Пример использования excel

8.1 Создание листа «Расходы»

Поясним рассмотренный выше материал на типичном для EXCEL примере. Мы рассмотрим какое-либо предприятие и составим смету расходов в разрезах по месяцам и по статьям сметы. Планируемый результат нашей работы приведен на рис.8.1

Рис.8.1 - Рабочие листы " Расходы".

Начнем с созданиянового документа. Сразу после создания пустой документ рекомендуется сохранить с заданным именем, а затем, время от времени, нажимать мышкой на кнопку сохранения файла. Этим вы обезопасите себя от потери результатов вашей работы в случае, например, зависания компьютера.

Ø Файл Ø Создать q OK
Ø Файл Ø Сохранить как… Имя файла: = Р асходы q ОК

Каждая рабочая книга, как уже говорилось выше, состоит из одного или нескольких рабочих листов. По умолчанию таких листов 3 (с именами " Лист1" –" Лист3") и все они пусты. Манипуляции с рабочими листами производятся с помощью ярлычков рабочих листов, расположенных внизу окна рабочей книги. Пока что мы работаем с одним рабочим листом и начинаем с разметки рабочего листа, то есть с ввода текстовой информации, которая будет пояснять, что значат те или иные числа, расположенные на рабочем листе.

Для вводаинформации в ячейки рабочего листа нужно поступить следующим образом. Вначале следует ячейку, в которую вводятся данные, сделать активной, для чего следует переместить указатель мыши, имеющий вид жирного креста, в эту ячейку и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. После этого можно либо прямо вводить данные с клавиатуры (при этом курсор вводанаходится внутри ячейки — такой режим называется редактированием в ячейке), либо щелкнуть левой кнопкой мыши в строке формул и после этого вводить данные (при этом курсор ввода находится в строке формул над рабочим листом — такой режим называется редактированием в строке формул).

Во-первых, введем в ячейку А1 заголовок, слово " Расходы", которое поясняет в целом, какие данные мы намерены разместить на рабочем листе. В ячейку В3 введем слово " Январь". Далее зацепим правый нижний угол ячейки (так называемый маркер заполнения) указателем мыши, которой при этом примет вид тонкого креста, и, удерживая кнопку нажатой, протащим пунктирную рамку на ячейки C3: G3. Отпустим кнопку мыши: EXCEL догадался, чего мы хотим, и ввел названия месяцев сам! Это еще один из примеров применения Автозаполнения.

В ячейки А4: А9 введем названия статей расходов, а в ячейки А10 и H3 введем слово " Всего" (строка 10 предназначена для сумм по столбцам, а столбец H предназначен для сумм по строкам).

Получится размеченный, но пока не форматированный и не содержащий числовых данных и формул рабочий лист, изображенный на рис. 8.2.

Рис. 8.2 - Размеченный рабочий лист " Расходы".

Рано или поздно, но в рабочий лист придется ввести реальные числовые данные с клавиатуры. Опыт показывает, что ввод данныхявляется самым узким местом в реальных бухгалтерских приложениях. Даже в нашем простом примере расчеты и получение результатов будут произведены гораздо быстрее, чем ввод исходных данных (что прямо противоположно традиционной ручной бухгалтерии). Наиболее болезненное обстоятельство заключается в том, что при вводе данных с клавиатуры возможны и даже неизбежны ошибки. EXCEL, как и всякая хорошая программа для бухгалтерских приложений, предусматривает различные средства контроля ввода данных, например, можно указать диапазон значений, в котором должно быть заключено число, но это не спасет от ошибочного ввода цифры или, хуже того, даже от ошибки на порядок.

После этого вдохновляющего отступления нужно все-таки ввести данные в рабочий лист, например, такие как на рис. 8.3.

Рис. 8.3 - Исходные данные для рабочего листа " Расходы".

Теперь самое существенное: внесение в рабочий лист расчетных формул. В данном случае формулы очень просты — это суммы значений в нескольких смежных ячейках. Мы хотим просуммировать данные как по строкам, так и по столбцам. EXCEL устроен таким образом, что простые и типичные вещи, как правило, делаются простым и прямолинейным способом. Достаточно сделать следующее:

ö B4: H4 q S

EXCEL автоматическисообразит, что нужно просуммировать данные по строке 4 и записать сумму в ячейку H4 (потому, что она пока пустая!). После этого для заполнения всего столбца H достаточно автозаполнить этот столбец из ячейки H4 (сделать активной эту ячейку и перетащить маркер заполнения в ячейку H9).

Аналогично получим сумму чисел в колонке В:

ö B4: B10 q S

и автозаполнением из ячейки B10 заполним диапазон B10: H10.

Посмотрите, пожалуйста, какие формулыEXCEL автоматически записал в ячейки B10: H10 и H4: H9. Для этого достаточно сделать ячейку активной: в строке формулпоявится формула в активной ячейке (а в самой ячейке по-прежнему будет виден результат вычисления по этой формуле). Для того, чтобы наглядно увидеть схему вычислений, которую в совокупности определяют формулы на рабочем листе, удобно использовать трассировку зависимостей.

ö H10
Ø Сервис Ø Зависимости Ø Влияющие ячейки

При этом из ячеек, непосредственно влияющих на значение выделенной ячейки H10, будут проведены голубые стрелки в эту ячейку. Если же повторить команду

Ø Сервис Ø Зависимости Ø Влияющие ячейки

еще раз, не меняя выделенной ячейки, то появится следующий уровень голубых стрелок: они будут проведены из ячеек, влияющих на ячейки первого уровня, и вы увидите схему зависимостей, представленную на рис. 8.4.

Рис. 8.4 - Трассировка зависимостей для ячейки H10.