Вимоги до аналітичного обліку у бухгалтерських інформаційних системах

Сучасні розвинені програмні бухгалтерські системи мають забезпечувати такі можливості аналітичного обліку:

1. Багаторівневий бухгалтерський облік, тобто розбиття групи аналітичних ознак на підгрупи.

Підприємства можуть вести крім синтетичного аналітичний облік по основних засобах, нематеріальних активах, матеріалах, МШП, видах витрат, постачальниках і покупцях, товарах, підзвітних особах. Багаторівневий бухгалтерський облік передбачає об’єднання первинних аналітичних ознак у підгрупи, потім у групи і т.д. Бухгалтерські програми мають давати змогу вести аналітичний облік по декількох рівнях, формувати розгорнуті звіти по останньому рівню з проміжними підсумками по вищих рівнях, вільні звіти по будь-якому рівню, звіти по будь-якій групі аналітичних ознак і т. ін.

Програма «1С» підтримує до 10 рівнів аналітики, SoNet (ТОВ «Баланс», Дніпропетровськ) — необмежено, «Янус» — до чотирьох, «Інфо-Бухгалтер» — до п’яти рівнів. Кількість рівнів у програмі «Турбо-Бухгалтер» не обмежена.

2. Багатовимірний бухгалтерський облік, аналіз рахунка (групи рахунків) за декількома незалежними ознаками.

Це дає змогу аналізувати рахунок (або групу рахунків) за такими ознаками, як постачальники і товари, підзвітні особи та інструменти і т. ін.

Багатовимірність аналітики реалізовано в програмі «1С: Бухгалтерія», де підтримується до п’яти розрізів аналізу, в програмному комплексі «Акцент-бухгалтерія», де існує можливість використання таких аналітичних ознак: дата, номер документа, кореспонденти-одержувачі, кореспонденти-відправники, об’єкти обліку, замовлення або їх групи.

3. Уведення додаткових реквізитів до аналітичних ознак.

Ця вимога означає можливість указання, наприклад, для групи аналітичних ознак Співробітники реквізитів: паспортні дані (для автоматичного занесення у прибуткові та видаткові касові ордери), адреси, телефони, дати народження, оклади (для розрахунку зарплати) і т. ін. Для організацій можна вказувати банківські реквізити (для формування платіжних доручень), адреси, телефони, ПІБ директора і бухгалтера (для автоматичного формування договорів).

Програмний комплекс «Акцент-бухгалтерія» («Імпакт») передбачає можливість уведення стандартних і довільних реквізитів аналітичних ознак. Стандартні:

― Кореспонденти — найменування, коди, реквізити підприємств, паспортні дані працівників і т. ін.;

― Об’єкти обліку — найменування, коди, каталогові номери, одиниці виміру, балансові рахунки;

― Замовлення — відповідальні особи, дати початку та закінчення.

11.1.3. Програма «1С: Бухгалтерія»

Система програм «1С: Підприємство» включає три компоненти: «1С: Бухгалтерія», «1С: Торгівля і Склад», «1С: Зарплата і Кадри» (рис. 11.1).

Така конфігурація, зберігаючи всі можливості програм системи, забезпечує інтегроване ведення обліку: єдину систему нормативно-довідкової інформації; автоматичне відображення торгово-складських операцій і розрахунку зарплати у бухгалтерському обліку; фінансовий облік по декількох юридичних особах; консолідований управлінський облік. Можливі також окремі конфігурації програм.

«1С: Бухгалтерія» забезпечує автоматизацію таких розділів бухгалтерського обліку:

· операції по банку і касі;

· основні засоби і нематеріальні активи;

· матеріали і МШП;

· товари і послуги;

· облік виробництва продукції;

Рис. 11.1. Функції системи програм «1С: Підприємство»

· облік валютних операцій;

· взаєморозрахунки з організаціями;

· розрахунки з підзвітними особами;

· розрахунок заробітної плати;

· розрахунки з бюджетом;

· облік по декількох підприємствах (у т. ч. на одному комп’ютері) і консолідований облік і т. ч.

