Тема 1.3Ведение журналов хозяйственных операций и документов

Добавление и редактирование операций, проводок и документов. Особенности учета отдельных видов хозяйственных операций в системе автоматизации. Поиск и фильтрация информации в системе.

Методические указания.

Работа в режиме Журнального ордера.

Для данного вида анализа информации характерно:

- отобранные из Журнала операций по заданным признакам операции отражаются в отдельном документе - Журнальном ордере,

- признаки отбора операций задаются самим бухгалтером в виде запроса в специальном Списке Журнальных ордеров,

- в Журнальный ордер включаются только те операции, которые входят в установленный временной интервал для Журнала операций,

- порядок расположения операций в Журнальном ордере зависит от того, как предварительно были упорядочены операции в Журнале операций (по датам, по счетам дебета/кредита, по суммам, по содержанию операции),

- при формировании Журнальных ордеров никаких итоговых показателей не получают, кроме общей суммы по всем отобранным операциям

Для формирования Журнального ордера необходимо, находясь в Журнале операций, нажать клавишу F8. При обращении к этому режиму появляется Список Журнальных ордеров. Бухгалтеру предлагается либо выбрать из Списка один из имеющихся в нем Журнальных ордеров, либо сформировать строку с описанием новой формы журнального ордера. Описание Журнального ордера включает.

- наименование Журнального ордера;

- описание состава этого документа

Описание состава Журнального ордера отражает признаки, по которым производится отбор проводок из Журнала операций. Отобранные проводки включаются в Журнальный ордер.

В составе можно указать одну или несколько корреспонденций счетов, разделенных знаком "; ". Операции с перечисленными корреспонденциями счетов будут отобраны из Журнала операций в Журнал ордер.

В заданной корреспонденции возможны:

- ссылка на один счет, и тогда все операции с данным счетом попадут в Журнальный ордер;

- номера дебетуемого и кредитуемого счетов, разделенные запятой, тогда все операции с указанной корреспонденцией счетов будут отобраны в Журнальный ордер;

- указание вместо дебетового или кредитового счета в корреспонденции символа " *". Это означает наличие любого счета в данной части проводки. Тогда все операции с дебетом/кредитом указанного счёта в другой части проводки будут включены в Журнальный ордер.

В описание признаков отбора операций можно включить строку символов, отражающую, например, наименование материала, наименование поставщика, покупателя, фамилию подотчетного лица, сумму и т. д. В этом случае в Журнальный ордер будут отобраны операции, у которых указанная строка символов будет входить в графу " содержание операции", в сумму, в наименование или цену субконто. Строки заключаются в кавычки (" "), разделяются знаком "; ". Строка может быть записана либо строчными, либо прописными буквами.

Описание признаков отбора может включать одновременно и несколько корреспонденции счетов и строк символов.

Следует помнить, что при задании нескольких однотипных признаков, например только корреспонденции счетов, при отборе работает функция " ИЛИ". Это означает, что в Журнальный ордер будут отобраны операции, содержащие хотя бы один из заданных в описании признаков. Если в одном запросе через точку с запятой указаны два признака разного типа (например, корреспонденция счетов и строка), то при отборе работает функция " И". В результате в Журнальный ордер будут отобраны записи, содержащие два названных признака. Режим формирования Журнальных ордеров - инструмент, позволяющий бухгалтеру проводить анализ Журнала операций в необходимых разрезах.

Формы стандартных отчетов.

Данный уровень получения информации из Журнала операций связан с формированием выходных регистров синтетического и аналитического учета.

Выходные регистры содержат итоговые показатели. В связи с этим формирование их осуществляется в два этапа:

- расчет итогов;

- вывод выходных регистров.

Заметим, что расчет итогов выполняется каждый раз перед выходом выходных регистров, если были внесены какие-либо изменения в Журнал операций. Если же после выполнения последнего расчета итогов изменений не было, то можно не выполнять эту процедуру.

Расчет итогов выполняется при обращении к функции " Расчет итогов " из пункта главного меню: " Отчетность ".

Кроме того имеется возможность автоматического пересчета итогов после каждого ввода или изменения операции. Установка автоматического режима осуществляется в пункте главного меню " Сервис ", подпункте " Установка параметров ". В этом случае в системе в каждый момент времени хранятся актуальные значения итогов, и для получен выходных регистров проводить пересчет итогов не требуется.

Программа рассчитывает итоги двух видов:

- итоги по счетам (остатки и обороты по счетам). Эти итоги формируются по счету, счету с субсчетом, по каждому объекту аналитического учета;

- итоги по проводкам (суммы по каждой используемой корреспонденции).

Итоги рассчитываются за установленный отчетный период. При этом временной интервал видимости операций не влияет на расчет итогов. В расчет включаются все операции рабочего периода, в том числе и те, которые не входят в интервал видимости операций. Например, если интервал видимости установлен для первого месяца квартала, а в Журнале имеются операции за весь отчетный период (квартал), то при расчете итогов будут выбраны операции за весь квартал. Таким образом, расчетный период и интервал видимости операций не зависят друг от друга.

Иногда необходимо рассчитать итоги внутри отчетного периода, например, за отдельный месяц квартала или в переделах заданного временного интервала. Такая возможность тоже предоставляется программой. В функции " Расчет итогов " имеется меню, где в рамках текущего отчетного периода, можно выбрать квартал, один из трех месяцев или задать интервал в датах (начальной и конечной). Во время пересчета на экран выводится сообщение о количестве обработанных операций.

После того, как сделан расчет итогов можно получать выходные регистры

Поиск в журнале.

Быстрый поиск. Для быстрого перехода к нужной строке журнала можно использовать режим быстрого поиска.

Для выполнения быстрого поиска необходимо клавишами или мышью поместить курсор в ту графу журнала, в которой необходимо найти какое-либо значение, и просто набирать на клавиатуре искомое значение. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

При поиске значений различного типа следует соблюдать изложенные ниже правила:

- при поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем - без разделительной точки - месяц, и последним - день, например, «960324» (24 марта 1996 года);

- при поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала - с разделителями часов и минут;

- при поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.

Если найденное в журнале значение не подходит, можно продолжить быстрый поиск. Для этого следует нажатием клавиши Стрелка Вниз перейти на следующую строку и вновь набрать на клавиатуре искомые символы.

Поиск документа по номеру. При «ручном» учете оказывается, что наиболее часто для идентификации какого-либо документа достаточно назвать его вид и номер. И поиск нужного документа ведется, чаще всего, именно по этим признакам.

Система 1С: Расчет имеет специальный режим, который позволяет найти нужный документ или группу документов, указав вид документа и его номер. Для поиска документа по номеру необходимо выбрать пункт “ Найти по номеру ” из меню “ Действия ” главного меню программы.

Произвольный поиск. Наиболее широкими возможностями обладает режим произвольного поиска. Для начала поиска выбирается пункт “ Поиск ” из меню “ Действия ” главного меню программы. При помощи управляющих элементов можно задавать разнообразные условия поиска.

Вопросы для самопроверки.

1. Каким документом формируются проводки по начислению налогов с ФОТ?

2. Что можно сказать о счете 00?

3. В каком случае при вводе проводки операции требуется заполнить поле «Количество»?

4. Может ли быть операция сформирована непроведенным документом?

5. Можно ли одновременно просматривать операции и принадлежащие им проводки?

Литература.

О – 1, с. 240 – 248.

О – 2, с. 21 – 31, 52 - 55.

Д – 2, с. 17 – 36, 105 – 107, 130 – 135.