Тема 3.1 Электронные презентации

Современные способы организации презентации.

Методические указания.

Под презентацией подразумевается передача или представление аудитории новой для нее информации, т.е. в общепринятом понимании презентация — это демонстрационные материалы для публичного выступления. Всем известно, что перспектива публичного выступления на многих просто наводит парализующий ужас, а компьютерная программа создания презентации как раз и позволит не заучивать все выступление назубок, да и слайды презентации будут канвой вашего выступления.

Компьютерная презентация — это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов. При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде.

К достоинствам слайдовой презентации можно отнести:

- последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко удержать внимание аудитории;

- возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего — как расставить акценты, о чем не забыть;

- мультимедийные эффекты. Слайд презентации — это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио - видеофрагменты;

- копируемостъ. Копии презентации создаются мгновенно, поэтому каждый желающий может получить материалы презентации на руки;

- транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно, легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете.

Программы создания презентации по принципам работы находятся где-то посередине между текстовыми редакторами и редакторами векторной графики.

Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы PowerPoint компании Microsoft, Corel Presentations фирмы Corel и пакет Star Office компании Star Division GMBH.

Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презентации — это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.

В пакет офисных программ MS Office фирмы Microsoft, наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций MS PowerPoint, позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.

Запуск приложения MS PowerPoint.

Запуск программы MS PowerPoint ничем не отличается • от запуска любого Windows-приложения и осуществляется нажатием кнопок Пуск/Программы/MS PowerPoint или двойным щелчком мышью по ярлыку MS PowerPoint.

При запуске на экране появляется окно с предложением создать презентацию разными способами — с помощью мастера автосодержания, шаблона или на основе пустой презентации.

Несомненно, удобство всех приложений MS Office заключается в единообразии представления пользовательского интерфейса, поэтому интерфейс PowerPoint стандартен для операционной системы Windows. Для каждой создаваемой презентации открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов. Конкретный вид окна зависит от режима отображения документа, применяемого в данный момент.

При стандартных настройках окно PowerPoint состоит из следующих элементов: заголовок, строка меню, панели инструментов, рабочая область и строка состояния.

В списке панелей инструментов их насчитывается тринадцать. Внутри панелей инструментов собраны элементы управления, представляющие операции, выполнение которых необходимо при работе с презентацией.

Приступая к созданию презентации, следует знать режимы просмотра редактора. PowerPoint предлагает шесть режимов отображения документов, переключение между которыми производится в меню Вид либо пятью кнопками в левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Обычный режим является основным рабочим режимом в процессе создания презентации. Удобство его заключается в том, что он трехпанельный: в одной из панелей (слева) редактируется текст слайдов и отображается их список; вторая панель служит для показа макета слайда (справа вверху); а третья панель позволяет вводить комментарии к нему и заметки.

Режим структуры является в некотором роде трансформацией обычного режима с утрированным выделением структуры презентации. Им удобно пользоваться, когда докладчик надумает реорганизовать порядок слайдов в презентации.

Режим слайдов концентрирует внимание докладчика на внешнем виде самого слайда. Им имеет смысл воспользоваться корректировке размещения текста и графики для обеспечения наибольшей наглядности.

Режим сортировщика слайдов позволяет оценить вид презентации в целом. В нем на экране в миниатюре отображаются все слайды, следующие один за другим в нужном порядке.

Режим показа слайдов используется для предварительного смотра, репетиции готовой презентации, а также для реального показа готовой презентации.

В режиме страницы заметок утрированно выделена панель, отвечающая за внесение заметок докладчика. Этот режим отличается от прочих тем, что для него нет соответствующей кнопки в полосе прокрутки в правом нижнем углу рабочего экрана граммы.

В новой презентации используются цветовая схема, стиль заголовка и стили текста презентации, принимаемой по умолчанию.

В любой презентации первым слайдом должен идти титульный лист, после оформления, которого необходимо задать нужные виды разметки новых слайдов и набрать содержание.

Кроме того, слайды можно копировать или перемещать в другие презентации, а также вставлять весь набор слайдов из другой презентации.

Оформление презентации.

Вставка текста в слайд. Как правило, самый простой способ добавления текста к слайду — введение его непосредственно в местозаполнитель на слайде. Чтобы вставить текст вне местозаполнителя или фигуры (например, снабдить рисунки надписями или выносками), можно воспользоваться инструментом Надпись, расположенным на панели инструментов Рисование.

Чтобы добавить текст в автофигуру, щелкните по ней и наберите текст. Этот текст закрепляется за фигурой и перемещается, а также вращается вместе с ней. Текст можно вставить в любую автофигуру, кроме линии, произвольной фигуры и соединительной линии.

Форматирование текста и абзацев слайдов аналогично форматированию в программе Word и при определенных навыках работы в текстовом редакторе не вызывает вопросов.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните по вопросительному знаку, затем по самому параметру.

Проверка орфографии. Орфографию можно проверять автоматически в процессе набора или в другое время, например по окончании работы над слайдами. В ходе автоматической проверки орфографии слова с возможными ошибками подчеркиваются волнистой линией. При избыточном количестве выявляемых ошибок подчеркивания можно временно скрыть до этапа исправления ошибок. Вставка рисунков в презентацию. В комплект PowerPoint входит стандартный набор рисунков в виде коллекции. Эта коллекция включает множество картинок, выполненных на профессиональном уровне, что позволяет придать презентации более красочный вид. Выбор рисунков самый широкий: карты, изображения людей, зданий, пейзажей и тематические картинки. Для выбора рисунка нажмите кнопку Добавить картинку на панели инструментов Рисование и перейдите на вкладку Рисунки. Можно вставлять рисунки и отсканированные фотографии из других приложений или из других мест (это называется импортированием графики). Для этого укажите в меню Вставка на команду Рисунок и затем щелкните Из файла. При этом появится панель инструментов Настройка изображения, с помощью которой можно кадрировать рисунок, перекрасить его, обвести рамкой, отрегулировать яркость и контрастность. Для вставки отсканированной фотографии укажите в меню Вставка на команду Рисунок, затем щелкните Со сканера или камеры. Изображение откроется в приложении Microsoft Photo Editor, где его можно изменить. Помимо рисунков можно вставлять в слайды таблицы и диаграммы.

Анимация текста и объектов. Анимация текста, графики, звука, кино и других объектов на слайдах позволяет подчеркивать различные аспекты содержания, управлять потоком информации, а также делает презентацию более привлекательной. Вы можете обеспечить появление каждого маркированного пункта, независимо от остальных или постепенное появление объектов одного за другим. Для каждого пункта или объекта можно установить порядок его появления на слайде.

Способы достижения единообразия на слайде.

Возможности PowerPoint позволяют придать всем создаваемым презентациям единый вид. Существует три метода управления внешним видом слайдов: с помощью образцов, цветовых схем и шаблонов оформления.

Образец слайдов определяет формат и размещение заголовком и текста, вводимых в слайды, а образец заголовков контролируй формат и размещение титульного слайда и всех остальных слайдов, описанных вами как титульные (например, начального слайда раздела). Кроме того, в образцах находятся элементы фона, например графика, включаемые в слайды.

Цветовая схема — это набор из восьми гармонично подобранных цветов, используемых в качестве основных цветов презентации: для текста, фона, заливки, акцентов и т.п. Каждый цвет цветовой схеме автоматически отводится под определенный элемент слайда. Можно выбрать из меню Формат цветовую схему дли одного слайда или для всей презентации. Если к презентации применяется шаблон оформления, на выбор предлагается несколько заранее составленных цветовых схем, закрепленных за этим шаблоном. Это позволяет применять к слайду новые цветовые схемы, гармонирующие с остальными слайдами презентации.

Шаблоны оформления содержат цветовые схемы, образцы слайдов и заголовков с нестандартным форматированием, а также стилизованные шрифты, предназначенные для конкретных видов оформления. Если к презентации применяется шаблон оформления, его образец слайдов и цветовая схема заменяют образец слайдов и цветовую схему исходной презентации. После применения шаблона каждый добавляемый в презентацию слайд независимо от авторазметки будет гармонировать с остальными слайдами.

В состав PowerPoint включены различные профессионально выполненные шаблоны. Кроме того, вы можете создать собственный шаблон. Созданную презентацию нестандартного вида можно сохранить в виде шаблона вместе с образцом заметок или образцом выдач.

Сохранение презентации.

Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте. Любую презентацию можно сохранить в формате HTML, позволяющем просматривать и использовать ее в сети Интернет. Наконец, презентацию можно сохранить с расчетом ее открытия в режиме показа слайдов.

Для закрытия презентации выберите в меню Файл команду Закрыть. При первом сохранении данной презентации вам предлагается присвоить ей имя. Выход из программы осуществляется из меню Файл командой Выход.

Показ презентации.

В большинстве случаев презентация готовится для показа с использованием компьютера, ведь именно при таком показе презентации можно реализовать все преимущества электронной презентации.

Если аудитория слушателей небольшая, то показ можно осуществлять с экрана компьютера. Для больших аудиторий применяются либо большие экраны, либо проекторы, причем, готовя презентацию, надо учитывать возможности устройств (разрешающую способность, яркость, контрастность), на которых она будет показана.

Существует три способа проведения показа слайдов: управляемый докладчиком, управляемый пользователем и автоматический.

Принципы планирования показа слайдов.

Проводя показ слайдов, на первый план необходимо выдвинуть содержание. Инструментальные средства (анимация, переходы и др.) используются для подчеркивания определенных аспектов сообщаемых сведений, поэтому они не должны отвлекать внимание аудитории на спецэффекты.

Для зрителей, читающих слева направо, включите анимацию в слайды таким образом, чтобы пункты текста «влетали» на экран слева. Для выделения определенного пункта введите его справа, что привлечет особое внимание.

Подобных правил следует придерживаться и в отношении звука. Музыка, которая зазвучит во время перехода или анимации, сконцентрирует внимание зрителей на показываемых слайдах. Однако злоупотребление звуковыми эффектами может отвлечь внимание от важных моментов.

Вопросы для самопроверки.

1. Каковы основные этапы работы с презентацией?

2. Перечислите способы создания презентаций в MS PowerPoint.

3. Сколько существует режимов просмотра документов в MS PowerPoint и какова их специфика?

4. Охарактеризуйте способы проведения показа слайдов презентации.

5. Перечислите принципы планирования показа слайдов.

Литература.

О – 1, с. 177-192.