Компьютерная форма учета

Компьютерная форма учета строится на базе комплекса совре­менных технических средств – персональных компьютеров, различного рода термина­лов, технических устройств сбора, ввода, передачи данных, обработки и выдачи информации. Комплекс технических средств может быть объединен в локальную вычислитель­ную сеть (ЛВС) для ускорения передачи учетной информации.

Организационно учетный процесс построен в виде системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера, кла­довщика и других работников организации.

В условиях компьютерной формы бухгалтерского учета мето­дика и техника документирования отличается от других форм учета. Она, кроме традиционных, может осуществляться несколькими спо­собами:

1) путем непосредственного ввода исходных данных в память компьютера с помощью определенных измерительных устройств (сканеры и т.п.);

2) посредством ручного ввода исходных данных о параметрах совершаемой операции при помощи клавиатуры, мыши и т.п.

При автоматизированной форме учета в файло­вой системе хранятся не только исходные данные, но и сведения о формах первичных документов. Создается возможность вызвать на печать или экран монитора оформленные в соответствии с существующими правилами документы. Ввод исходной информации осуществляют непосредственно бухгалтеры, работники иных подразделений, операторы. При этом широко используются методы подсказки. Предусмотрен ав­томатизированный контроль отдельных реквизитов, диапазон изме­нений которых вводится в память персональных компьютеров. Таким же образом при помощи различных справочников контролируется допус­тимая корреспонденция счетов, допустимость символов и т.д.

Ведение счетов синтетического и аналитического учета (учетная регистрация) осу­ществляется автоматизированным способом. В условиях компьютерной формы учета обеспечивается обработка учетной информации одновременно на не­скольких рабочих местах. Между ними осуществляется тесная взаимосвязь путем автоматизированного обмена информацией между АРМ работников низовых подразделений и АРМ работников бухгал­терии, между АРМ бухгалтеров отдельных участков учета и т.п. На отдельных рабочих местах формируются информационные файлы, сведения которых используются во всей системе АРМ. Такой способ организации файловой системы получил название распределенная ба­за данных (РБД). Таким образом, компьютерная форма учета создается и функционирует на базе РБД.

При автоматизированной форме учета обеспечивается интерактив­ный (непосредственный) режим работы учетного персонала на компьютере. Диалоговый режим решения учетных задач позволяет не только отказаться от промежуточных учетных регистров, но и сократить число выходных форм, вызываемых на печать. Реализован запросный режим выдачи результатной информации, что позволяет шире ис­пользовать учетную информацию в ходе планирования, прогнозиро­вания, контроля и в процессе принятия управленческих решений.

Отказ от пакетной обработки информации в конце месяца и обработка всех исходных данных в режиме реального времени повы­шают оперативность учетных данных. Все это способствует активизации роли учета в системе ме­неджмента предприятия, резко повышает оперативность учета, снижает трудоемкость учетных операций, что является важным моментом в условиях рыночной экономики.

Схему бухгалтерского учета при автоматизированной форме учета можно представить следующим образом (рис. 6).

Рис.6. Схема бухгалтерского учета при компью­терной форме учета