Існують базова і професійна версії цієї програми, а також різні модифікації, призначені для використання у локальному і мережевому варіантах.

«1С: Бухгалтерія» забезпечує гнучкість обліку завдяки таким можливостям:

· довільна структура коду рахунка дає можливість використовувати довгі коди рахунків (субрахунків) і вести багаторівневі плани рахунків;

· можливість роботи з декількома планами рахунків дає змогу вести облік у декількох системах обліку (українській та GAAP);

· убудовані механізми ведення кількісного і багатовалютного обліку;

· на будь-якому рахунку можна вести багатовимірний (до п’яти різних розрізів) і багаторівневий (до 10 рівнів вкладеності) аналітичний облік.

Вхідною інформацією в «1С: Бухгалтерія» є операція, що відображує реальну господарську операцію на підприємстві. Кожна операція може містити бухгалтерські проведення для її відображення у бухобліку. Проведення зв’язані з операцією.

Операції можуть формуватися вручну або автоматично на базі документів, які вводяться. Разом з операцією документ може породжувати бухгалтерські проведення.

«1С: Бухгалтерія» включає набір стандартних звітів, що дають змогу бухгалтеру одержати інформацію за довільний період, у різних розрізах і з необхідним ступенем деталізації. Програма формує такі звіти із синтетичного обліку: оборотно-сальдову відомість, шахматну відомість, Головну книгу, журнал-ордер і відомість по рахунку, аналіз рахунка — за період і за датами, картку рахунка, а також з віти з аналітичного обліку: оборотно-сальдову відомість по рахунку у розрізі об’єктів аналітичного обліку, аналіз рахунка у розрізі об’єктів аналітики, аналіз об’єкта аналітики за рахунками, картку операцій по об’єкту аналітики.

Інструментальні засоби настроювання (Конфігуратор) дають змогу пристосувати програми до особливостей обліку на підприємстві, змінювати окремі параметри (наприклад, коди рахунків, субрахунків, аналітичних рахунків, їх назви, ставки податку), досить повно описати і модифікувати правила виконання розрахунків, налаштувати зовнішній вигляд форм уведення інформації і форм звітів. Налаштовування алгоритмів роботи системи може бути здійснене за допомогою убудованої об’єктно-орієнтованої мови.

11.1.4. Система БЕСТ-4 компанії «Інтелект-Сервіс»

Програмні продукти компанії «Інтелект-Сервіс» призначені як для малих і середніх фірм (програми БЕМБІ+, БЕСТ), так і для великих компаній (БЕСТ-3, БЕСТ-4, БЕСТ-ПРО). Користувачами програмних засобів є фірми, торгові і страхові компанії, промислові підприємства і будівельні фірми, бюджетні організації, видавництва, інвестиційні компанії тощо.

Система оперативного і бухгалтерського обліку БЕСТ-4 (випущена у 1997 р.) — розвиток системи БЕСТ-3 — являє собою повнофункціональну багатокористувацьку систему автоматизації оперативного і бухгалтерського обліку з єдиним інформаційним простором.

БЕСТ-4 поставляється у двох варіантах: у конфігурації «файл-сервер» і конфігурації «клієнт-сервер». Застосування конфігурації «клієнт-сервер» рекомендується для організації з числом робочих місць понад 10. При цьому значно підвищуються характеристики цілісності баз даних за збільшення швидкості оброблення. БЕСТ-4 працює на базі Windows 98, Windows NT, Nowell NetWare.

Робота із системою починається з процедури введення первинних документів, їх таксирування і рознесення по рахунках бухгалтерського обліку. На основі введених даних будуються всі звіти і баланс, його додатки, а також комплект податкової звітності.

