Документальное оформление результатов инвентаризации

В соответствии с п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации сведения о фактическом наличии имуще­ства и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух эк­земплярах.

Напомним, формы инвентаризационных описей, ак­тов инвентаризации и краткие указания по их заполне­нию утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации":

1) Инвентаризационная опись основных средств (фор­ма ИНВ-1);

2) Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма ИНВ-1а);

3) Инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2);

4) Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3);

5) Акт инвентаризации товарно-материальных цен­ностей отгруженных (форма ИНВ-4);

6) Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма ИНВ-5);

7) Акт инвентаризации товарно-материальных цен­ностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6);

8) Акт инвентаризации драгоценных металлов и изде­лий из них (форма ИНВ-8);

9) Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изде­лиях (форма ИНВ-8а);

10) Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма ИНВ-10);

11) Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма ИНВ-11);

12) Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15);

13) Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма ИНВ-16);

14) Акт инвентаризации расчетов с покупателями, по­ставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (фор­ма ИНВ-17);

15) Справка к акту инвентаризации расчетов с покупа­телями, поставщиками и прочими дебиторами и кредито­рами (приложение к форме ИНВ-17);

16) Сличительная ведомость результатов инвентариза­ции основных средств (форма ИНВ-18);

17) Сличительная ведомость результатов инвентариза­ции товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19);

18) Приказ (постановление, распоряжение) о проведе­нии инвентаризации (форма ИНВ-22) (образец 1);

19) Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентари­зации (форма ИНВ-23);

20) Акт о контрольной проверке правильности прове­дения инвентаризации ценностей (форма ИНВ-24);

21) Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25).

Заметим также, что форма ИНВ-26 " Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" введена по­становлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

Однако при инвентаризации имущества или обяза­тельств, для которых не предусмотрено специальных форм, аптека разрабатывает собственные акты или описи.

Разработка аптекой собственных форм актов и описей, как правило, осуществляется на основе типовых форм и при условии обязательного наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих установить полноту и подлин­ность содержащейся в них информации. Перечень рекви­зитов, наличие которых в инвентаризационных описях и ведомостях обязательно, нормативными документами специально не установлен. По нашему мнению, к числу обязательных реквизитов относятся:

- наименование документа (инвентаризационная опись, акт и т. п.);

- основание проведения инвентаризации (приказ, рас­поряжение и т. д.);

- наименование инвентаризируемого имущества;

- местонахождение инвентаризируемого имущества;

- на каких балансовых или забалансовых счетах учиты­вается инвентаризируемое имущество;

- даты начала и окончания инвентаризации;

- перечень материально ответственных лиц;

- список членов инвентаризационной комиссии;

- перечень товарно-материальных ценностей, выявлен­ных в ходе инвентаризации, сведения об их количестве в натуральном и стоимостном выражении;

- личные подписи материально ответственных лиц и членов инвентаризационной комиссии, подтверждаю­щие их присутствие при проведении инвентаризации и подлинность сведений, отраженных в составленном документе (инвентаризационной описи или акте). Следует иметь в виду также следующее: непосредствен­но в инвентаризационной описи либо в качестве неотъем­лемого приложения к ней должны быть расписки матери­ально ответственных лиц о сдаче ими в бухгалтерию всех имеющихся к началу инвентаризации документов, от­носящихся к движению инвентаризируемого имущества.

Инвентаризационные описи или акты могут быть заполнены как с использованием средств вычислитель­ной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи (или акты) заполняются чернилами или шари­ковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Перечислим основные требования заполнения общих реквизитов документов, которыми оформляют результаты проведенной инвентаризации.

В строке " организация" указывается полное наимено­вание аптеки - составителя документа.

В графе " по ОКПО" указывается код по ОКПО, при­своенный Госкомстатом России.

В строке " структурное подразделение" указывается название структурного подразделения аптеки, в котором проводится инвентаризация (отдел, аптечный пункт, киоск и т. д.).

В этой же строке в соответствующей графе указывают код структурного подразделения (если в аптеке применя­ется соответствующая система кодирования).

В графу " вид деятельности" необходимо записать код вида деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденному постановлением Госстандарта России от 06.08.1993 № 17.

В строке " Основание для проведения инвентаризации" показывают, что является письменным заданием на про­ведение инвентаризации: приказ, постановление, распоря­жение (ненужное необходимо зачеркнуть).

В этой же строке в графе " Номер" записывают номер документа, который является основанием для проведения инвентаризации.

В следующей строке в графе " Дата" указывают дату документа, который является основанием для проведения инвентаризации.

В графу " Дата начала инвентаризации" нужно за­писать соответствующую дату, установленную руководи­телем аптеки в документе, который является основанием для проведения инвентаризации.

В графе " Дата окончания инвентаризации" указыва­ют дату, установленную руководителем аптеки в документе, который является основанием для проведения инвентари­зации.

В графе " Вид операции" проставляется код операции, которая оформляется заполняемым документом. Код при­меняется только в том случае, если аптека применяет си­стему кодирования.

Каждому документу присваивают порядковый номер, который указывают в графе " номер документа", а далее в этой строке, в соответствующей графе, указывают дату составления документа.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется воз­можным - непосредственно после ее окончания. Об этом следует помнить при оформлении документов инвента­ризации.