Значение аналитического учета для обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств

Сверка данных синтетического и аналитического учетов по всем счетам бухгалтерского учета должна проводиться ежемесячно, в том числе и перед составлением периодической финансовой отчетности предприятия. Выявленные расхождения свидетельствуют о допущенных в учете ошибках, которые должны быть найдены и устранены в целях обеспечения достоверности формируемых в отчетности экономических показателей.

Хорошо поставленный аналитический учет способствует обеспечению сохранности материальных ценностей. Вместе с тем недостатки в организации аналитического учета могут служить причиной совершения многих противоправных деяний.

При организации аналитического учета могут иметь место следующие недостатки:

1) отсутствие аналитического учета по какому-либо из синтетических счетов;

2) запущенность аналитического учета;

3) недостаточная детализация аналитического учета.

В случае, если аналитический учет отсутствует по тем статьям баланса, где он должен обязательно вестись, теряется возможность его использования для эффективного управления хозяйственной деятельностью и обеспечения контроля за движением и сохранностью ценностей, которые находятся в ведении конкретных материально-ответственных лиц. Нередко такая ситуация может создаваться умышленно с целью получения пересортицы, сокрытия хищений. В подобной ситуации преступления могут долгое время оставаться не обнаруженными.

Могут встречаться случаи преднамеренной запущенности аналитического учета. Эта запущенность учета может использоваться для сокрытия денежных сумм в связи с нерасшифрованным их остатком по синтетическому счету. Например, может иметь место умышленный отказ от ведения аналитического учета по синтетическому счету «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами».

На практике при работе с данными аналитического учета следует учитывать, что не всегда возможно полностью детализировать данные синтетического учета. Поэтому в некоторых организациях ведутся аналитические счета по наиболее укрупненным позициям: «Консервы рыбные», «Компьютеры» без соответствующей дифференциации по наименованиям, ценам и т. п. Такие нарушения облегчают маскировку многих противоправных деяний. Поэтому такие «укрупненные» счета заслуживают первоочередного внимания при осуществлении поисковой работы. Недостаточная детализация учета проявляется в случаях, когда учет хозяйственного инвентаря осуществляется независимо от стоимости, артикула и размера на одном аналитическом счете. Например, «Одеяла шерстяные» по средним ценам. Она может осуществляться для сокрытия хищения за счет умышленной пересортицы.

В подобных ситуациях пробелы аналитического учета уменьшают возможность своевременно выявлять признаки преступления с помощью инвентаризации.

Вместе с тем следует учитывать, что в ряде случаев недостаточная детализация аналитического учета оправдана и разрешена ведомственными инструкциями. Например, на складах социально-бытовых учреждений (в больницах, детских садах и т.п.) в целях упрощения работы разрешено учет однородных продуктов (макароны, крупа и т.п.) вести по одной картотеке по средневзвешенным ценам. Это считается оправданным в связи с тем, что продукты используются на месте и не подлежат реализации сторонним организациям и лицам.