Система забезпечує ведення багаторівневого аналітичного обліку і підтримує два типи аналітики. Аналітичні рахунки першого типу є глобальними і дають змогу розв’язувати задачі розрахунків з працівниками підприємства, постачальниками, покупцями, іншими дебіторами і кредиторами. Аналітичні рахунки другого типу підтримуються у межах локальних підсистем і забезпечують облік ресурсів підприємства в розрізі груп товароматеріальних цінностей, за номенклатурою, за місцями зберігання і матеріально відповідальними особами.

Система БЕСТ-4 надає такі можливості:

· вести облік довільної кількості незалежних підприємств у рамках одної програми;

· організовувати багатокористувацьку роботу в локальних мережах;

· забезпечувати захист інформації від несанкціонованого перегляду і модифікації;

· вибирати довільні модулі для впровадження на підприємстві;

· підтримувати виробничий, бюджетний і робочий плани рахунків;

· формувати комплект журналів-ордерів, меморіальних ордерів або використовувати машинно-орієнтовані форми звітів;

· вести багатовалютний облік; автоматично здійснювати переоцінювання валютних залишків відповідно до курсів валют;

· формувати звіти і форми первинних документів у відповідності до потреб користувачів.

Крім стандартних функцій, система БЕСТ-4 забезпечує:

― обмін документами із системами «Клієнт-Банк»;

― авторизацію роботи з проведення, завдяки якій підвищується контроль за виконавцями;

― автоматизоване виконання таких громіздких операцій, як реорганізація балансу, закриття рахунків, розподіл витрат і т. ін.;

― автоматизований розрахунок повної собівартості закупівель товарів і матеріалів відповідно до моделі калькуляції, що задається користувачем;

― можливість автоматичного виділення ПДВ за будь-яких операцій;

― одночасне ведення прайс-листів у різних валютах і налаштування відповідних формул розрахунку цін для кожного прайс-листа;

― роботу з віддаленим складом, що функціонує поза основною мережею, з передаванням даних дискетою або через модем;

― роботу з інтелектуальними касовими апаратами;

― друкування етикеток (штрих-кодів) на термопринтері;

― можливість ведення багаторівневого товарного класифікатора;

― можливість резервування товару відповідно до оформлених замовлень;

― формування графічних звітів динаміки товарообігу.

Базова версія БЕСТ-4 включає такі модулі: АРМ головного бухгалтера; Зведений баланс; Каса, Підзвітні особи, Депоненти; Розрахункові і валютні рахунки, Система «Клієнт-банк»; Основні засоби і нематеріальні активи; Склад матеріалів, МШП в експлуатації; Зарплата (рис. 11.2).

Рис. 11.2. Структура системи БЕСТ-4

Версія БЕСТ-4 для торгових фірм додатково включає модулі: Склад товарів і готової продукції; Управління продажем; Управління закупівлями; Торговий зал, Касові апарати; Віддалений склад (рис. 11.2).

БЕСТ-4 підтримує всі розділи бухгалтерського обліку: розрахунок зарплати, облік основних засобів, матеріалів і МШП, роботу з розрахунковими і валютними рахунками у банку, формування балансу і документів звітності тощо. Крім того, БЕСТ-4 має розвинені функції обліку руху товарів на складі і у торговому залі, забезпечує роботу з рахунками-фактурами та автоматичне формування книг закупівель і продажу ТМЦ, партіонний облік і продаж товарів комплектами.

Система надає керівникові широкі можливості з управління магазином: дає змогу оперативно визначити номенклатуру товарів, що мають найвищий попит, з’ясувати, скільки залишилось цього товару в наявності і в якого постачальника найвигідніше закупити чергову партію цього товару.

На відміну від БЕСТ-3, у БЕСТ-4 з’явились нові можливості та режими.

1) Уведено повноцінний бухгалтерський облік по забалансових рахунках з можливостями аналітичного обліку та одержання звітів і довідок.

