Системный анализ состояния субъекта управления

(канцелярии).

Для анализа субъекта подсистемы делопроизводственного обеспечения управления организвции необходимо рассмотреть:

- Состав функций выполняемых каждой подсистемой (таблица 3);

- Структуру трудоемкости функций в % (таблица 3);

- Схему орг. структуры подсистемы материально-техническим снабжением системы управления организацией (рис 1).

Состав и структура трудоемкости функций функциональных подсистем системы управления предприятием

Таблица 3

Рисунок 1 Схема организационной структуры подсистемы делопроизводственного обеспечения управления организации

Из штатного расписания видно, что отдел включает в себя 9 сотрудников, что свидетельствует о его средней численности. Анализируя таблицу 3 можно сделать следующие выводы:

· Самой трудоемкой функцией является осуществление разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов;

· Второй по значимости трудоемкой функцией является разработка оперативных графиков выпуска продукции и осуществление выдачи их цехам-исполнителям;

· Третьей по значимости трудоемкой функцией является разработка оперативных заданий цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществление контроля за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов;

· Следующей, менее трудоемкой функцией является обеспечение оперативного контроля за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации;

· Последние 3 функции примерно равны по трудоемкости, это:

- осуществление организации и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

- составление совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия;

- обеспечение предоставление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

Далее построим таблицу функциональных взаимосвязей (Табл. 4.) для более детального рассмотрения состава функции подсистемы управления организации и взаимосвязей отдела с другими подразделениями.

Условные обозначения к Таблице 4:

О – отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет окончательный документ;

П – предоставляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения;

У – участвует в выполнении данной функции;

Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ;

С – согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функции.

Из таблицы функциональных взаимосвязей видно, что функции отдела делопроизводственного обеспечения распределены среди отделов предприятия нерационально и неравномерно, что может отрицательно складываться на работе отдела. Необходимо распределить данные функции для того, чтобы снять нагрузку с отдела делопроизводственного обеспечения. Если это не удастся, предпринять действия, введя дополнительные рабочие места.

Для лучшего понимая распределения нагрузки между отделами построим оперограмму.

Одной из наиболее трудоемких функций является «Осуществление разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов»

Таблица 5

№ п/п	Наименование операций	Исполнители
Зам. ген. директора по общим вопросам	Канцелярия	Начальник канцелярии	Бюро приема, контроля и выпуска документов	Бюро обработки информации	Группа изменения и учета технической документации
1.	Анализ объемов производства и сбыта продукции за прошедший период и выявление резервов
2.	Анализ портфеля заказов на предстоящий период
3.	Расчет производственной мощности и разработка баланса производственных мощностей
4.	Доведение задания до основных цехов производств предприятия
5.	Доведение задания до подразделений вспомогательного производства предприятия

Условные обозначения для данной таблицы:

- исходная информация; - передача информации;

- анализ; - согласование; -принятие решения: - утверждение.

Из оперограммы видно, что в основном все операции выполняет бюро обработки информации.

Далее построим органиграмму (Таблица 6), которая будет отражать степень участия канцелярии, в выполнении функций. Для построения органиграммы обратимся к рисунку Рис.1. «Схема оргструктуры подсистемы делопроизводственного обеспечения управления организации».

Таблица 6.

Функции*

1) осуществить разработку и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов

2) разработать оперативные графики выпуска продукции и осуществить выдачу их цехам-исполнителям

3) разработать оперативные задания цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществить контроль за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов

4) обеспечить оперативный контроль за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации

5) осуществить организацию и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия

6) составить совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия

7) обеспечить предоставление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия