Тема 1. Теоретические основы Microsoft Office Excel.

ПРЕДИСЛОВИЕ

Практически каждый медицинский работник встречается с необходимостью подготовки тех или иных текстовых документов. Разумеется, их можно подготовить и от руки. Однако с появлением компьютеров готовить документы стало значительно проще и удобнее. Принципиальное отличие текстового редактирования на компьютере от традиционных технологий состоит в том, что технически не представляет труда устранить ошибку в тексте немедленно или вернуться к исправлению спустя некоторое время. Это создает большое психологическое преимущество пользователю, избавляя его от опасений допустить ошибки, исправление которых при старых технологиях требует определенных усилий. Когда необходимо получить так называемую «твердую копию» (распечатку), то файл может быть выведен на принтер сразу или в любой момент впоследствии.

Определений информации в настоящее время существует множество. Ноберт Винер определял информацию следующим образом: «Информация есть информация, а не материя или энергия». Клод Шеннон считал, что информация – это мера снижения неопределенности системы. Советский математик Колмогоров А.Н. предложил алгоритмический подход, позволяющий оценить информацию по сложности алгоритма, необходимого для ее обработки. С позиции материалистической философии информация есть отражением реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение – это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т.п. Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают степень неопределенности и неполноты имеющихся о них знаний.[1]

Информация — это полученные в ходе переработки данных сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии.

Наиболее важными свойствами информации являются:

1. Объективность;

2. Полнота;

3. Своевременность, поступление не позже заранее назначенного момента времени, согласованного со временем решения поставленной задачи;

4. Точность, степень близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления;

5. Достоверность, отражение реально существующие объекты с необходимой точностью;

6. Адекватность, соответствие образа (информационной модели) реальному объекту, процессу или явлению;

7. Доступность, понятность;

8. Актуальность;

9. Репрезентативность, правильность отбора и формирования для адекватного отражения свойств объекта;

10. Устойчивость, отражает способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности.

Информационный процесс — процесс получения, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и использования информации.[2]

В русском языке термин «информатика» стал употребляться примерно с середины 1960-х гг., это было связано с научно-технической информацией, библиотековедением и методами поиска информации в массивах документов. В Большой Советской Энциклопедии информатика рассматривалась как «дисциплина, изучающая структуру и общие свойства научной информации, а также закономерности ее создания, преобразования, передачи и использования в различных сферах человеческой деятельности». Начиная со второй половины 1970-х гг. в отечественной литературе стало широко закрепляться другое толкование термина «информатика». Ершов А.П.считал, что этот термин вводится в русский язык «...как название фундаментальной естественной науки, изучающей процессы передачи и обработки информации». Ершов А.П. также отмечал что, «Сознавая некоторую относительность деления наук на естественные и общественные, мы все же относим информатику к естественно-научным дисциплинам в соответствии с принципом вторичности сознания и его атрибутов и с представлением о единстве законов обработки информации в искусственных, биологических и общественных системах. Отнесение информатики к фундаментальным наукам отражает общенаучный характер понятия информации и процессов ее обработки. Информатика как самостоятельная наука вступает в свои права тогда, когда для изучаемого фрагмента мира построена так называемая информационная модель. И хотя общие методологические принципы построения информационных моделей могут быть предметом информатики, само построение и обоснование информационной модели является задачей частной науки. Понятия информационной и математической моделей очень близки друг к другу, поскольку и та и другая являются знаковыми системами. Информационная модель – это то сопряжение, через которое информатика вступает в отношение с частными науками, не сливаясь с ними, и в то же время, не вбирая их в себя».[3]

Лаптев В.В. и Швецкий М.В. дают следующее определение: «Информатика – это фундаментальная естественная наука, предметом которой являются алгоритмы и структуры данных (информационные модели), представляющие собой формализованное описание процессов накопления, передачи и обработки информации (информационных процессов).[4]

По Колину К.К. «Информатика – наука о закономерностях и формах движения информации в природе и обществе; комплексное научное направление, имеющее междисциплинарный характер». «Информатика – одна из фундаментальных областей научного знания, изучающая информационные процессы, методы и средства получения, преобразования, передачи, хранения и использования информации, стремительно развивающаяся и постоянно расширяющаяся область практической деятельности человека, связанная с использованием информационных технологий».[5]

В учебнике Макаровой Н.В. приводится следующее определение: «Информатика – это область человеческой деятельности, связанная с процессами преобразования информации с помощью компьютеров и их взаимодействием со средой применения».[6]

Тема 1. Теоретические основы Microsoft Office Excel.

Табличный процессор Excel представляет собой прикладное программное обеспечение, предназначенное для работы с электронными таблицами и обработки данных, включающее:

· выполнение различных вычислений с использованием функций и формул;

· исследование влияния различных факторов на данные;

· решение задач оптимизации;

· получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

· упорядочивание данных;

· графическое представление данных (построение графиков и диаграмм);

· статистический анализ данных.

Рабочее пространство MS Excel 2010 включает в себя Ленту (1) с вкладками (Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид), Панель быстрого доступа (2), Строку формул (3) и Рабочую книгу (4). Вкладку Файл называют Представление Backstage, в ней можно открывать, сохранять, выводить на печать файлы Excel и управлять ими. Для выхода из Представления Backstage необходимо открыть любую вкладку на Ленте.

Следует отметить Группы на Ленте (5) – набор родственных команд, и кнопки запуска диалоговых окон (6) – дополнительные параметры для этой группы.

При нажатии кнопки (7) Лента скрывается и освобождается место на экране монитора, можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL+F1. Повторное нажатие опять отобразит Ленту.

Задачи и команды:

Для того, чтобы изменить начальные установки программы, такие как количество пустых листов, создаваемых в новой книге, шрифт и его размер по умолчанию, необходимо открыть вкладку Файл и выбрать команду Параметры Excel (Общие). Рабочая книга в MS Excel позволяет сохранить разнообразную взаимосвязанную информацию в одном файле на нескольких листах. Для сохранения файла необходимо перейти на вкладку Файл (Excel 2010) и выбрать необходимый формат сохранения документа, задать имя и указать путь.

При добавлении/исключении команд на Панель быстрого доступа нужно выделить команду с помощью курсораи нажать правую клавишу мыши, в появившемся контекстном меню выбрать Добавить … или Удалить …

Набор команд на Ленте настраивается в открытом диалоговом окне Файл → Параметры Excel → Настройка Ленты. Команды добавляются в любую группу, для этого щелкните по выбранной группе на Ленте правой клавишей мыши и выберите команду Настройка Ленты.

Рабочий лист MS Excel представляет собой таблицу и состоит из столбцов и строк.

Столбцы располагаются вертикально, каждый столбец имеет заголовок с уникальной буквой латинского алфавита.

Строки располагаются горизонтально, заголовок строки состоят из уникальной цифры.

Ячейка – пересечение столбца и строки (A1, B4….). После выделения ячейка становится активной, и ее ссылочный адрес отображается в строке формул слева. Можно выделить группу ячеек или область (диапазон ячеек). Для этого, не отпуская левой клавиши мыши, необходимо перетащить мышь до следующей ячейки (например, выделяем А4 и протягиваем до Е8, выделилось 25 ячеек). Теперь можно нажать клавишу CTRL, отпустить левую клавишу мыши, выделить другую ячейку, например В11, а затем перетащить мышь до ячейки D1. Будут выделены две прямоугольные области ячеек.

В ячейку можно вводить информацию в различных форматах (выделить ячейку, нажать правую клавишу мыши, Формат ячеек, выбираем формат вводимой информации) и формулы. При вводе числовой информации происходит автоматическое выравнивание по правому краю. Ввод формулы начинается со знака «=». Формула вводится самостоятельно в строке формул или используется Мастер функций f_x. Для ввода даты, дней недели, месяцев и т.д. используется функция Автозаполнение. Необходимо ввести информацию в две соседние ячейки (например, А2 – 9.30, А3 – 10.15), выделить ячейки, а затем поместить указатель мыши на нижний правый угол второй ячейки (А3). Указатель примет вид небольшого черного знака «+». Теперь нажмите и, удерживая левую клавишу мыши, перетащите указатель до необходимой ячейки, отпустите кнопку мыши.

В Excel различают три вида адресации:

· относительная, относительные ссылки

· абсолютная, абсолютные ссылки

· смешанная, смешанные ссылки

Относительная ссылка – это изменяющийся адрес ячейки при копировании и перемещении формулы, например А3, В5, С11.

Абсолютная ссылка всегда указывает на фиксированный адрес ячейки и не изменяется при переносе или копировании формулы, в название столбца и стоки добавляется знак «$», например $A$3, $D$8.

Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Например, абсолютная ссылка столбцов – $A1, $B1 и т. д., абсолютная ссылка строки – A$1, B$1 и т.д. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.

Если Рабочая книга содержит несколько Листов, то им можно дать информативные имена (переименовать) нажав правую клавишу мыши и выбрать Переименование.

Для объединения ячеек используется вкладка Главная/Выравнивание/Объединить и поместить в центре.

Для профессионального оформления документов используется форматирование ячеек, создание рамок, штриховка и цвет.

При наборе текста из нескольких строк в одной ячейке используется при переходе к следующей строке сочетание клавиш Alt+Enter.

Данные из электронных таблиц можно импортировать в СУБД MS Access.