Создание схемы данных. Для создания схемы данных можно воспользоваться пунктом меню Сервис/Схема данных или соответствующей кнопкой на панели инструментов

Для создания схемы данных можно воспользоваться пунктом меню Сервис/Схема данных или соответствующей кнопкой на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне надо выбрать таблицы, включаемые в схему. После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей.

При выборе ключевого поля Код должности в таблице Служебные сведенияи, не отпуская кнопки мыши, необходимо переместить его на поле Код должноститаблицы Должности. На экране появится диалоговое окно Связи. Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок Обеспечение целостности данных. В нижней части окна выводится тип связи Один-ко-многим. Нажимаем кнопку Создать. Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей (на рисунке 2.4 показан вид схемы данных после установления требуемых связей).

Рис.2.4. Схема данных.

2.3. Создание запросов

В Microsoft Access после создания таблиц и организации связей между ними создаются запросы.

Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. В этом случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные и заполнить бланк запроса.

С помощью запросов можно сделать выборку полей и записей, выполнить поиск нужных данных, задав условие отбора, применить формулы для расчёта, суммировать данные по полям, выполнять группировку данных, использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов и других запросов. В данном случае для удобства работы с базой данных созданы четыре запроса, позволяющие вести поиск по аннотации, поиск по покупателям, где дается информация о клиенте, покупке, дате приобретения, цене и количестве. Также имеются еще два запроса позволяющие осуществить поиск по производящей стране и цене, которая интересует покупателя, от минимальной до максимальной суммы. Все запросы параметрические, т.е. информация для поиска вводится в окно параметра.

Бланк запроса по образцу состоит из двух панелей: верхней (в ней отображаются таблицы) и нижней.

Строки нижней панели поля определяют структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы. Вы видите следующие строки: Поле, Имя таблицы, Сортировка, Вывод на экран, Условие отбора. (Рис 2.5)

Запрос можно выполнить по просьбе работодателя, чтобы увидеть подробную и необходимую информацию о клиенту, который сделал заказ.

Рис.2.5. Создание запроса «По клиенту». Запрос в режиме Конструктора.

После добавления таблицы необходимо выбрать поля, по которым делается запрос, и задать необходимые условия отбора.

По каждому полю можно задать свое условие отбора. Условие можно задавать в одном или нескольких полях. Условия отбора вводятся как выражения. Они могут содержать операторы сравнения, арифметические операторы, ссылки на поля, символы шаблона (?, *) и т.д. Выражения можно ввести вручную или с помощью Построителя выражений.

Для создания запросов, когда требуется посмотреть данные для определения клиента в столбце «Фамилия клиента» можно задать условие для ввода фамилии клиента в квадратных скобках «Like [Введите первую букву фамилии клиента] & " *".» В этом случае при открытии запроса программа попросит ввести первую букву фамилии клиента (Рис. 2.6.).

Рис. 2.6. Окно ввода параметра запроса Поиск по фамилии клиента.

В данной БД используется запрос «по дате». Этот запрос создается с целью, чтобы можно было посмотреть данные о покупке товара, которые нам нужны. В столбце «Дата покупки» необходимо ввести: Between [введите начальную дату] And [Введите конечную дату]. В этом случае при открытии запроса программа попросит ввести начальную дату и конечную. (Рис.2.7).

Рис.2.7. Создание запроса по дате.

Следующий запрос создавался по поиску количества товара, которое купили в данной компании. Например, он дает возможность работодателю просмотреть количество товара, которое было куплено. В столбце «На складе» необходимо ввести «> =[Введите минимальное количество товара].»

При открытии запроса появляется окно, в которое требуется ввести фамилию сотрудника (рисунок 2.8).

Рис. 2.8. Окно ввода параметра запроса по минимальному количеству товара.

Рис. 2.9. Создание запроса по количеству на складе. Запрос в режиме Конструктора.