2) На АРМ «Управління закупівлями» ведеться реєстр рахунків кредиторів; існує можливість виписування рахунка у валюті і відслідковування взаєморозрахунків (навіть якщо платежі здійснюються в іншій валюті). До рахунків кредиторів «прив’язуються» товарні документи постачальників і підрядників — рахунки-фактури. За введення рахунків-фактур підтримуються довідники товарів, матеріалів і послуг. На базі реєстру рахунків-фактур формуються звіти з книги закупівель. На базі рахунка-фактури можна автоматично формувати документи оприбуткування запасів (товарів, матеріалів) на складах. При цьому введено можливість неповного оприбуткування — користувач може вказати кількість браку і недостачі у поставці й автоматично генерувати відповідні проведення.

3) Нові можливості АРМ «Склад товарів і готової продукції» дають змогу автоматично сформувати рахунок-фактуру на основі документа на реалізацію товару. Введено можливість ведення партіонного обліку запасів на складі і паралельного обліку в національній валюті та валюті поставки. Забезпечується списування собівартості за середніми цінами на рівні номенклатурного номера.

4) В АРМ «Торговий зал» з’явилася можливість ведення для кожного магазину свого прайс-листа. Існує можливість одержання звітів за кожну дату у тих цінах, за якими реально продавався товар. У системі БЕСТ можна облічувати один і той самий товар на різних рахунках. Для користувачів, що ведуть одночасно облік товарів на складі і в магазині, передбачається розділення обліку: за фактичними цінами — на складі, за обліковими (за цінами реалізації) — у роздрібній торгівлі.

11.1.5. Бухгалтерська система «Інтегратор»

«Інтегратор» (виробник — фірма «Інфософт», Москва) являє собою багатокористувацьку систему, побудовану в архітектурі «клієнт-сервер», яка працює в режимі реального часу (нові дані, введені на одному робочому місці, одразу можуть використовуватися персоналом, що працює на інших комп’ютерах). У системі передбачено засоби розділення доступу до інформації.

Користувач може самостійно визначити кількість і назви ділянок обліку, вилучити з базової поставки одні ділянки і ввести інші, організувати на кожній з ділянок будь-яку кількість робочих місць.

«Інтегратор» забезпечує суверенність і відповідальність роботи персоналу: кожний бухгалтер відповідає за достовірність інформації по рахунках своєї ділянки. Коли бухгалтер уводить у комп’ютер господарські операції, сальдо та обороти перераховуються тільки по тих рахунках, які належать до його ділянки. Проведення такої операції, що стосуються рахунків інших ділянок, залишаються відкладеними, допоки їх не підтвердять бухгалтери суміжних ділянок. У системі застосовано зручний механізм розв’язання суперечливих ситуацій, що забезпечує узгоджену роботу великої кількості бухгалтерів.

У сфері аналітичного обліку для кожного балансового рахунка користувач установлює потрібний рівень глибини аналітики. Для матеріальних цінностей і товарів, наприклад, можна встановити ведення натурального і вартісного обліку по складах і матеріально відповідальних особах; для взаєморозрахунків — ведення обліку по організаціях і договорах тощо. У системі передбачено можливість уведення нових аналітичних параметрів і показників, не включених у базову поставку.

Система забезпечує автоматичне формування проведень і виконання розрахунків на базі використання типових господарських операцій, які можна налаштувати на облікову політику підприємства. При цьому існують можливості: включення у типові господарські операції будь-якої кількості проведень, використання типових алгоритмів розрахунків і створення нових алгоритмів, модифікації старих і створення нових вхідних форм і вихідних документів за допомогою генератора звітів.

Система дає змогу працювати не лише «від операції», а й «від документа». Користувач може створювати форми документів, установлювати технологічну послідовність їх оброблення, налаштовувати на автоматичне формування проведень.

