Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой

Электронными письмами называют документы, пере­даваемые по каналам электронной почты, которая позво­ляет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Электронная почта используется как для пересылки со­общений между средствами ЭВТ внутри одной организа­ции, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется ин­дивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), ко­торому присваивается код пользователя. Обмен электрон­ными письмами осуществляется через эти почтовые ящики.

Подключившись к ЭП, пользователь получает возмож­ность переписываться с другими абонентами международ­ных сетей.

Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:

• взаимодействовать через электронные почтовые ящи­ки и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с другими абонентами сети ЭП;

• иметь оперативный доступ к информации, хранящей­ся в базах данных различных организаций;

• обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

• получать сообщения с телеконференций по интересу­ющим темам и отправлять сообщения на телеконференции.

Электронное письмо включает адрес или несколько ад­ресов получателей, заголовок, содержащий служебную ин­формацию, и текст.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, кото­рый описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разде­ляются знаком @, например:

@а1ес8@тт8С.т8к.ги5 — имя@домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделен­ных точками.

В сети Интернет допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ — коммерческие организации;

ЕВ1Л — учебные и научные заведения;

ООУ — правительственные учреждения;

М1Ь — военные организации;

ИЕТ — сетевые узлы Интернет;

ОКО — прочие организации.

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное письмо, содержащее закодирован­ную информацию, разрешается в том случае, если у получа­теля информации есть возможность его раскодировать.

Адресат электронной почты получает изображение пись­ма на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носите­ле, полученной при помощи печатающего устройства.

Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны изложенным требовани­ям в отношении традиционной почтовой переписки.