Принципи побудови робочих таблиць

Наприклад, користувачеві необхідно побудувати засобами Excel таблицю такої структури (рис. 2.15).

Рис. 2.15. Приклад умовної таблиці

Примітка. Перша графа таблиці заповнюється текстовою інформацією, друга і третя графи - числовою. (У сусідні рядки цих граф вводяться однакові числа. Але формат цих чисел різний. Формат - кількість десяткових знаків після коми.) У четвертій графі виконуються обчислення на підставі даних попередніх граф.

2.3.1.2. Виконання цих дій у програмі Excel

Для графи В робочої таблиці (клітинки В2, В3, В4, В5 )

· Виділити діапазон клітинок робочої таблиці В2: В5 (В2 - адреса клітинки, з якої починається діапазон, В5 - адреса клітинки, якою закінчується діапазон і символ: як розділювач адрес початку і кінця діапазону.

· Виконати команду Формат та її опцію Ячейки (Format? Cells). При їх виконанні з`явиться діалогове вікно Форматячеек (FormatCells), у якому для форматування чисел використовується вкладення Число (Number).

· У вікні опції Число десятичных знаков (рис. 2.16) ввести число 0 і клацнути мишкою на кнопці ОК, щоб встановити для раніше виділеного діапазону клітинок (В2, В3, В4, В5) кількість відтворюваних на екрані десяткових знаків такою, що дорівнює нулю.

Рис. 2.16. Діалогове вікно Формат ячеек

Аналогічно для граф робочої таблиці С (клітинки С2, С3, С4, С5 ) і D (клітинки D2, D3, D4, D5 ) встановити потрібні формати.

Примітка. Діалогове вікно Форматячеек (FormatCells) можна викликати одним з трьох способів:

· виконати команду Формат та її опцію Ячейки (Format? Cells);

· клацнути правою кнопкою мишки та з контекстного меню, що з`явилося, вибрати команду Формат ячеек (Format? Cells);

· використати комбінацію клавіш < Ctrl + 1>.

На вкладенні Число (Number) діалогового вікна Форматячеек (FormatCells) передбачено 12 категорій числових форматів. При виборі відповідної категорії з вікна списку права сторона панелі змінюється так, щоб відобразити відповідні опції. Наприклад, на рис. 2.16 подано вигляд діалогового вікна після того, як користувач клацнув мишкою на категорії Числовой (Number).

До категорії Числовой (Number) включено три опції: число відтворюваних на екрані десяткових знаків, використання розділювача тисяч і спосіб відтворення від`ємних чисел. Зверніть увагу на те, що у вікні списку Отрицательные числа (Negative Numbers) подано чотири варіанти відтворення від`ємних чисел (два з них зображені червоним кольором), які змінюються залежно від кількості десяткових знаків і використання символу розділювача тисяч. У верхній частині вкладення буде показано зразок відформатованого числа. Після внесення необхідних змін клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб застосувати вибраний формат відображення чисел до всіх клітинок, які були виділені.

2.3.1.3. Список категорій числових форматів з деякими коментарями

Общий (General). Загальний числовой формат - це формат, взятий за замовчуванням. При його виборі числа відтворюються у вигляді цілих чисел, десяткових дробів або в експоненціальному форматі, якщо число дуже довге і не вміщується в клітинці.

Числовой (Number). Цей формат дає змогу користувачеві вказати кількість десяткових знаків, визначити розділювач груп розрядів і спосіб відтворення від`ємних чисел (зі знаком " мінус", червоним кольором, червоним кольором зі знаком " мінус" або в дужках).

Денежный (Currency). Цей формат дає змогу користувачеві вказати число десяткових знаків, використання знака грошової одиниці і спосіб відображення від`ємних чисел (зі знаком " мінус", червоним кольором, червоним кольором зі знаком " мінус" або в дужках). У цьому форматі завжди використовується розділювач груп розрядів.

Финансовый (Accounting). Цей формат відрізняється від грошового тим, що знаки грошової одиниці завжди вирівняні по вертикалі.

Дата (Date). Ця категорія дає змогу користувачеві вибрати один з 12 форматів відтворення дат.

