Бухгалтерские документы, их виды и значение.

Документация – это способ первичного сплошного отражения всех объектов бухгалтерского учета путем их документального оформления. На каждую хозяйственную операцию или группу однородных операций составляют оправдательный документ, который является материальным носителем первичной учетной информации и служит в дальнейшем основанием для регистрации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Документ в бухгалтерском учете – это письменное свидетельство на право совершение, или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты. В то же время документ в юридической практике – это доказательство совершения экономических преступлений, а в ряде случаев – преступлений общеуголовной направленности. Согласно Закону Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» все хозяйственные операции должны подтверждаться первичными учетными документами, имеющими юридическую силу.

Бухгалтерские документы могут быть составлены на бумажных носителях и на машинных носителях. Если они составлены на машинных носителях, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих органов, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В первичных документах внесение поправок, не подтвержденных участниками, не допускается. В то же время в денежных (банковских, кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Документы, принимаемые в бухгалтерском учете, по характеру отражения информации подразделяются на:

1· первичные;

При помощи первичного документа впервые регистрируется хозяйственная операция. Эти документы составляют основу первичного учета. Данные первичного учета необходимы для последующего обобщения, контроля и управления хозяйственной деятельностью.

К первичным документам относятся: товарно-транспортная накладная, товарная накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт о приеме-передаче основных средств, акт о приеме-передаче нематериальных активов, акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ, акт о передаче не завершенного строительством объекта, акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры.

2· сводные.

На основе первичных учетных документов составляются сводные документы, обобщающие информацию, имеющуюся в первичных документах (например, материальный отчет склада, к которому приложены документы на поступление и расход материалов). Сводные документы обеспечивают защитные функции бухгалтерского учета, способствуют предупреждению преступлений, связанных с использованием фиктивных документов. Под фиктивным принято понимать вымышленный документ (например, платежную ведомость, фактически никогда не существовавшую, не зарегистрированную в сводном документе — отчете кассира).

К сводным документам относятся кассовые книги, учетные регистры.

Документы, принимаемые в бухгалтерском учете, по их назначению подразделяются на:

1· распорядительные – документы, в которых содержатся определенные задания на проведение тех или иных хозяйственных операций.

2· оправдательные –документы, составляемые в моменты совершения операций или сразу же после их совершения и служащие доказательством того, что хозяйственные операции были произведены.

3· бухгалтерского оформления – всякого рода справки, а также другие документы, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в подлинных первичных документах (например, справки бухгалтерии к отдельным учетным регистрам, расчет о начислении амортизации основных средств и нематериальных активов).

4· комбинированные - документы, содержащие в себе одновременно элементы распорядительных и исполнительных документов, т. е. в них имеются распоряжения о совершении операций и доказательства того, что они совершены. Таким документом будет, например, расходный кассовый ордер, в верхней части которого содержится распоряжение о совершении операции, а в нижней — отметка о выплате наличных денег из кассы.

Документы по месту составления подразделяются на:

1· внешние;

2· внутренние.

Документы, принимаемые в бухгалтерском учете, по способу составления подразделяются на:

1· разовые;

2· накопительные –документы, в которых указываются однородные операции, произведенные за определенный отрезок времени (неделю, декаду, месяц).

Учитывая особую роль первичных учетных документов в процессе бухгалтерского учета, к их содержанию и порядку составления предъявляются особые требования.

Законодатель устанавливает ряд общих и специальных требований по оформлению первичной учетной документации. Общие требования предусматривают, что она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа, дату и место его составления;

– основание и содержание хозяйственной операции;

– количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

– наименование должностей, фамилии, инициалы и личные подписи участников хозяйственной операции.

К некоторым документам наряду с общими предъявляются и специальные требования. Так, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем субъекта хозяйствования и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Не допускается внесение исправлений в такие документы (кассовые и банковские).