«Інтегратор» автоматизує такі ділянки:

· Облік грошових коштів (каса, банк);

· Розрахунки з дебіторами і кредиторами, покупцями і постачальниками;

· Облік матеріалів, продукції, товарів, МШП;

· Облік основних засобів і нематеріальних активів, цінних паперів;

· Облік виробничих витрат і собівартості продукції;

· Облік збуту та реалізації;

· Облік прибутку, податків і капіталу;

· Фінансова звітність;

· Консолідована звітність;

· Експрес-аналіз;

· Облік у довільних валютах та умовних одиницях, автоматичне формування курсових різниць по валютних рахунках;

· Резервування товарів;

· Можливість роботи з забалансовими рахунками.

11.1.6. Програмний комплекс «Акцент-бухгалтерія»

«Акцент-бухгалтерія» (виробник — фірма «Імпакт», м. Донецьк) являє собою універсальну систему для автоматизації бухгалтерського управлінського обліку. До переваг системи належать: можливість її масштабування, підтримка територіально розподілених структур, підтримання обміну даними за допомогою засобів зв’язку.

Типове настроювання системи «Акцент-бухгалтерії» включає:

· облік товарно-матеріальних цінностей;

· облік банківських і касових операцій;

· облік операцій з валютою;

· облік дебіторської і кредиторської заборгованості;

· облік розрахунків з підзвітними особами;

· облік основних засобів;

· облік заробітної плати;

· податковий облік;

· визначення фінансових результатів.

Система «Акцент-бухгалтерія» є інтегрованою і працює з єдиною базою даних. Змінення інформації з будь-якого робочого місця одразу відображується на всіх робочих місцях. При цьому відсутнє дублювання інформації.

Програма працює в ОС Windows 98/2000 i Windows NT. Локальні версії програми використовують базу даних формату MS Access, клієнт-серверні — MS SQL Server.

У системі «Акцент-бухгалтерія» для введення господарської інформації використовуються документи, шаблони господарських операцій та журнал господарських операцій. Вони є рівноправними об’єктами системи, незалежно від того, що з них створене раніше. Одна операція може бути представлена у вигляді різних первинних документів. Наприклад, виписується рахунок, потім він перетворюється натискуванням кнопки у накладну, інформація з якої у свою чергу може бути відображена у податковій накладній. Документ може мати довільний зовнішній вигляд, змінюваний самостійно за допомогою інструментальних засобів, а також певний алгоритм поведінки, що програмується у формі документа на вбудованій мові Visual Basic Scripting Edition. Документ може мати стандартні властивості, що визначаються господарською операцією, а також довільний набір властивостей, що визначаються користувачем. Документи можуть об’єднуватись у папки, які, у свою чергу, можуть вкладатися одна в одну. Система передбачає розмежування прав доступу користувачів до документів і папок.

«Акцент-бухгалтерія» дає можливість вести багаторівневий аналітичний облік і використовує аналітичні ознаки: дата, номер документа, кореспонденти-одержувачі об’єктів обліку, кореспонденти-відправники об’єктів обліку, об’єкт або список об’єктів обліку, замовлення або їх групи.

«Акцент-бухгалтерія» передбачає використання стандартних і довільних реквізитів аналітичних ознак. Стандартний набір реквізитів, використовуваний для опису властивостей аналітичного об’єкта, включає такі реквізити:

― Кореспонденти — найменування, коди, реквізити підприємств, паспортні дані працівників і т. ін.;

― Об’єкти обліку — найменування, коди, каталогові номери, одиниці виміру, балансові рахунки;

― Замовлення — відповідальні особи, дати початку і закінчення.

Довільні реквізити (параметри) характеризуються найменуванням і значенням й можуть використовуватись у шаблонах первинних документів та за побудови форм звітності для аналізу інформації. Кількість їх не обмежена.

«Акцент-бухгалтерія» забезпечує мультивалютний облік. Кожне проведення зберігає суми для необмеженої кількості валют. Убудовані засоби розширення дають змогу організувати імпорт курсів валют із зовнішнього файла у базу даних.

Система включає такі засоби модифікації і розширення функцій: вбудована мова програмування Visual Basic Scripting Edition, зовнішні бібліотеки компонентів ActiveX (що виконують функції бізнес-правил), SQL-запити. Ці засоби розраховані на застосування їх програмістами-професіоналами, а не бухгалтерами.

