Рабочие книги, рабочие листы, ячейки

Класс

Основы работы с электронными таблицами MS Excel 2003

Назначение и области применения

Excel — это программа для работы с электронными таблицами, входящая в состав пакета Microsoft Office. С помощью Excel можно создавать и форматировать книги (наборы листов) для анализа данных и принятия более обоснованных деловых решений. Например, с помощью Excel можно отслеживать данные, разрабатывать модели анализа данных, создавать формулы для вычислений с этими данными, сводить данные множеством способов, а также отображать их на профессиональных диаграммах различных видов.

Наиболее распространенными областями применения Excel являются:

Учет. Можно использовать мощные вычислительные возможности Excel для работы с различными финансовыми документами, например отчетами о движении денежных средств, отчетами о доходах или отчетами о прибылях и убытках.

Бюджетирование. В Excel можно создавать как личный бюджет, так и бюджеты компании, например план выделения средств на маркетинг, бюджет мероприятия или пенсионных отчислений.

Выставление счетов и продажи. Приложение Excel также полезно применять для управления данными о выставлении счетов и продажах. Можно легко создавать нужные формы, например счета, отборочные накладные или заказы на покупку.

Создание отчетов. В Excel можно создавать отчеты различных типов, в которых анализируются или обобщаются данные, например отчеты о ходе выполнения проекта, расхождениях между предполагаемыми и фактическими результатами, а также отчеты для прогнозирования данных.

Планирование. Excel прекрасно подходит для создания профессиональных планов или удобных планировщиков, таких как расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований, план налогообложения, а также планы отпусков, вечеринок или приготовления пищи на неделю.

Отслеживание. С помощью Excel можно отслеживать данные в листах учета или списках — к примеру, листах учета рабочего времени либо товарных списках для складского учета.

Работа с календарями. Рабочая область Excel, имеющая вид таблицы, позволяет легко создавать календари различных видов — например, учебный календарь для отслеживания различных видов деятельности в течение учебного года, либо календарь финансового года для отслеживания бизнес-событий и этапов. Excel - это составная часть Microsoft Office, предназначенная для создания электронных таблиц. Термин электронная таблица используется для обозначения простой в использовании компьютерной программы, предназначенной для обработки данных.

Основные функции Excel:

- проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

- исследование влияния различных факторов на данные;

- решение задач оптимизации;

- получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

- построение графиков и диаграмм;

- статический анализ данных.

Рабочие книги, рабочие листы, ячейки

При запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами.

Рабочая кни га в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение -.xls. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Для того чтобы изменить заголовок листа, выделите его и наберите новое название. Другие рабочие листы можно добавить с помощью команды Вставка/Лист.

Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2003 имеется 256 столбцов, заголовки которых указаны в верхней части листа с помощью букв английского алфавита. В рабочем листе имеется 65536 строк.

В рабочем листе столбцы по умолчанию озаглавлены буквами, строки - цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа - таким образом вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4.

Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).

Рисунок 1. Рабочий лист.

Рисунок 2. Структура ячейки Excel

1-й уровень содержит видимое на экране изображение (т.е. отформатированный текст) или результат вычисления формулы).

2-й уровень содержит форматы ячейки (формат чисел, шрифты, выключатель (включатель) признак показывать или нет ячейку, вид рамки, защита ячейки).

3-й уровень содержит формулу, которая может состоять из текста, числа или встроенных функций.

4-й уровень содержит имя ячейки, это имя может использоваться в формулах других ячеек, при этом обеспечивается абсолютная адресация данной ячейки.

5-й уровень содержит примечания данной ячейки (произвольный текст). Если ячейка содержит примечание, то в правом верхнем углу появляется красный квадратик (точка).

Каждая ячейка имеет адрес, еоторый обозначается именем столбца и именем строки.

Например А2.

Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом:

Для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2: D4.

Рисунок 3. Блок ячеек.

В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.

Наиболее важные параметры листов и книг Microsoft Excel 2003 Таблица 1.- Наиболее важные параметры листов и книг Microsoft Excel 2003

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.

Строка формулы Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.

Рисунок 4. Строка формулы.

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Вы можете восстановить содержимое ячейки не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать Ctrl+Z. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляется нажатием мышью на красном крестике, расположенном в строке ввода.

Рисунок 5. Ввод текста.

При вводе данных почти всегда столкиваются с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в таблицу. В Excel эта проблема решается следующим образом:

Нажмите мышью на заголовке столбца, перед которым вы собираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он будет выделен цветом.

Нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд. Выберите команду «Добавить». Появится новый столбец.

Рисунок 6. «Добавить».

Можно вставить столбец и другим способом. Установите маркер в какой-нибудь ячейке столбца, перед которым нужно вставить новый столбец и выполните команду Вставка/Столбец. Аналогично для вставки строки выполните команду Вставка/Строка.

Помимо столбцов и строк в таблицу можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка/Ячейки.

В Excel имеются следующие способы копирования данных, использующие: метод «Перетащить и Отпустить»;

команду «Копировать и Вставить»; средство «Автозаполнение».

При использовании метода «Перетащить и Опустить», а также команд «Вырезать»,

«Копировать» и «Вставить», Microsoft Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы. Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы.

Ряды данных. Аавтозаполнение

Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства

Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.

Однако, если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого. Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль», «Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий студентов группы.

Рисунок 7. «Автозаполнение».

В Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия: введите в ячейку первый член ряда;

подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;

далее, удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца; после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Рисунок 8. Ряд данных.

Рисунок 9. Списки.

Рисунок 10. Автозаполнение.

Рисунок 11. Ряд данных

Для построения произвольных рядов данных выполните команду Правка/Заполнить/Прогрессия. Появится окно диалога «Прогрессия», в котором вы можете установить параметры ряда данных.

Рисунок 12. Прогрессия

Ряды дат и времени дня могут использовать приращения по дням, неделям, месяцам, годам. Чтобы получить ряд дат, вы должны указать повторяемость последовательности: дни, недели, месяцы или годы.

В режиме Автозаполнения можно продолжать различные типы данных. Возможность автозаполнения логически продолжает некоторые заданные последовательности, например, Кв.3, Кв.4, Кв.5. Вы можете использовать возможность автозаполнения непосредственно с помощью перемещения курсора заполнения на рабочем листе или с помощью окна диалога «Прогрессия».

В поле ввода «Предельное значение» можно ввести значение, на котором нужно закончить ряд. Если выделенная область заполняется до достижения этого значения, то построение ряда прекращается. Поле ввода «Предельное значение» может оставаться пустым. Тогда заполняется вся выделенная область.

Наиболее интересным параметром в окне диалога «Прогрессия» является флажок

«Автоматическое определение шага». Если он установлен, то вычисляется значение шага, опираясь на значения в верхних или левых ячейках выделения, для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда). При установке этого флажка значение из поля ввода Шаг игнорируется.