Журнально-ордерная форма учета

Данная форма учета начала применяться еще в 30-х годах прошлого столетия в системе бывшего Народного комиссариата электропромышленности. Более широкое признание в промышленности она получила в по­слевоенные годы.

Журнально-ордерная форма учета представляла со­бой новую ступень в развитии советского бухгалтерского учета. В ней в условиях ручной обработки учетной информации были задействованы все наиболее прогрессивные приемы, которые были созданы научной мыслью и применимы на практике.

Среди них такие, как прием группировки и накапливания дан­ных в накопительных и группировочных ведомостях, шахматный и позиционный приемы учетной регистрации, совмещение хронологической и систематической записи, аналитического и синтетического учета. Ее отличие от других форм учета заключается в отказе от сос­тавления многочисленных мемориальных ордеров, которыми оформ­ляются журнальные статьи.

Основными учетными регистрами при этой форме учета явля­ются журналы-ордера и вспомогательные ведомости к ним. Кроме вспомогательных ведомостей, накапливающих данные для записи в журналы-ордера, распространение получили ведомости с дебетовым оборотом.

Записи в журналы-ордера производятся непосредственно с пер­вичных документов или группировочных ведомостей в хронологической последователь­ности по корреспондирующим счетам. В каждом жур­нале-ордере накапливаются данные по однородным хозяйственным операциям. В конце месяца после подсче­та итогов каждый журнал-ордер представляет собой накопительную ведомость на большое число однородных хозяйственных операций. Следовательно, данный регистр заменяет собой и регистрационный журнал и мемориальный ордер при ме­мориально-ордерной форме учета. В журнале-ордере записи производятся в хро­нологической последовательности как в регистрационном журнале и по корреспондирующим счетам, как в мемориальном ордере. Поэто­му журнал-ордер может быть представлен как месячный мемориальный ордер.

Журналы-ордера построены по кредитовому признаку, в них полностью собирается за месяц кредитовый оборот по одному или нескольким экономически взаимосвязанным счетам в корреспонден­ции с дебетом других счетов. После подсчета итогов в журналах-ордерах и сверки полученных сведений с другими учетными регистрами эти ито­ги переносятся в Главную книгу.

Перенос итогов осуществляется следующим образом. Итоговый оборот по кредиту конкретного счета заносится общей суммой в Главную книгу на страницу, где ведется данный счет. Дебетовый оборот по этому же счету собирается в Главной книге с разных журналов-ордеров и представлен с расшифровкой по кредитуемым счетам.

Иными словами кредито­вый оборот по каждому синтетическому счету собирается в одном каком-либо журнале-ордере, а дебетовый – в Главной книге.

Журналы-ордера могут открываться как на один счет, например, по сче­ту " Касса", " Расчетные счета", " Расчеты с подотчетными лицами" или на группу экономически взаимосвязанных счетов, например, по сче­там расчетов, затрат, капитала и т.п.

Вспомогательные ведомости применяются по тем разделам учета, по кото­рым технически сложно обеспечить в журнале-ордере требуемый аналитический разрез учетных показателей непосредственно из пер­вичным документов, например, при организации учета затрат на про­изводство, учета расчетов. В некоторых журналах-ордерах аналити­ческий учет совмещается с синтетическим как единый учетный про­цесс.

Все учетные регистры журнально-ордерной формы изготовле­ны типографским способом с заранее указанной номенклатурой учет­ных данных и корреспонденцией счетов. Это дает возможность вести учет по строго регламентированной системе и обеспечить четкий контроль за отражением хозяйственных операций, что в свою очередь создает условия для предупреждения ошибочных записей.

При журнально-ордерной форме учета учетная регистрация осуществляется в основном в 3, 4 этапа и производится по следую­щей схеме (рис.5).

Рис.5. Схема бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме

При журнально-ордерной форме учета учетные регистры построены таким образом, что обеспечива­ется строгая увязка записей в них, которая возможна в результате вза­имной проверки их итогов в конце месяца. Главная книга открывается на год. Для каждого синтетического счета отводится отдельная страница. Ниже рассмотрим форму " разворот" Главной книги на примере счета " Касса".

Главная книга по счету 50 " Касса"

Из приведенной схемы Главной книги видно, что оборот по де­бету счета набирается с разных журналов-ордеров, в которых данный счет фигурирует как корреспондирующий. Оборот по кредиту любо­го счета переносится в Главную книгу из журнала-ордера одной сум­мой.

Итак, в основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие принципы:

1-й принцип – накопление и систематизация учетных данных по всем разделам бухгалтерского учета в разрезах, необходимых для синтетического и аналитического учета, с использованием в качестве ос­новных регистров журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

2-й принцип – построение журналов-ордеров по кредитовому признаку, который в большей степени, чем дебетовый, отвечает тре­бованиям накапливания и систематизации учетных данных. Запись производится по схеме " кредит-дебет". Кредит – это начальная ста­дия, дебет – конечная. Рассмотрим это на примере журнала-ордера №1 по счету 50 " Касса.

Журнал-ордер по счету 50 " Касса"

3-й принцип заключается в однократности записи, и достигается он благо­даря шахматной форме построения журналов-ордеров. При этом за один рабочий прием каждая сумма операции записывается одновре­менно по дебету и кредиту счетов.

4-й принцип – совмещение аналитического учета с синтетиче­ским, систематической записи с хронологической по тем разделам учета, где это технически возможно и целесообразно. При этом ши­роко используется линейно-позиционный или построчный принцип записи.

Сущность метода позиционной записи состоит в том, что в соответствую­щем регистре операции группируются по аналитическим счетам, каж­дому из которых отводят одну строку. На одной и той же строке раз­новременно делают записи по дебету и кредиту счета. Сущность это­го метода можно рассмотреть на примере учета расчетов с поставщи­ками и подрядчиками.

Журнал-ордер №6 по сч. 60 " Расчеты с поставщиками и

подрядчиками"

5-й принцип – накопление в учетных регистрах данных, необ­ходимых для текущего контроля и анализа периодической и годовой отчетности.

6-й принцип – объединение в одном журнале-ордере синтетиче­ских счетов, экономически связанных друг с другом. Поэтому коли­чество применяемых журналов-ордеров значительно меньше, чем число счетов в счетном плане.

Таким образом, преимущество журнально-ордерной формы учета пе­ред другими ручными формами учета состоит в следующем:

1. Значительно сокращается число учетных записей. Если при книжных формах учета количество переписываний из первичных до­кументов до записи в бухгалтерский баланс достигает 7-9 раз, то при журнально-ордерной форме учета данные первичных документов об­рабатываются и группируются, в основном, в 3-4 этапа. Это дос­тигается путем применения более современных приемов построения учетных регистров по шахматному принципу. Отпадает необходи­мость в составлении оборотных ведомостей.

2. Совмещаются синтетический учет с аналитическим, хроноло­гическая запись с систематической, тем самым ликвидируется отс­тавание аналитического учета от синтетического.

3. Применяемые учетные регистры увязаны с формами отчет­ности, что дает возможность не делать выборки при составлении от­четности.

4. Облегчается возможность текущего контроля, так как все первичные документы находятся при журналах -ордерах.

5. Улучшается техника учета и взаимный контроль в учетных регистрах.

Но данной форме учета присущ один недостаток – невозможна меха­низация (автоматизация) учета. На основе достижений предыдущих форм учета и перфорационно-вычислительных машин была создана одна из первых машинно-ориентированных форм – таблично-перфокарточная форма учета.