Время (Time). Ця категорія дає змогу користувачеві вибрати один з 8 форматів відтворення часу.

Процентный (Percentage). Ця категорія дає змогу користувачеві вибрати число десяткових знаків. Символ % відтворюється завжди.

Дробный (Fraction). Ця категорія дає змогу користувачеві вибрати один з 9 дробових форматів відтворення чисел.

Экспоненциальный (Scientific). У цьому форматі число завжди відтворюється з додатковою буквою Е. Користувач може вибрати число десяткових знаків для відтворення.

Текстовой (Text). Застосування текстового формату до числа змушує Excel розглядати це число як текст (навіть якщо воно має вигляд числа). Ця можливість корисна для таких елементів, як номери частин звіту тощо.

Дополнительный (Special). До цієї категорії включено чотири додаткових числових формати (Почтовый индекс (Zip Code), Индекс+4 (Zip Code+4), Номер телефона (Phone Number) і Табельный номер (Social Security Number)).

Все форматы (Custom). Ця категорія дає змогу користувачеві створити особисті числові формати, які не входять ні в які інші категорії.

ІІІ. Введення інформації в робочу таблицю.

ІІІ.1. Введення заголовків у графи робочої таблиці.

ІІІ.1.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку А1.

ІІІ.1.2. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів

Графа 1

ІІІ.1.3. Натискаємо клавішу < Enter>.

Аналогічно для клітинок В1, С1, D1.

Примітка. Після виконання вищевказаних дій інформація в клітинках А1, В1, С1, D1 буде вирівняна по лівому краю клітинки. Щоб відцентрувати інформацію в клітинці або в кількох клітинках (діапазоні клітинок), необхідно:

· виділити клітинку або діапазон клітинок;

· клацнути мишкою на піктограмі на панелі форматування, яка вирівнює інформацію По центру.

ІІІ.2. Введення інформації в клітинки першої графи.

ІІІ.2.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку А2.

ІІІ.2.2. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

Таблиця

ІІІ.2.3. Натискаємо клавішу < Enter>.

Аналогічно для клітинок А3, А4.

Примітка. Після виконання вищевказаних дій інформація в клітинках А2, А3 і А4 буде вирівняна по лівому краю клітинки.

Щоб відцентрувати інформацію в клітинці А3, необхідно:

· виділити клітинку А3;

· клацнути мишкою на піктограмі на панелі форматування, яка вирівнює інформацію По центру.

Щоб вирівняти інформацію в клітинці А4 по правому краю, необхідно:

· виділити клітинку А4;

· клацнути мишкою на піктограмі на панелі форматування, яка вирівнює інформацію По правому краю.

ІІІ.3. Введення інформації у клітинки граф В і С робочої таблиці.

ІІІ.3.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку В2.

ІІІ.3.2. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

ІІІ.3.3. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці В2 з`явиться число 135.

ІІІ.3.4. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку С2.

ІІІ.3.5. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

ІІІ.3.6. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці С2 з`явиться число 135, 00.

ІІІ.3.7. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку В3.

ІІІ.3.8. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

34, 5

ІІІ.3.9. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці В3 з`явиться число 35.

ІІІ.3.10. Курсор робочої таблиці встановлюємо у клітинку С3.

ІІІ.3.11. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

34, 5

ІІІ.3.12. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці С3 з`явиться число 34, 50.

ІІІ.3.13. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку В4.

ІІІ.3.14. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

2, 137

ІІІ.3.15. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці В4 з`явиться число 2.

ІІІ.3.16. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку С4.

ІІІ.3.17. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

2, 137

ІІІ.3.18. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці С4 з`явиться число 2, 14.

Примітка. Важливо розуміти, що застосування числового формату до клітинки робочої таблиці аж ніяк не змінює саме число, яке в цій клітинці розміщене. Форматування змінює тільки зовнішній вигляд відтворюваного числового значення. Наприклад, якщо в клітинку С4 введено число 2, 137, а ця клітинка відформатована на відтворення чисел тільки з двома цифрами після коми, то на екрані буде зображено 2, 14, але в клітинці зберігатиметься дійсне значення цього числа (2, 137). Якщо адреса цієї клітинки буде задіяна у якійсь формулі, то в розрахунках буде брати участь дійсне значення числа, тобто 2, 137.

ІV. Введення у робочу таблицю формул (клітинки D2, D3, D4).

ІV.1. Введення формули у клітинку D2.

ІV.1.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку D2.

ІV.1.2. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=В2+С2

ІV.1.3. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці D2 з`явиться число 270, 000.

ІV.2. Введення формули у клітинку D3.

ІV.2.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку D3.

ІV.2.2. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=C3*B3

ІV.2.3. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці D3 з`явиться число 1190, 250.

ІV.3. Введення формули у клітинку D4.

ІV.3.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку D4.

ІV.3.2. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=В4*100/С4

ІV.2.3 Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці D4 з`явиться число 100, 000.

V. Введення в робочу таблицю формул для підрахунків суми за графами (графа В, С, D).

V.1. Введення формули у клітинку В5.

V.1.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку В5.

V.1.2.

Перший варіант

На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=В2+В3+В4

Другий варіант

На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=СУММ(В2: В4) або =SUM(В2: В4)

V.1.3. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці В5 з`явиться число 172.

V.2. Введення формули в клітинку С5.

V.2.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку С5.

V.2.2.

Перший варіант

На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=С2+С3+С4

Другий варіант

На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=СУММ(С2: С4) або =SUM(C2: C4)

V.2.3. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці С5 з`явиться число 171, 64.

V.3. Введення формули в клітинку D5.

V.3.1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку D5.

V.3.2.

Перший варіант

На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=D2+D3+D4

Другий варіант

На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=СУММ(D2: D4) або =SUM(D2: D4)

V.3.3. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці D5 з`явиться число 1560, 250.

Після цього на екрані дисплея буде така таблиця (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Відтворення робочої таблиці на екрані дисплея

2.3.2. Друкування робочої таблиці

На останньому етапі роботи з таблицею користувач може роздрукувати створений звіт. Для цього достатньо (якщо принтер підімкнений і перебуває в робочому стані) клацнути мишкою на кнопці Печать (Print), розміщеній на стандартній панелі інструментів (на ній зображено принтер). Аркуш робочої таблиці буде роздрукований з використанням стандартних параметрів.

2.3.3. Збереження робочої таблиці на диску

Усе, що користувач робив до цього часу, фіксувалося в пам`яті комп`ютера.

Для збереження робочої книги користувачеві необхідно виконати такі дії.

· Клацнути мишкою на кнопці Сохранить (Save), розміщеній на стандартній панелі інструментів, де зображена тридюймова дискета. Excel відкриє діалогове вікно Сохранениедокумента (SaveAS) (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Діалогове вікно Сохранение документа

· В поле Имяфайла (Filename) необхідно ввести ім`я, з яким користувач хоче зберегти на диску робочу таблицю (наприклад, proba1).

· Натиснути клавішу < Enter>.

Excel збереже робочу книгу у файлі з іменем proba1. Робоча книга залишиться відкритою, тому користувач може продовжити роботу з нею.

Примітка. В Excel 5 ім`я робочої книги не може перевищувати восьми символів. В Excel для Windows 95 для імені файла можна використовувати до 255 символів, включаючи пробіли.

2.3.4. Завантаження робочої таблиці з диска

Для завантаження робочої книги користувачеві необхідно виконати такі дії.

· Клацнути мишкою на кнопці Открыть (Open), розміщеній на стандартній панелі інструментів, на ній зображена відкрита папка. Excel відкриє діалогове вікно Открытиедокумента (Open) (рис. 2.19).

· У списку імен файлів необхідно знайти ім`я, з яким користувач раніше зберіг на диску робочу таблицю (наприклад, proba1).

· Натиснути клавішу < Enter>.

Рис. 2.19. Діалогове вікно Открытие документа

2.3.5. Копіювання обчислювальних формул за графою або рядком

Практично завжди розрахунки, які необхідно виконати в графах робочих таблиць, мають один алгоритм обчислень, а відмінності полягають у тому, що як операнди в кожній формулі використовуються адреси інших клітинок.

