Функции и структура службы управления персоналом

В специальной литературе обычно называют следующие основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия.

1.Обеспечение кадрам: определение потребности в кадрах, поиск специалистов, заключение контрактов, ознакомление с рабочим местом и условиями труда, прекращение контрактов, прекращение контрактов, перемещение кадров.

2.Подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров.

3.Оформление трудовых правоотношений.

4.Организация оплаты труда - новая функция для отдела кадров подразумевающая аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.

5.Выявление социальной напряженности в коллективе и снятие ее.

6.Развитие отношений с органами рабочего самоуправления.

7.Координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению техники безопасности.

8.Обеспечение каждой службы организации квалифицированными кадрами.

Структура кадровой службы определяется ее функциями и задачами, но не наоборот. На многих предприятиях неудовлетворительная хозяйственно-экономическая деятельность обусловлена, как было сказано, консервативной позицией администрации, отдела труда и зарплаты, работников отдела кадров, а также неоптимальным распределением ответственности за работу с персоналом между оперативными руководителями и кадровыми работниками.

При организации службы, структурировании ее состава необходимо исходить из следующих посылок. Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления. Принципиальное построение службы персонала в современных условиях не имеет общепризнанной формы.

Построение кадровой службы, распределение кадровой работы между структурными подразделениями, а внутри структурного подразделения между исполнителями может варьироваться в большом диапазоне, поскольку зависит от многих обстоятельств. Среди них можно выделить размер предприятия (численность занятого на нем персонала); объем управленческих работ каждого вида; понимание руководством задач управления персоналом. Влияют также стиль и методы руководства администрации подчиненными.

В организационно-штатную структуру службы персонала рекомендуется включать административный отдел; отдел кадров; отдел рекрутинга (найма); отдел адаптации, мотивации и тренинга; отдел контроллинга (деловой оценки); отдел ротации (служебно-профессионального продвижения); отдел обеспечения. Возможны и другие варианты организационной структуры кадровой службы (отдела персонала).

После определения функциональной структуры службы персонала, составляющих ее подразделений (отделов, бюро) решается вопрос о перечне задач каждого структурного подразделениях, его функциях, численном составе и должностной структуре занятых в нем работников, должностных обязанностях каждого из них, а также о взаимоотношениях подразделений друг с другом в рамках службы персонала и с другими подразделениями предприятия как в части входящей и исходящей информации, так и в отношении методического обеспечения кадровой работы, реализации функции контроля и надзора за ее проведением.

Количественный состав службы УП определяется организационно-штатными структурами и Уставом предприятия. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются такие факторы: общая численность работников предприятия; сфера деятельности предприятия, ее масштаб; социальная характеристика предприятия, структурный состав его работников; техническое обеспечение управленческого труда.

Численность персонала кадровых служб можно определить на основе нормативов времени. Существуют разнообразные методы расчета численности специалистов кадровой службы: экономико-математические методы; методы сравнений; методы прямого расчета. Наиболее распространенным и доступным методом расчета численности работников кадровой службы является ее определение через трудоемкость.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле

Где Т₁ - суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал);

К₁ - численность персонала;

Ф - фонд оплаты труда.

При немногочисленности персонала и соответственно незначительной суммарной трудоемкости функций службы персонала выполнение отдельных задач может быть поручено конкретному специалисту, а не подразделению. В любом случае, вне зависимости от особенностей организации, состав функций отдела остается постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения.

Оптимальным является соотношение, при котором на 70-100 сотрудников предприятия приходится один специалист по работе с персоналом. Общая численность сотрудников службы УП составляет примерно 1, 0-1, 2 % от общей численности коллектива. В кадровой службе крупной организации, как считает В.И.Шкатулла, должно быть свыше 30 чел., в средних организациях – больше 10 чел., в малых организациях – 2 чел. [27, с.53].

Должностной состав службы УП в каждом конкретном случае утверждается руководством организации. В управленческой литературе имеются рекомендации по примерному количеству и профессиональному составу специалистов кадровой службы для предприятий с различной численностью работников.

Действующим « Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденным постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г., введены следующие наименования должностей работников персонала: заместитель директора по управлению персоналом; начальник отдела кадров; менеджер по персоналу; специалист по кадрам; инспектор по кадрам; начальник отдела подготовки кадров; инженер по подготовке кадров; начальник отдела социального развития; психолог; социолог; экономист по труду; инженер по организации труда и др.