Облік розрахунків з підзвітними особами та іншими дебіторами

У процесі діяльності підприємства виникає поточна дебіторська заборгованість, яка не пов'язана з реалізацією товарів, робіт та послуг. Для обліку розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами, авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями та іншими операціями використовується рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами».

За дебетом рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами» відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом — її погашення чи списання.

Рахунок 37 «Розрахунки з іншими дебіторами» має такі субрахунки:

- 371 «Розрахунки за виданими авансами»;

- 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

- 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

- 374 «Розрахунки за претензіями»;

- 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

- 376 «Розрахунки за позиками членам кредитних спілок»;

- 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Аналітичний облік на субрахунках ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення.

Для обліку розрахунків за авансами, виданими іншим підприємствам, використовується субрахунок 371 «Розрахунки за виданими авансами».

За дебетом цього субрахунку обліковуються суми виданих авансів, а також суми, сплачені за рахунками за виконані роботи з проміжних рахунків.

Сплата постачальникам авансових платежів відображається такими записами:

Дебет 371 «Розрахунки за виданими авансами»

Кредит 30 «Каса» або Кредит 31 «Рахунки в банках» або Кредит 33 «Інші кошти».

За кредитом субрахунку 371 обліковуються суми, погашені зарахуваннями під час розрахунків за поставлені матеріали, товари, виконані роботи, суми авансів, повернені постачальниками та підрядниками як невикористані, тощо. Ці події відображаються в бухгалтерському обліку такими записами:

Дебет 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» або Дебет 30 «Каса» або Дебет 31 «Рахунки в банках»

Кредит 371 «Розрахунки за виданими авансами».

У процесі діяльності підприємства мають місце господарські операції, які пов'язані з видачею грошей підзвітним особам. Службовці отримують грошові кошти на різні цілі закупівлю запасів, матеріалів, товарів, поїздок у відрядження тощо.

Видача під звіт грошових коштів підзвітним особам і строки та порядок їх звіту перед підприємством регламентуються Порядком ведення касових операцій у національній валюті України.

Норми відшкодування витрат на відрядження встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» (зі змінами та доповненнями).

Видача готівки проводиться з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Для обліку підзвітних сум у бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом субрахунку обліковуються суми, видані під звіт, за кредитом —■ підтверджені звітами та документами, а також повернені невикористані суми.

Це відображається такими записами:

видача грошових коштів з каси підзвітній особі:

Дебет 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

Кредит 30 «Каса».

Підзвітна особа складає звіт про витрачені кошти. На підставі затвердженого звіту здійснюються записи в бухгалтерських регістрах: придбання товарно-матеріальних цінностей за рахунок підзвітних сум:

Дебет 20 «Виробничі запаси»; Дебет 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»; Дебет 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»; Дебет 28 «Товари»; Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

Оплата витрат, пов 'язаних з виробництвом, збутом, Дебет 91 «Загальповиробничі витрати»;

Дебет92 «Адміністративні витрати»; Дебет 93 «Витрати на збут»; Дебет 94 «Інші витрати операційної діяльності»; Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

Повернення невитрачених підзвітних сум:

Дебет 30 «Каса»;

Дебет 31 «Рахунки в банках»; Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

Утримання неповернених підзвітних сум із заробітної платні:

Дебет 66 «Розрахунки з оплати праці»; Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Аналітичний облік па субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться щодо кожної підзвітної особи та кожного отриманого авансу окремо. Сальдо субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» може бути як дебетовим, так і кредитовим. У Балансі сальдо із субрахунку відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів у рядку 210 «Інша поточна дебіторська заборгованість», кредитове сальдо — у складі поточних зобов'язань у рядку 610 «Інші потомні зобов'язання».

На субрахунку 373 «Розрахунки за нарахованими доходами» ведеться облік нарахованих дивідендів, відсотків, роялті тощо, які підлягають отриманню. За дебетом рахунка відображається нарахування дебіторської заборгованості, за кредитом її погашення.

Виникнення розрахунків за претензіями на підприємстві пов'язане з нестачею товарів під час постачання, отриманням товарів невідповідної якості, помилковим списанням банком грошових коштів із розрахункового рахунка і т. д.

Розрахунки за претензіями обліковуються па субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями».

