НФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позво­ляют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат по­ручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют слу­жебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным доку­ментам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по сис­теме управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя под­разделения к руководителю организации, от подведомственной организации в выше­стоящую. На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распоряди­тельных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, спи­сок, перечень.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. бычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации Общий бланк включает в себя реквизиты: 01 - 02 или 03; 08, 14.

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р. 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит " Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита " Регистрационный номер документа".

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.³

Рис. 1.
Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)
01 – Государственный герб РФ; 02 –герб субъекта РФ;
03 – эмблема организации или товарный знак;
08 – наименование организации; 11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 –место составления или изготовления документа

Рис. 3. Общий бланк с продольным расположением реквизитов

Образцы общего бланка документа также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (прил. Б, рис.Б.1.)

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами докладной записки являются:

- наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения),

- наименование вида документа,

- дата и регистрационный номер,

- место составления (для внешней докладной записки),

- адресат,

- заголовок к тексту,

- подпись.

Пример оформления докладной записки

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом " акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова " составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова " Основание", " Председатель", " Члены комиссии", " Присутствовали" пишутся с прописной буквы. ⁸

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. ⁹

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о н6аличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- подписи;

- в отдельных случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Пример оформления акта

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«Леонтия» Генеральный директор

(подпись) П.И. Степанов

16.07.2003

АКТ

14.07.2003 № 06

Москва

приема–передачи

оргтехники

Основание: докладная записка офис–менеджера И.К. Романовой от 31.06.2003.

Составлен комиссией:

Председатель – начальник технической группы А.А. Волов

Члены комиссии:

1. начальник административно–хозяйственного отдела М.Ю. Борисов
2. бухгалтер Л.П. Смирнова
3. офис–менеджер И.К. Романова

Комиссия 11.07.2003 провела проверку технического оснащения приемной генерального директора организации. Комиссия признала негодным для эксплуатации:

1. Копировальный аппарат Xerox 345 – 1 шт.

2. Шредер инв. номер 367 – 1 шт.

3. Факс 47823 – 1 шт.

Непригодная для эксплуатации техника передана на склад предприятия.

Акт составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. – направлен начальнику административно–хозяйственного отдела

2-й экз. – главному бухгалтеру

3-й экз. – в дело 23-02

Председатель (подпись) А.А. Волов

Члены комиссии (подпись) М.Ю. Борисов

(подпись) Л.П. Смирнова

(подпись) И.К. Романова