Централизация и децентрализация бухгалтерского учета

Важным вопросом организации бухгалтерского учета является установление определенной структуры учетного аппарата и формы его связи с подразделениями предприятия.

В зависимости от места обобщения данных первичных доку­ментов, составления отчетов, ведения регистров синтетического и аналитического учета бухгалтерский учет по форме организации де­лится:

а) на централизованный;

б) на децентрализованный;

в) с частичной централизацией.

При централизации учета все действия по обработке первичной документации, ее сводке и группировке, записи в учетные регистры синтетического и аналитического учета выполняются в цент­ральной бухгалтерии. При таком порядке учета в филиалах и других обособленных подразделениях предприятия происходит лишь составление, частичная обработка всех первичных документов и контроль за каче­ством заполняемых форм. Далее они поступают непосредственно в бухгалтерию предприятия, где подвергаются проверке, группировке и дальнейшей бухгалтерской обработке вплоть до составления баланса в конце отчетного периода.

Централизованная организация бухгалтерского учета применя­ется на многих предприятиях. Эта форма является наи­более рациональной, более прогрессивной, так как имеет большие преимущества, поскольку позволяет внедрять частичную автоматизацию учета и дает возможность более широкого разделения труда счетных работни­ков при ручной обработке учетной информации. В этом случае необходимо сосредоточить всю первичную документацию в одном месте, организовать контроль и руководство со стороны главного бухгалтера за документооборотом, наиболее рационально распределить обязанности между ра­ботниками бухгалтерии.

Недостаток данной формы организации бухгалтерского учета состоит в том, что руководители подразделений не всегда быстро информиро­ваны о результатах работы своего подразделения. Однако при хоро­шей организации учета этот недостаток легко устраняется, особенно с внедрением персональных компьютеров и средств коммуникации.

Централизация учета может быть реализована в двух формах:

1) когда учет централизуется на базе одного предприятия в единой бухгалтерии;

2) когда учет централизуется на базе ряда однородных предприятий и создаются так называемые централизованные бухгалте­рии. Такие бухгалтерии созданы во многих бюджетных организаци­ях, в системе здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства.

На тех предприятиях, которые территориально разобщены, применяется децентрализация учета. В полном виде эта организа­ция учета представляет следующее. Все первичные документы со­ставляются непосредственно в каждом производственном подразде­лении и здесь же они обрабатываются, группируются, заполняются учетные регистры и на их основа­нии составляется внутрифирменная отчетность, а при необходимости может формироваться самостоятельный баланс. На крупных предприятиях такими самостоятельными подразделениями могут быть отдел капитального строительства, транспортный цех, филиалы и т.д.

Головное предприятие в итоге сводит дан­ные этих предприятий, их балансы в единый консолидированный (итоговый) баланс. Такая форма организации бухгалтерского учета может применяться при наличии у предприятия филиалов, предста­вительств и т.п.

Наряду с централизацией и децентрализацией учета отдельные предприятия применяют так называемую частичную децентрализа­цию учета. Суть ее заключается в том, что на предприятии, кроме центральной бухгалтерии, есть бухгалтерии в производственных под­разделениях. В их задачу входит прием, проверка и группировка сос­тавленных первичных документов. На их основании составляются отчеты о движении материальных ценностей, производственные от­четы и т.д. Эти отчеты сдаются в централизованную бухгалтерию, где они проверяются и на их основании производят записи в учет­ные регистры синтетического и аналитического учета. В конце отчет­ного периода составляется баланс данного предприятия.

Как полная, так и частичная децентрализация имеет преиму­щество – учетный аппарат приближен к местам совершения хозяйс­твенных операций. Особенно эффективна такая форма в условиях функционирования системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) учетных работников. Система таких АРМ может быть органи­зована на базе персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС).

Однако такая организация бухгалтерского учета имеет сущест­венные недостатки. Прежде всего учет разобщен по разным местам, его автоматизация возможна лишь на базе относительно дорогостоя­щих ЛВС. Кроме того, при таком способе организации учета увеличи­вается штат счетных работников, что приводит к удорожанию учета. На практике бывает довольно сложно сосредоточить квалифицированные кадры счетных работни­ков только в одном месте – одной из нескольких децентрализованных бухгалтерий.

