Информационная система управления организацией

Эффективность управления предприятием/организацией напрямую зависит от качества и быстроты предоставления информации, располагая которой руководитель принимает решение. Цикл управления предприятием состоит из нескольких этапов: постановка целей, планирование, исполнение, контроль, анализ, формирование управленческого воздействия.

Схема цикла управления предприятием (организацией).

Каждый этап управления должен быть обеспечен необходимым и достаточным объёмом информации. Управление как таковое, а тем более эффективное, в условиях информационного вакуума просто не существует.

Все организации действуют в конкурентной и иногда враждебной среде, в среде, которая требует хорошей осведомленности менеджеров. В связи с этим целесообразно создать на предприятии систему информационного обеспечения и поддержки управления. Информационная система управления должна объединить в себе все три уровня управления процессами, происходящими на предприятии или в организации: управление бизнес процессами, управление технологическим процессом производства продукции или оказания услуг, управление персоналом. Такая система включает в себя внешние и внутренние источники информации, систему делопроизводства, деловую переписку, методы сбора, переработки, анализа, использования, распространения и хранения информации, обеспечение прямых и обратных связей в циркуляции информации. Информация должна быть достаточно обширной, как можно более полной и разнообразной, создавать общее объективное представление об объектах управления, субъектах управления, о внутренней и внешней среде предприятия. Система информационного обеспечения управления должна учитывать специфику региона - отраслевую структуру производства, приоритетные направления развития экономики, наличие ресурсов, демографические и миграционные особенности региона, конкурентную среду. При этом значительную роль играет упорядочение и оптимизация информационных потоков в сфере управления, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, что является необходимым условием эффективного, качественного управления организацией. Эффективность управления, включая управление персоналом, определяется степенью разработанности нормативно-методической базы использования информации и уровнем профессиональной квалификации работников.

Источники управленческой информации не обязательно официальные. Роль управленческой информации заключается в формировании представления о ситуации в целом: внутреннее состояние и устойчивость положения на внешнем рынке товаров и услуг. Для менеджера компании важна любая информация, независимо от того является ли она объектом учёта и поддаётся ли она количественной оценке. Например, слух о том, что крупный заказчик не удовлетворен качеством продукции предприятия и готов искать другого поставщика является важной информацией и приводит к активным действиям по проверке всего цикла производства продукции или оказания услуг.

Учёт экономической конъюнктуры и объёмы современных потоков информации приводят к необходимости использовать в управлении современные информационные технологии. Понятие " информационные технологии" можно определить как совокуп­ность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнородных задач. Информационные технологии управления - это методы и способы взаи­модействия управляющей и управляемой подсистем производст­ва на основе использования современного инструментария. Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле существования организации состоит из:

ü парка компьютерной техники,

ü системы коммуникаций и вычислительных систем,

ü банка данных и знаний,

ü программно-информационного обеспечения,

ü экономико-математических методов и моделей,

ü экспертных систем.

Хорошо продуманная информационная система превращает собранные данные в ценную информацию для ЛПР (лицо принимающее решение). Ценность информации - это выгода, даваемая информацией за вычетом стоимости ее получения. Основные выгоды от информации - уменьшение неопределенности, принятие качественных решений, улучшение способности планировать деятельность. Издержки - время и ресурсы, затраченные на сбор данных и их обработку, хранение и предоставление информации. К сожалению, определить ценность информации не так просто. Во-первых, издержки, а особенно выгоду от информации трудно выразить количественно. Во-вторых, трудно определить ценность информации до того, как она будет получена и использована. Тем не менее, ожидаемая ценность информации должна быть вычислена хотя бы приблизительно, насколько это возможно, чтобы издержки, связанные с информацией не превышали преимущества от ее использования.

Примечание:

1. в процессе реального прохождения практики необходимо определить существует ли в организации информационная система управления и функциональна ли она? Возможно, в организации производиться лишь сбор данных по тому или иному вопросу в режиме авральной необходимости решения возникшей проблемы. С целью определения наличия информационной системы управления, следует выяснить, существуют ли в организации:

бухгалтерские ИС,

административные ИС (management information system - MIS), целью этих систем является сбор и обработка всех данных, необходимых для планирования, обслуживания, проверки, оценки и управления деятельностью организации.

информационные системы руководителей (ИСР, или executive information system - EIS), были разработаны, чтобы обеспечить руководителей и менеджеров простым и понятным доступом к информации, нужной им для выработки стратегических планов, следить за деловой и экономической активностью, выделять проблемы и возможности и принимать решения. ИСР принимают данные из многих источников, объединяют, собирают воедино и суммируют их и делают доступными в удобном диалоговом формате.

системы автоматизированного проектирования (САПР, или CAD/CAE - computer assisted design/engeneering), на предприятиях используются для разработки новых видов продукции. Они позволяют ускорить выход в свет новых товаров и уменьшить производство опытных образцов, т. к. некоторые виды испытаний могут производиться на моделях, а не на реальных изделиях.

обобщённая база данных - направление в ИС, реализующее идею складов данных (data warehouses). По сути, склад данных - это огромная база данных, хранящая всю информацию, касающуюся деятельности компании. Все прикладные программы компании могут обращаться к ней с различными запросами. Основная проблема, связанная с таким подходом - поиск и предоставление информации в огромных массивах данных. Поэтому данные обобщаются заранее и в таком виде хранятся для дальнейшего использования. Большая часть запросов производится именно к обобщенным данным, хотя по-прежнему доступны и данные в их первоначальном виде.

автоматизированные системы управления производством (АСУП, или CAM - computer assisted manufacturing) представляют из себя комплекс аппаратных и программных средств, участвующих в производстве. К ним относятся быстро перенастраиваемые на новый вид продукции станки с числовым программным управлением, работающие без участия человека робототехнические комплексы, системы, регулирующие процессы в реакторах химических предприятий и управляющие промышленными установками в пищевой промышленности.

системы поддержки решений (СПР, или decision support systems - DSS). СПР были разработаны, чтобы помочь пользователям принимать решения в неструктурированных условиях, при наличии высокой степени неопределенности и отсутствии четких отчетных данных. Они позволяют пользователю изучать альтернативы, задавать вопросы типа " что будет, если", оперировать изменяющимися условиями и принимать решения в непредвиденных ситуациях. Кроме базы данных, такие системы содержат базу моделей и имеют диалоговые средства, позволяющие применять эти модели, как бы " проигрывая" имеющиеся данные на модели с целью узнать, какие последствия вызовет то или иное решение.

экспертные системы (ЭС, или expert system - ES) содержат знания и опыт одного или более специалистов в определенной предметной области. Благодаря чему, другие могут использовать знания, загруженные в систему, чтобы решать проблемы и принимать решения. Экспертная система направляет процесс поиска решения, выдает обоснованные решения и гарантирует применение существенных для предметной области критериев качества решения. ЭС, кроме базы данных, содержит базу знаний (фактов и правил логического вывода), которая моделирует познания эксперта в какой-то предметной области.

системы конечного пользователя (СКП, или end user system - EUS) разрабатываются пользователями, чтобы удовлетворить свои собственные нужды в поиске информации, личной производительности и разработке приложений. Они обычно состоят из компьютерной рабочей станции на базе микро-ЭВМ и набора инструментальных средств типа СПР

2. проанализировать каким образом влияет наличие (или отсутствие) информационной системы поддержки управления на качество принимаемых управленческих решений