возмещаются за счет других источников чем бюджетные средства на содержание учреждения. Например, плата за электроэнергию на собственные электроприборы возмещаются жителями общежитий и прочие. При восстановлении кассовых расходов корректируются в сторону уменьшения и фактические расходов.