Вимоги до мови ділових паперів

Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться…. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази…

3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку.

5. Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядку надання матеріальної допомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання.

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи..., Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи….

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет - перед присудком; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова – на початку речення.

9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: вами ще не дана відповідь…. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то слід вживати активну форму: комісія підтверджує…, університет не гарантує….

10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…, затвердити пропозицію….

11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную.

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний….

ЗАЯВА

Заява – це документ, у якому службова чи приватна особа звертається до керівної особи з проханням чи пропозицією. За походженням заяви бувають службові та особисті.

Реквізити:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – назва установи, посада, прізвище та ініціали керівника, на ім’я якого подається заява, у Д. відмінку.

2. Адресант (без прийменника) – прізвище, ім’я та ім’я по батькові (ініціали), домашня адреса (посада) особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої букви, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Якщо прізвища адресата і адресанта співзвучні або однакові, то між ними пишеться прийменник від.

Зразок 1

Директорові виробничого

об’єднання „Прогрес”

Кириленку В.І.

Костенка Івана Хомича,

який мешкає за адресою:

м. Харків, вул. Фрунзе, 12,

тел. 14-58-70

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду старшого інженера виробничого відділу з 27. 02. 2006 р.

До заяви додаю:

1. Диплом про вищу освіту.

2. Трудову книжку.

3 Автобіографію.

24. 02. 06 особистий підпис Костенка І. П.

Зразок 2

Директору ЗОШ №72

м. Дніпропетровська

Мар’яненко Г.П.

вчителя географії

Сидорчук О.М.

Заява

У зв’язку із закінченням терміну навчання на факультеті перепідготовки прошу перевести мене на посаду викладача психології з 1вересня 2006 року.

До заяви додаю копію диплома.

25 серпня 2006 року особистий підпис Сидорчук О.М.

Зразок 3

Директору ВАТ

„Харківтрансбуд”

Марченку Т.Б.

від Марченка Л.Т.,

інженера-технолога

Заява

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з 05. 04 до 24. 04. 2006 р. у зв’язку з необхідністю лікування.

До заяви додаю:

1. Довідку про стан здоров’я від дільничного лікаря.

2. Витяг із протоколу засідання профспілкового комітету про надання путівки до санаторію.

01. 04. 06 особистий підпис Васильєва С.П.