План организации учета и его составные элементы

Правильная организация учета должна строиться на основе плана, который определяет содержание, последовательность, сроки выполнения всех учетных работ, с целью получения необходимых показателей и технического оформления учета.

План организации бухгалтерского учета включает в себя следу­ющие составные элементы:

Ø план документации и документооборота,

Ø план счетов и их корреспонденцию,

Ø план отчетности,

Ø план инвентаризации, ревизий и аудита,

Ø план технического оформления учета (выбор формы учета).

Под планом документации понимается установление строгого перечня документов, которые должны применяться на предприятии для оформления тех или иных хозяйственных операций. При составлении этого плана необходимо использовать как унифицированную, так и специализированную документацию, утвержденную для той или иной отрасли.

В отдельных случаях может использоваться документация, раз­работанная на самом предприятии или рекомендованная научными учреж­дениями в порядке эксперимента и в том случае, если она более ра­циональная и в большей степени отвечает условиям предприятия. На основе плана документации составляется расчет потребности в блан­ках документов. При автоматизации учета необходимость в последнем отпадает, так как все внутренние документы формируются в электронном виде, а затем распечатываются при помощи принтеров или иных подобных устройств.

Вместе с планом документации составляется план документо­оборота или план движения документов. План документооборота предусматривает порядок движения документов, начиная с их составле­ния (получения) и до сдачи в архив.

В бухгалтерии составляется график выполнения учетных ра­бот. Работы по графику необходимы для сокращения сроков состав­ления и представления отчетности, своевременного получения эко­номической информации. Это дает возможность равномерно распре­делять во временном периоде выполнение всех учетных работ и устранять " штурмовщину" в работе бухгалтерии. В графике указывается: ис­полнитель, вид работы, в какие сроки и кому передается выполненная работа.

В зависимости от содержания и объема запланированных работ различают графики:

а) индивидуальные;

б) структурные;

в) сводные.

Индивидуальный график представляет собой план работы каж­дого исполнителя. В нем предусматривается перечень отдельных ви­дов учетных работ с указанием срока выполнения.

Структурный график включает сроки выполнения конечных комплексов учетных работ какого-либо структурного подразделения предпри­ятия. Этот график предусматривает исполнителей по отдельным видам работ. За выполнение графика отвечает руководитель структурного подразде­ления.

Сводный график охватывает работу по составлению отчетно­сти. Сводный график обобщает структурные графики. Ответственный за него – главный бухгалтер. Планирование учетной работы по графи­ку имеет большое значение, особенно при автоматизации учета.

План счетов и их корреспонденция предусматривает исполь­зование единого плана счетов и типовую корреспонденцию в соот­ветствии с утвержденными Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ) и методическими рекомендациями (указаниями). В соответствии с единым планом счетов главный бухгалтер разрабатывает перечень аналитических счетов, которые должны от­вечать специфике деятельности данного предприятия.

План отчетности предусматривает формы, показатели и сроки представления отчетности для различных пользователей. При этом бухгалтерия руководствуется инструкциями по составлению отчетности и внутренними установками собственников и менеджеров организации. В плане отчетности пре­дусматривается, кто из работников и в какие сроки составляет каж­дую из форм отчетности. Этот план часто называют табель отчет­ности.

План инвентаризаций, ревизий и аудита. В каждом пред­приятии в начале года главный бухгалтер разрабатывает план прове­дения инвентаризаций, а в некоторых предприятиях – ревизий и аудита. Этот план утверждается руководителем предприятия (или вышестоящей организацией) и не подлежит оглашению. В плане указываются сроки проведения инвентаризаций, ревизий и аудита, что проверяется и кто привлекается к проверке, состав и порядок работы комиссии.

План технического оформления учета (выбор формы учета) предусматривает подробную характеристику формы учета, по которой должен вестись учет на данном предприятии. Особое место в этом плане отводится автоматизации учета, оснащению бухгалте­рии персональными компьютерами.

В соответствии с Федеральным законом " О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители этих организаций.

Одним из основных моментов в организации бухгалтерского учета на предприятии является разработка учетной политики пред­приятия, которая оформляется соответствующим приказом. Учетная политика представляет собой перечень существующих на данном предприятии норм и правил ведения учета. При ее разработке руко­водствуются Положением по бухгалтерскому учету " Учетная полити­ка организации" (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. №106н.