Теория. Правила оформления отдельных видов управленческих документов

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

По выполнению самостоятельной работы по теме

Порядок составления и оформления

управленческих документов»

Дисциплина

«Документационное обеспечение управления»

Составил: Е.Г. Кирьянова

Тверь, 2013

УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ РАБОТЫ

1. Ознакомьтесь с едиными правилами документирования управленческих действий, которые определены ГОСТ Р 6.20-2003., Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009).

2. Уясните порядок оформления, распорядительных и информационно-справочных документов на основе предложенной методички (Приложение 1.).

3. Получите вариант задания у преподавателя (задание выполняется группами по два человека).

4. Составьте необходимые документы (приказ, акт, письмо, записку) по предложенным ситуациям, используя соответствующие бланки (задания выполняются на листах А 4 формата). Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно. Задания должны быть выполнены на основе ГОСТа 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Соберите документы в файл, подпишите их и сдайте для проверки другой группе, приняв от них для проверки составленные ими документы.

6. Проведите анализ и оценку переданных для проверки документов. Найдите ошибки и прокомментируйте их. (Приложение 2).подпишите документы (Проверили: ….) и сдайте их преподавателю.

ЗАДАНИЯ

Вариант 1

1. Перечислите разновидности информационно-аналитических документов и охарактеризуйте порядок их оформления.

2. Составьте письмо-извещение промышленного предприятия «Витраж» (г. Москва) торговому предприятию «Гермес» (г. Ярославль)о задержке поставок торгового оборудования в соответствии с договором поставки от 23.10. 2011 г. № 145.

3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Алексеевым Е.В. письма-запроса, поступившего в адрес организации 2 месяца назад.

4. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства Российской Федерации от 4.06.2003 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г., и с ГОСТ 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В проекте приказа утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

5. Составьте акт. На основании приказа А.А.Петрова - директора государственного унитарного предприятия «Управление по реконструкции и развитию исторических объектов» 02.11.2005 года была проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности структурного подразделения предприятия – лаборатории реставрации. Были обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе лаборатории, и в оформлении разрешений на выдачу приборов, реактивов со склада предприятия для использования. Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила. Было принято решение - ужесточить контроль учета оборудования и оформления разрешений.

Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 2

1. Перечислите разновидности организационно-правовых документов коммерческих организаций и охарактеризуйте порядок их составления и оформления.

2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям торгового оборудования по договорной цене и о возможности доставки оборудования в любой город страны.

3. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о срыве испытаний нового оборудования из-за неполадки системы электроснабжения цеха по вине главного энергетика И.П. Сафонова.

4. 5.Составьте акт и приказ. Государственная пожарная инспекция (ГОСПОЖНАДЗОР) осуществила проверку состояния техники безопасности в период проведения ремонтно-реставрационных работ на территории музея-заповедника " Колпино". В результате проверки были установлены серьезные нарушения использования ремонтными рабочими и сотрудниками музея обогревательных приборов. На основании проведенной 29 декабря 2005 года проверки был составлен акт. Для устранения допущенных нарушений директор музея-заповедника В.В. Вороницкий подготовил 4 января 2006 года проект приказа о приостановлении ремонтно-реставрационных работ на территории музея (поручение заместителю директора по административно-хозяйственной работе Л.И. Быстровой) и о возможности применения согласно Административному Кодексу штрафных санкций по отношению к виновным (инженеру по технике безопасности Р.И. Хаврулину, главному хранителю фондов музея О.Ю. Карцеву). Ответственность за выполнение приказа была возложена на главного инженера музея-заповедника В.С. Сергачева. Проект приказа в тот же день был завизирован заместителем директора по административно-хозяйственной работе.

Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 3

1. Перечислите разновидности организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и укажите, каков общий порядок их оформления.

2. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложениями посетить международную специализированную выставку «Оборудование предприятий торговли и общественного питания».

3. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке. Причина невыполнения – слабый контроль со стороны главного механика.