Наприклад, необхідно обчислити суми, які мають одержати робітники підприємства. Для розрахунків є такі дані

Алгоритм обчислення суми до видачі за кожним рядком цієї таблиці однаковий, тобто:

" Сума до видачі" = " Заробіток" - " Вирахування"

Але дуже незручно записувати однакові формули 150 разів, тобто для кожного рядка робочої таблиці.

Тому в програмі Excel передбачена можливість копіювання формул за графами або рядками. При копіюванні за графами програма автоматично змінює у формулах номери рядків, а при копіюванні за рядками - імена граф.

Проектуємо розміщення граф і рядків нашої таблиці у графах і рядках робочої таблиці програми Excel.

Графа А робочої таблиці => № п/п;

Графа В робочої таблиці => Прізвище;

Графа С робочої таблиці => Заробіток;

Графа D робочої таблиці => Вирахування;

Графа Е робочої таблиці => Сума до видачі.

Рядок 1 робочої таблиці? займає " шапка" таблиці;

Рядки: 2 - 151 робочої таблиці? займає інформація таблиці.

Згідно із зазначеним вище розподілом граф і рядків робочої таблиці перша формула для розрахунків повинна бути в клітинці Е2, а решта формул - у цій самій графі в наступних рядках.

Введення формули в клітинку Е2.

1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку Е2.

2. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів:

=С2-D2

3. Натискаємо клавішу < Enter>.

У клітинці E2 з`явиться число 170, 80.

4. На наступному етапі необхідно скопіювати цю формулу так, щоб процес копіювання закінчився в клітинці Е151.

Для цього потрібно виконати такі дії.

· Встановити курсор робочої таблиці в клітинку Е2.

· Виконати команду Правка та її опцію Копировать (Edit => Copy).

· Виділити діапазон клітинок, у які необхідно скопіювати формулу:

· встановити курсор у клітинку Е3;

· натиснути ліву кнопку мишки і, не відпускаючи її, протягнути курсор до клітинки з адресою Е151.

· Виконати команду Правка та її опцію Вставить (Edit? Paste).

Зауваження. Якщо діапазон клітинок, у які необхідно скопіювати формули, дуже довгий, то копіювання можна виконувати, розділивши його на піддіапазони клітинок. Тобто наприклад, у пункті 3 вищезазначеного алгоритму слід виділяти спочатку клітинки з Е2 до Е30 і виконати пункт 4 алгоритму. Потім виділити клітинки Е31 - Е50 і знову виконати пункт 4 алгоритму тощо.

Після виконання цих дій формула з клітинки Е2 скопіюється в решту клітинок вказаного діапазону з одночасним автоматичним змінюванням адрес клітинок, що беруть участь у розрахунках по кожному рядку. Тобто у клітинці Е3 буде записана формула = С3-D3 тощо.

На завершення копіювання формул у кожній клітинці з`явиться результат обчислень.

2.3.6. Робота з рядками і графами

2.3.6.1. Вставляння рядків і граф у робочу таблицю

Кількість рядків і граф у робочій таблиці фіксована, але користувач може вставляти або видаляти рядки і графи. Наприклад, вставляння нового рядка в рядки робочої таблиці призведе до зміщення решти рядків униз.

Для вставляння нового рядка (рядків) користувач може скористатися одним з таких методів:

· Виділити рядок або кілька рядків (клацнувши і перетягнувши курсор мишки по номерах рядків на бордюрі), які розміщені на межі робочої таблиці. Виконати команду Вставка та її опцію Строки (Insert? Rows).

· Виділити рядок або кілька рядків (клацнувши і перетягнувши курсор мишки по номерах рядків на бордюрі), які розміщені на межі робочої таблиці. Клацніть правою кнопкою мишки і з контекстного меню, що з`явилося, виберіть команду Добавить (Insert).

· Зафіксувати табличний курсор на будь-якій клітинці рядка, перед яким необхідно вставити новий рядок, і виконати команду Вставка та її опцію Строки (Insert? Rows). Якщо користувач виділить кілька клітинок у графі, то Excel вставить додаткові рядки, кількість яких відповідає кількості виділених клітинок.

Дії щодо вставляння нової графи або кількох граф у робочу таблицю виконуються аналогічно, але використовується команда Вставка та її опція Столбец (Insert? Сolumn).

2.3.6.2. Видалення рядків і граф з робочої таблиці

Для видалення рядка або кількох рядків можна скористатися одним з таких методів:

· Виділити рядок або кілька рядків (клацнувши і перетягнувши курсор мишки по номерах рядків на бордюрі), які розміщені на межі робочої таблиці. Виконати команду Правка та її опцію Удалить (Edit? Delete).

· Виділити рядок або кілька рядків (клацнувши і перетягнувши курсор мишки по номерах рядків на бордюрі), які розміщені на межі робочої таблиці. Клацніть правою кнопкою мишки і з контекстного меню, що з`явилося, виберіть команду Удалить (Delete).

· Зафіксувати табличний курсор на будь-якій клітинці рядка, який необхідно видалити, і виконати команду Правка та її опцію Удалить (Edit? Delete). У діалоговому вікні, що з`явилося, вибрати опцію Строка (Entrive Row). Якщо користувач виділить кілька клітинок у графі, то Excel видалить усі виділені рядки.

Дії щодо видалення графи або кількох граф робочої таблиці виконуються аналогічно, але використовується команда Правка та її опції Удалить? Столбец (Edit? Delete? Сolumn).

Примітка. Якщо користувач побачить, що випадково видалив рядок або графу, то для відміни цієї дії необхідно натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + Z> або виконати команду Правка та її опцію Отменить (Edit? Undo).

2.3.6.3. Зміна ширини граф

Ширина графи вимірюється числом символів, які вміщуються по всій ширині клітинки. За замовчуванням ширина графи дорівнює 8, 43 символи. Але це значення не є абсолютом, оскільки в більшості шрифтів ширина окремого символа варіюється - буква І значно вужча, ніж буква W.

Є кілька способів змінити ширину однієї або кількох граф.

Перед тим, як це зробити, виділить кілька граф, щоб вони мали однакову ширину. Для цього клацніть мишкою і перетягніть курсор мишки по заголовках граф. Є й інший спосіб: клацніть мишкою на заголовках необхідних граф, утримуючи при цьому клавішу < Ctrl>. Якщо користувач хоче виділити всі графи, то необхідно клацнути мишкою на кнопці Выделить все (Select All), розміщеній у верхньому лівому кутку бордюра робочої таблиці, або використати комбінацію клавіш < Ctrl + Shift + пробел>.

Після виділення необхідних граф для зміни їх ширини можете виконати одну з таких дій:

· Перетягувати мишкою праву межу графи доти, поки графа не стане потрібної ширини (необхідно, щоб крусор мишки при цьому розміщувався в рядку бордюра, де позначені імена граф).

· Виконати команду Формат та її опції Столбец? Ширина (Format? Column? Width) і ввести потрібне значення в діалогове вікно Ширинастолбца (ColumnWidth).

· Виконати команду Формат та її опції Столбец? Автоподбор ширины (Format? Column? Autofit Selection). Ця дія настроює ширину виділеної графи так, щоб вона відповідала довжині найдовшого рядка даних.

· Двічі клацнути мишкою на правій межі графи, щоб автоматично встановити ширину графи відповідно до найдовшого введеного рядка даних.

Примітка. Для зміни заданої за замовчуванням ширини всіх граф виконайте команду Формат та її опції Столбец => Стандартная ширина (Format? Column? Standard Width). На екрані з`явиться діалогове вікно, в яке необхідно ввести нове значення стандартної ширини графи. Всі графи, ширина яких перед цим не була змінена вручну, набудуть нових значень.

2.3.6.4. Зміна висоти рядків

Висота рядка вимірюється в пунктах (стандартна одиниця виміру, що використовується у видавничій справі). Висота рядка, яка задається за замовчуванням, залежить від шрифта, який використовується в стилі Обычный (Normal). Excel автоматично настроює висоту рядка так, щоб вона могла вмістити найбільший шрифт у рядку. Тому, якщо користувач змінює розмір шрифта в клітинці, припустимо, до 20 пунктів, Excel зробить рядок вище таким чином, щоб увесь текст можна було побачити.

Користувач може встановити висоту рядка самостійно, використовуючи один з кількох методів, що наведені нижче (як і у випадку з графами користувач може виділити відразу кілька рядків). Для цього:

· Перетягуйте мишкою нижню межу рядка доти, поки рядок не стане потрібної висоти (необхідно, щоб крусор мишки при цьому розміщувався у рядку бордюра, де позначені номери рядків).

· Виконуйте команду Формат та її опції Строка? Высота (Format? Row? Heigth) і введіть потрібне значення (в пунктах) у діалогове вікно Высотастроки (RowHeigth).

· Виконуйте команду Формат та її опції Строка? Автоподбор высоты (Format? Row? Autofit).

· Двічі клацніть мишкою на правій межі рядка, щоб автоматично встановити висоту рядка відповідно до найбільшого шрифта, розміщеного в цьому рядку.

Зміна висоти рядка може знадобитися для створення інтервалів між рядками, причому цей спосіб більш зручний, ніж вставляння пустих рядків.

2.3.6.5. Приховування рядків і граф

Excel дає змогу приховувати рядки і графи. Це може знадобитися в тих випадках, коли користувач не бажає, щоб всі бачили якусь інформацію. Для приховування рядка або рядків необхідно виділити їх і виконати команду Формат та її опції Строка? Скрыть (Format? Row? Hide), а для того, щоб приховати графу або графи, потрібно виділити їх і виконати команду Формат та її опції Столбец? Скрыть (Format? Сolumn? Hide).

Повернення на екран прихованого рядка або графи може вимагати від користувача деякої спритності, оскільки дуже важко виділити приховані рядок або графу. Вийти з цього становища можна, виділивши спочатку рядки або графи, які оточують прихований рядок або графу (виділити по одному рядку або графі з кожного боку). Після цього слід виконати команду Формат та її опції Строка? Показать (Format? Row? Unhide) або Формат та її опції Столбец? Показать (Format? Сolumn? Unhide).

Інший метод полягає у використанні команди Правка та її опції Перейти (Edit? Go To) або її еквівалента - клавіші < F5> для активізації клітинки у прихованому рядку або графі. Наприклад, якщо графа А прихована, то користувач може натиснути клавішу < F5> і вказати адресу клітинки А1 (або будь-якої іншої клітинки в графі А). В результаті виконання цієї дії табличний курсор переміститься у приховану графу. Потім можна виконати відповідні команди відміни приховування графи.

Сортування даних у робочих таблицях

Excel дає змогу сортувати як числові, так і нечислові дані робочої таблиці. Сортування може відбуватися за двома напрямками:

· за збільшенням значення ключової ознаки;

· за зменшенням значення ключової ознаки.

2.3.7.1. Сортування даних по одній графі

Наприклад, необхідно впорядкувати список студентів за алфавітом.

Для швидкого сортування списку за збільшенням значення ключової ознаки необхідно встановити табличний курсор у клітинку, з якої список починається (в нашому випадку А1, рис. 2.20), потім клацнути мишкою на кнопці сортування По возрастанию (Sort Ascending), розміщеній на стандартній панелі інструментів. Кнопка сортування По убыванию (Sort Descending) працює так само, але список сортується за зменшенням значення ключової ознаки. В обох випадках Excel визначає розмір списку і сортує всі рядки в ньому.

Рис. 2.20. Невпорядкований список у робочій таблиці Excel

Примітка. Будьте уважні під час сортування списку з формулами. Якщо у формулах використовується значення клітинок, розміщених у інших рядках списку, то після сортування ці формули будуть неправильні. Якщо формули в списку пов`язані з клітинками поза списком, переконайтеся, що були вказані абсолютні адреси цих клітинок.

Після сортування список матиме такий вигляд (рис. 2.21).

Рис. 2.21. Впорядкований список в робочій таблиці Excel