Б) Культура делового письма

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Общие требования к деловому письму:

· бумага хорошего качества, чистая, аккуратно обрезанная;

· желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

· все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

· ширина поля слева должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов слева;

· текст печатается через полтора – два интервала;

· желательно избегать переноса слов;

· в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата полностью;

· наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне письма;

· ниже, с края строки или посередине пишется вежливое обращение, после которого ставится запятая или восклицательный знак;

· заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

· подпись ставится в правой стороне листа после заключительной фразы;

· письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в плотных конвертах;

· на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо – 10.

Требования к содержанию деловых писем:

· точность и ясность изложения мыслей;

· максимальная доступность текста для понимания;

· краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз;

· грамотность (правописание, требования делового этикета);

· деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка.

Текст делового письма состоит из следующих частей: дата; адрес; вступительное обращение; основной текст; предложение, содержащее элементы вежливости; подпись.

Вербальное общение.Основы деловой риторики

Риторика – это теория красноречия. Деловая риторика является прикладным направлением общей риторики, ориентированным на обеспечение руководителей и специалистов правилами обращения со словом.

В деловой риторикеиспользуются следующие принципы речевого воздействия:

· доступность;

· ассоциативность;

· сенсорность (использование цвета, света, рисунков, моделей и т. д.);

· экспрессивность (эмоциональная напряженность речи, выразительность мимики, жестов, позы выступающего);

· интенсивность (темп подачи информации).

Кроме того, существует риторический инструментарий, выступающий в виде набора коммуникативных эффектов:

· эффект визуального имиджа;

· эффект первых фраз;

· эффект аргументации;

· эффект квантового выброса информации;

· эффект интонации и паузы; эффект художественной выразительности;

· эффект релаксации;

· эффект дисперсии (рассеивание информации по мере получения от выступающего).

Кроме того, руководители и специалисты должны овладеть рядом

практических рекомендаций:

· следить за орфоэпическими нормами речи;

· избегать канцеляризмов, многословия, штампов;

· не использовать без необходимости иностранных слов;

· избегать безликих конструкций, прикрывающих желание брать на себя ответственность;

избавляться от слов, засоряющих речь.