Форматирование ячеек. Если вы не только читаете текст и рассматриваете картинки, но и пытаетесь отслеживать наши примеры на компьютере

Если вы не только читаете текст и рассматриваете картинки, но и пытаетесь отслеживать наши примеры на компьютере, то в процессе ввода данных и формул вас могут подстерегать мелкие неприятности с отображением рабочего листа на экране. Сейчас мы разберем по порядку различные проблемы форматирования и в процессе обсуждения отформатируем наш рабочий лист.

1. В ячейках B4: H10 находятся данные, которые представляют собой денежные суммы. Эти данные вводятся как числа (т. е. последовательности цифр), но в таком виде они плохо воспринимаются. Чтобы EXCEL отображал эти данные соответствующим образом (с разделением групп разрядов и обозначением денежной единицы), нужно задать формат ячеек.

ö B4: H10
Ø Формат Ø Ячейки… Число
Числовые форматы ö Денежный
q ОК

2. После ввода данных в ячейки B8 и B9 становятся невидны окончания слов " Командировки" и " Оборудование", а при вводе формул суммирования, особенно если сумма имеет больше разрядов, чем слагаемые, появляются знаки ####### вместо значения суммы, хотя все введено правильно. Это происходит потому, что ячейки имеют неподходящую ширину. Поправить это можно разными способами, например, передвинуть границы столбцов вручную с помощью мыши, зацепив границу столбца в строке заголовков.

3. После подбора ширины столбцов все данные видны, однако может оказаться, что нужные столбцы невидны на экране или, наоборот, справа остается не используемое свободное место. Конечно, в EXCEL есть средство справиться и с этой проблемой:

Ø Вид Ø Масштаб… {Выделены ячейки A3: H10}
¤ по выделению
q ОК

4. Обычно в таблицах заголовки строк и столбцов (в данном случае это ячейки A4: A10 и B3: H3) принято как-нибудь выделять, например, полужирным начертанием.

ö A4: A10
< Ctrl> {выделение нескольких диапазонов}
ö B3: H3
Ø Формат Ø Ячейки… 0 Шрифт
Начертание ö Полужирный
q ОК

5. Может случиться так, что названия столбцов заметно шире данных в них. В таком случае применяется разбивка названия на несколько строк, сокращение слов и другие известные приемы. В EXCEL 97 появилась новая возможность: содержимое ячеек можно наклонить с помощью вкладки Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 8.5):

ö B3: G3
Ø Формат Ø Ячейки… 0 Выравнивание
ò по горизонтали ö по центру
ò по вертикали ö по нижнему краю
Ориентация: = 45 градусов
q ОК

Рис. 8.5-Вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.

6. А теперь форматируем заголовок рабочего листа:

ö A1: H1
Ø Формат Ø Ячейки… Выравнивание
ý объединение ячеек
ò по горизонтали ö по центру выделения

Такого же эффекта можно добиться, если нажать кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование.

Шрифт
Шрифт ö Arial Cyr
Начертание ö Полужирный
Размер ö 12 q ОК

7. Сетка, которая разбивала рабочий листна ячейки, теперь уже не нужна, ее линии только затрудняют восприятие:

Ø Сервис Ø Параметры… Вид
ý (Сбросить) Сетка
q ОК

8. Осталось задать имя рабочему листус помощью следующих команд:

Ø Формат Ø Лист Ø Переименовать
Расходы < Enter> {вводится прямо на ярлычке листа}

На всякий случай полезно сохранитьдостигнутое состояние, прежде чем двигаться дальше:

Ø Файл Ø Сохранить

Вообще рекомендуется выработать привычку нажимать кнопку Сохранить каждый раз перед тем, как вы убираете руки с клавиатуры и откидываетесь на спинку стула, чтобы полюбоваться результатами своей работы на экране.