Работа со списком данных в Excel

Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Excel предоставляет дополнительные возможности по работе с такими данными. Чтобы таблица воспринималась как список, должны быть соблюдены следующие условия:

– во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные, т.е. информация должна быть однородной;

– заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

– названия строк должны находиться в левом столбце списка;

– в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

К данным списка можно применять различные функции: сортировать, фильтровать, подводить итоги и т. д.

Самый быстрый способ простой сортировки данных выполняется следующим образом: установить курсор в любую ячейку нужного столбца и нажать на панели инструментов «Стандартная» кнопку (для сортировки по возрастанию) или (по убыванию). Для сложной сортировки применяют команду Данные → Сортировка.

Для установки фильтра данных по столбцам следует выделить нужные столбцы и выполнить команду Данные → Фильтр → Автофильтр.

Если данные представлены в формате списка, то Excel может создать структуру данных, которая позволяет скрыть или отобразить уровни детализации данных. Щелкая символы структуры (в левом верхнем углу листа Excel), и (слева от номеров строк или сверху над заголовками столбцов), можно быстро отобразить только определенные группы строк или столбцов.

Чтобы сгруппировать какие-либо строки, столбцы или ячейки, нужно их выделить, а затем выполнить команду Данные → Группа и структура → Группировать. Зачастую перед началом создания структуры выполняют сортировку данных, чтобы выстроить их вместе.

В таблице на рис. 1 сгруппированы и скрыты столбцы C и D, строки 2-7. Их можно вывести, нажав соответствующие кнопки .

Рис. 1