4. Составьте приказ. Инспекция Министерства по налогам и сборам РФ по г. Подольску Московской области подготовила проект приказа об утверждении итогов аттестации во исполнение Указа президента Российской федерации " Об утверждении положения о классных чинах государственных служащих" от 19.07.2001 № 876. В приказе содержались такие поручения: о признании результатов проведенной накануне аттестации сотрудников инспекции согласно Положению о классных чинах и протоколу заседания комиссии, об утверждении итогов аттестации, заместителю руководителя инспекции В.Р. Горенской было дано указание внести соответствующие изменения в штатное расписание инспекции до 10 декабря 2005 г. Контроль исполнения приказа был возложен на начальника отдела кадров С.Ю. Ким. Приказ был подписан 12 декабря 2005 года руководителем инспекции МНС РФ, советником налоговой службы 1 ранга Н.Д. Петруня. На приказе имеются визы главного бухгалтера Н.Г. Поленко и председателя аттестационной комиссии Е. О. Галеева.

5. Составьте акт. В адрес завода «ХРОНОМЕТР» 01.11.2005 поступила посылка с завода-поставщика с нарушенной пломбой. Директор завода «ХРОНОМЕТР» А.А.Иванов издал приказ от 01.11.2005 № 10 о созыве комиссии для вскрытия посылки. Комиссия при вскрытии обнаружила, что не хватает 12 корпусов для часов марки «Ракета», числящихся по накладной. Было принято решение – потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Ракета» в ближайшие сроки.

Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 4

1. Перечислите разновидности информационно-справочных документов и раскройте общий порядок их составления и оформления.

2.. Составьте письмо о подписании договора Открытого акционерного общества «Гермес» с ООО «Витраж» на поставку торгового оборудования.

3. Составьте докладную записку. ЗАО страховая компания " Сейв-инвест" провела в конце 2005 года анализ подбора управленческого персонала с высшим специальным образованием. Анализ показал, что из 20 начальников отелов и секторов имели высшее экономическое и финансовое образование только 9 человек. Руководитель управления персоналом Г И. Жильцова 02декабря текущего года составила докладную записку на имя генерального директора страховой компании С.Ю. Подрезкова, в которой предложила заключить договоры с Институтом международного права и экономики им. А.С. Грибоедова (ИМПЭ) о ежегодной целевой подготовке специалистов по специальности " Экономист-менеджер по страхованию международных программ" и о повышении квалификации специалистов с высшим образованием по специальности " Финансы и учет в страховом деле". Предварительная договоренность с ректоратом и президентом ИМПЭ была достигнута заблаговременно.

4. Составьте приказ директора Тюменской торговой фирмы «Торговый павильон» Гаврилина Е.А. от 25 декабря 2009 года № 234 об утверждении графика работы в праздничные дни с 31 декабря по 3 января 2010 года.

5. Составьте акт о списании комиссией двух устаревших кассовых аппаратов в торговой компании ООО «Минотавр».

Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 5

1. Перечислите разновидности плановых документов и раскройте общий порядок их составления и оформления.

2. Составьте письмо-ответ типографии издательства «НИКА» акционерному обществу «Гермес» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

3. Составьте докладную записку. Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П. Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П. Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз.. 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.

4. Составьте приказ. Отделом организационной и кадровой работы Управления Министерства юстиции РФ по Республике Карелия в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря 2010 года начальником Управления Игнатьевой Т. П. был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль исполнения приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы А. В. Хонина.

5. Составьте акт. На основании докладной записки офис–менеджера ЗАО «МАВРИТАНИЯ» И.К. Романовой от 31.06.2003 г. 11.07.2003 комиссия провела проверку технического оснащения приемной генерального директора ЗАО «МАВРИТАНИЯ» и признала негодной для эксплуатации следующую технику: 1) Копировальный аппарат Xerox 345 – 1 шт.; 2) Шредер инв. номер 367 – 1 шт.; 3).Факс 47823 – 1 шт. Непригодная для эксплуатации техника передана на склад предприятия. Акт был составлен в 3-х экземплярах и утверждён генеральным директором ЗАО «МАВРИТАНИЯ» П.И. Степановым.

Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 6

1. Опишите требования к содержанию, структуре и стилю протоколов. Охарактеризуйте этот вид документов. Приведите возможные случаи их составления.

2.. Составьте письмо. Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам. директора департамента Сверчкова А. В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента. Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сада № 1586 Юго-Западного окружного управления образования г. Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г. Москвы, было составлено письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г. Москва, ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада № 1586 О. А. Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамента.

5. Составьте акт. Жильцы 5 квартир дома 7 корп. 1. По ул Громова 9 (г. Киров) составили акт о протечке кровли для предъявления его в ООО «Управляющая компания Центрального района г. Киров».

Вариант 7

1. Перечислите разновидности отчётных документов и раскройте общий порядок их составления и оформления.

2. Составьте письмо. Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГПРЕДБАНК» (пр. Вернадского, 19, Москва, 112123, тел.: 567-22-17,

3. факс: 576-22-20) Шумов С. А. обратился к Генеральному директору НПО «Асбест» Волынцеву Л. М. с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕДБАНК» рабочих площадей – 180 кв.м под размещение отделения банка. Письмо было составлено исполнителем Подлесной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта 2010 года.

4. Составьте докладную записку. В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

5. Составьте приказ. Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по РК Федеральной службы земельного кадастра России А. Т.Кондрашовым 1 февраля 2005 года с целью создания в комитете единой системы кадровой документации был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И. А., инспектор отдела кадров Т. П.Жукова.

6. Составьте акт. Н а основании приказа ОАО «Буквоед» (г. Екатеринбург) от 07.12.2012 № 207 «О проведении приема-передачи кадровых документов» комиссия в составе заместителя генерального директора Я.В. Анушкина (председатель) и членов комиссии: юрисконсульта С.Е. Коновалова и бухгалтера Д.Ю. Трушкина 08.12.2012 провела приёмку дел и составила акт приема-передачи кадровых документов от увольняющегося начальника отдела кадров Жеребцовой В.В. инспектору отдела кадров Филимониной А.Н.Были переданы следующие документы, материалы и принадлежности: 1). Приказы ОАО «Буквоед» по личному составу за период времени с 02.02.2009 по 18.11.2012 в количестве 8 дел. При этом выявлено отсутствие приказов № 2 за 2010 год, № 23 за 2011; 2) Личные карточки за 2009—2012 гг. в количестве 82 штук; 3) Трудовые книжки за тот же период в количестве 82 штук; печать отдела кадров. В ходе приёма-передачи были выявлены следующие недостатки: 1). Не велась книга регистрации выдачи трудовых книжек их владельцам; 2) выявлены нарушения в оформлении личных дел.Приказ утвердил директор ОАО «Букварь» А.М. Некрылкин.

Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 8

1. Опишите требования к содержанию, структуре и стилю делового письма. Перечислите разновидности деловых писем.

2. Составьте письмо. Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В. А. Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору Мягкову А. М. об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С. П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.

3. Составьте докладную записку. Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью вы явления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

4. Составьте приказ. Генеральный директор ООО «Мечта» Поляков В. М. 10 октября 2009 года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Е. И. Золотарева. В состав комиссии вошли главный бухгалтер Е. Н. Володина и бухгалтер В.С. Иванова. Комиссии было поручено в срок до 15 октября предоставить директору ООО на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей по состоянию на 10 октября. Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О. А.

5. Составьте акт. Комиссия в составе: заместитель директора Вьюшеницкая Евгения Евгеньевна, главный специалист отдела информационных технологий Мочало Валерий Леонидович, главный специалист финансового отдела Снеговик Валентина Николаевна, ведущий специалист хозяйственного отдела Якиманова Марина Станиславовна, назначенная приказом от 26 апреля 2011 г. № 129, произвела проверку выданных в эксплуатацию общего отжеда ГКУ «ЖилПурга» материальных запасов и установила фактическое расходование за период с 25.06.2012 по 27.07.2012 следующих материалов: 1) Конвертов без окна А5 немаркированных в количестве 822 штук; 2) Конвертов без окна А4 немаркированных в количестве 650 штук.