Для створення первинних документів нового виду у програмі використовується візуальний конструктор, який можуть застосовувати користувачі-непрограмісти. Документи можуть бути багатосторінковими, включати в себе розрахунки та елементи аналізу. Конструктор дає змогу створювати елементи типу «текст», «кнопка», «список для вибору», «таблиця» і т. ін. Конструктор забезпечує можливість оброблення подій, що виникають під час роботи з документом, таких як відкриття документа, закриття документа, перерахунок усередині документа, натискування кнопки.

У системі «Акцент-бухгалтерія» використовується технологія «Майстрів» для полегшення виконання складних дій. У ній присутні майстер звітів, майстер документів, майстер шаблонів типових операцій, майстер баз даних.

Функції захисту інформації реалізують: захист інформації від пошкодження з боку інших програм; захист інформації від руйнування у разі збоїв у роботі комп’ютера або відключення його від мережі, помилкових дій користувача; захист від несанкціонованого доступу на рівні бази даних і всередині програми для користувачів (обмеження доступу на рівні папок документів, кореспондентів, об’єктів обліку, замовлень, документів).

11.1.7. Система автоматизації бухгалтерського обліку «Парус»

Система «Парус-Підприємство» (виробник — корпорація ПАРУС складається з модулів «Парус-Бухгалтерія», «Парус-Реалізація і Склад», «Парус-Адміністратор». Додатково із системою може поставлятися модуль «Парус-Персонал і Заробітна Плата».

«Парус-Бухгалтерія» автоматизує бухгалтерський і податковий облік на підприємствах малого і середнього бізнесу.

Структура системи об’єднує такі чотири розділи.

Первинні документи — слугують базою для ведення бухгалтерського обліку. Існує можливість ведення типових форм. Документи реєструються в системі, їх можна копіювати, редагувати, переглядати, можливо здійснювати різні вибірки. Первинні документи переносяться до журналу господарських операцій з оформленням бухгалтерських проведень.

Облік господарських операцій — призначений для зберігання всіх бухгалтерських проведень, з якими можна працювати у будь-якому періоді часу. Всяка господарська операція у загальному випадку являє собою інформацію щодо назви, номера і дати документа, на основі якого здійснюється операція (наприклад, рахунок, договір, контракт), дати самої операції, а також назви, номера і дати документа, за яким здійснюється операція (наприклад, платіжне доручення, акт, видатковий касовий ордер тощо). Додавання нового проведення здійснюється за допомогою словника типових операцій. У цьому ж розділі формується звіт про господарські операції в цілому або лише про операції, відібрані з використанням багатьох умов відбору.

Оборотні відомості — формуються на базі проведень, здійснених в обліку господарських операцій. Прикладами таких відомостей є оборотні відомості руху коштів по рахунках, руху матеріальних цінностей, розрахунків з дебіторами і кредиторами. Існують також оборотні відомості, за допомогою яких можна одержати звіт в розрізі аналітичних рахунків або групувати суми в розрізі проведень.

Звіти — у цьому розділі на базі проведень формуються підсумкові звіти: баланс, оборотний баланс, головна книга, журнал, меморіальні ордери, книга касових витрат, картка касових витрат, касова книга, книга цільових витрат, книга фактичних витрат, зведені меморіальні ордери, відомості аналітичного обліку. Крім типових форм бухгалтерської звітності, в системі існує можливість формувати звіти довільної форми, використовуючи засоби MS Excel і генератора звітів Seagate Crystal Reports.

Система забезпечує автоматизацію розділів і функцій бухгалтерського обліку:

· облік банківських і касових операцій;

· облік основних засобів, нематеріальних активів і МШП;

· облік господарських операцій;

· податковий облік;

· облік матеріальних цінностей;

· облік витрат на виробництво;

· формування Головної книги.