Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов в списке данных

Это удобный способ быстрого обобщения и анализа данных в электронной таблице. При подведении итогов могут быть вычислены сумма, количество значений, среднее, максимум, минимум и т. д. Excel автоматически создает нужную итоговую формулу и подставляет в нее адреса ячеек.

Рассмотрим процесс подведения итогов на конкретном примере.

Пусть в таблице учета коммунальных платежей (рис. 2) необходимо вычислить итоги по каждому плательщику по горячей и холодной воде.

Рис. 2

Для автоматического вычисления итогов нужно выполнить следующую последовательность действий:

1) отсортировать список по тому столбцу, для каждого значения в котором необходимо подвести итоги – в нашем примере это столбец «Плательщик»;

2) установить курсор в любую ячейку таблицы (при необходимости можно выделить какую-либо ячейку, требуемый диапазон ячеек или всю таблицу);

3) ввести команду Данные → Итоги;

4) в диалоговом окне «Промежуточные итоги» установить необходимые параметры. При этом в п. «При каждом изменении в:» должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка, а в окошке «Добавить итоги по:» могут быть отмечены только числовые поля, по которым требуется выполнить вычисления (рис. 3).

Рис. 3

В результате будет создана структура таблицы (рис. 4), пользуясь которой можно скрыть исходные данные и оставить только итоговые строки (слева от номеров строк имеются кнопки уровней структуры: 1 – общий итог, 2 – промежуточные итоги (по плательщикам), 3 – все строки исходной таблицы. При этом можно, выбрав только итоговые строки, обычным порядком построить по ним диаграмму.

Рис. 4

Для удаления итогов нужно установить курсор в любую ячейку таблицы, выполнить команду Данные → Итоги и в окне «Промежуточные итоги» нажать кнопку «Убрать все».

Если нужны несколько итоговых строк с разными операциями, например, сумма данных и среднее арифметическое (рис. 5), то нужно полностью выполнить первую операцию подведения итогов (сумму), затем аналогичным образом в окне «Промежуточные итоги» задать следующую операцию (среднее) и снять флажок «Заменить текущие итоги».

Рис. 5