Вариант 9

1. Опишите требования к содержанию, структуре и стилю актов. Приведите разновидности этого документа.

2. Составьте письмо. Московский радиотехнический колледж имени академика Расплетина А. А. Министерства образования РФ (Москва, ул. Б.Декабрьская, 5, 124000, тел.: 252-11-84, факс: 253-32-36) разослал информационные письма директорам школ города с сообщением об открытии в новом учебном году двух факультетов: современные информационные технологии и юридический. В письме сообщалось также о том, что правила приема на указанные факультеты общие. Письмо было составлено исполнителем Степановой и подписано директором Мартынюком Л. Б. 15 марта текущего года.

3. Составьте докладную записку. Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И. В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А. В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову.

4. Составьте приказ. С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника» (г. Курск) О. Г. Соколов 20 сентября 2009 года издал приказ о создании коммерческого одела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора, ведущего специалиста, специалиста. Главному бухгалтеру предприятия Г. А. Горячеву было поручено в срок до 1 октября предоставить на утверждение новое штатное расписание предприятия. Коммерческому директору Игнатьеву Т. Н., который завизировал проект приказа, предписано к 10 октября завершить комплектование отдела специалистами с высшим экономическим образованием.

5. Составьте акт. ОАО «Беретка» (ИНН/КПП …, г. Уфа, ул. Кривой мзги, д. 32, оф. 426) на основании договора№ 136 от 12 октября 2012 г. поручило индивидуальному предпринимателю Карагузовой З.М. (ИНН …, г. Уфа, пр. Кашкина, д. 90, оф. 135) выполнить работы по систематизации и обработке архива. По итогам работы 22 декабря 2012 г. был составлен акт выполнения работ на общую сумму 20267 рублей 60 копеек, включая: 1) Разброшюровку дел с изъятием скрепок (400 дел по цене 5, 40 за дело на сумму 2160, 00 руб.); 2) Экспертизу ценности управленческой документации с полистным просмотром (400 дел по цене 18, 00 за дело на сумму 7200, 00 руб.); 3) Подшивку дел (400 дел по цене 13, 00за дело на сумму 5200, 00 руб.); 4) Нумерацию стандартных листов (30138 листов по 0, 20 руб за лист на сумму 3027, 60 руб); 5) Оформление обложек дел (400 обложек по цене 6, 70 за штуку на сумму 2680, 00 руб.);

Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.

ЛИТЕРАТУРА И ИСТОЧНИКИ

Обязательная литература

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009)

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом РОСАРХИВА от 23 декабря 2009 г. № 76.

1. ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М.: Издательство стандартов, 2003.

4. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2012. – 560 с.

Дополнительная литература

1. Брызгалова, К.М.Инициалы и фамилия: что писать вначале// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. №9

2. Быкова Т.А.Правила написания адресов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 3. Режим доступа: https://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/3/7762/

3. Деловое письмо: учеб.-справоч. пособие / Авт. сост. И.Н.Кузнецов. – М.: Из-во торг. Корпорации «Дашков и К», 2007. – 196 с.

4. Каменева, Е.М. Ошибки в служебных письмах // Делопроизводство и документооборот на предприятии. –2009.– №5.

5. Каменева, Е.М. Бланк письма и его реквизиты //Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 10.

6. Каменева Е.М. Реквизит «адресат»: все тонкости оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 5.

7. Кузнецова Т.В. Ошибки в наименованиях должностей // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. № 2.

8. Чернышева О.Н. Изменения в оформлении документов согласно новым методическим рекомендациям // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010 № 3. Режим доступа: https://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/3/12187/

Приложение 1.

ТЕОРИЯ. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