За дебетом субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями» відображаються:

- розрахунки за претензіями до постачальників і підрядників, транспортних організацій щодо виявлених розбіжностей ціп, тарифів, які були застережені в договорах, помилках у розрахунках;

- розрахунки за претензіями до постачальників матеріалів, товарів щодо якості поставлених запасів, яка не відповідає вимогам договору;

- розрахунки за претензіями щодо нестач у процесі постачання;

- втрат від простоїв автотранспорту та браку з вини постачальників.

Усі вищезазначені події відображаються в бухгалтерському обліку таким записом:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;

'За кредитом субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями» відображається списання сум претензій у кореспонденції з рахунками:

а) грошових коштів — при зарахуванні претензійних сум:

Дебет 30 «Каса»; Дебет 31 «Рахунки в банках»; Кредит 374 «Розрахунки за претензіями»;

б) втрат — якщо постачальники відмовляються від претензійних сум або суд відхиляє претензії:

Дебет 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кредит 374 «Розрахунки за претензіями».

Суми претензій, які відхиляються арбітражним судом та не будуть відшкодовані, повертаються на рахунки, з яких вони були списані.

Підставою для записів операцій на субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями» є акти приймання вантажів, рішення арбітражних органів, письмові погодження постачальників на задоволення претензій, а також виписки банку па суми, що надійшли в поряд­ку задоволення претензій.

Аналітичний облік розрахунків за претензіями ведеться за кожним дебітором окремо.

Нестачі та збитки на підприємстві можуть бути виявлені в ре­зультаті проведення інвентаризації майна, грошових коштів і цінних паперів.

Оцінка збитків від нестач, пошкоджень і крадіжок здійснюється згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкра­дання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України віл 22.01.1996 р. № 116 (зі змінами та доповненнями), а також Зако­ном України від 06.06.1995 р. № 217/95-ВР «Про визначення збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» (зі змінами й доповненнями)

Бухгалтерський облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті нестач і втрат від псування цінностей, нестач і розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено, здійснюється на субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». За дебетом цього субрахунку відображаються суми виявлених нестач, а за кредитом списання цих сум.

У разі виявленні нестач і втрат у бухгалтерському обліку проводиться запис:

Дебет 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей»; Кредит 30 «Каса».

Одночасно суми невідшкодованих нестач обліковуються на забалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей», на якому ведеться аналітичний облік за кожним боржником окремо.

Після встановлення конкретних винуватців суми списуються з забалансового субрахунку з одночасними записами в бухгалтерському обліку:

Дебет 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» Кредит 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

Якщо нестачі відшкодовуються винуватцем грошовими коштами, робиться запис:

Дебет 30 «Каса»; Дебет 31 «Рахунки в банках» Кредит 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків».

Якщо нестачі утримуються із заробітної плати винуватця, це відображається записом:

Дебет 66 «Розрахунки з оплати праці»;

Кредит 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків».

Аналітичний облік розрахунків за відшкодуванням завданих збитків ведеться за кожним дебітором окремо.

На субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» ведеться облік дебіторської заборгованості, яка не знайшла свого відображення на інших рахунках і субрахунках, а саме: усі види розрахунків із працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами), розрахунки за орендними операціями, розрахунки, пов'язані зі здійсненням спільної діяльності, з реалізацією необоротних активів і запасів (крім реалізації, пов'язаної з основною діяльністю) та ІНШІ розрахунки.

За дебетом субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом її погашення чи списання.

Довгострокова дебіторська заборгованість відображається в Балансі в складі необоротних активів.Поточна дебіторська заборгованість відображається в Балансі в складі оборотних активів.

У Примітках до фінансової звітності необхідно розкривати таку інформації щодо дебіторської заборгованості:

- перелік дебіторів і суми довгострокової дебіторської заборгованості;

- перелік дебіторів і суми погашення дебіторської заборгованості пов'язаних сторін виділенням внутрішньогрупового сальдо дебіторської заборгованості;

- склад і суми статті Балансу «Інша поточна дебіторська заборгованість»;

- метод визначення величини резерву сумнівних боргів;

- сума поточної дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги в розрізі її класифікації за строками непогашення.

Питання для перевірки знань

1. Дайте визначення дебіторської заборгованості.

2.Що таке чиста реалізаційна вартість дебіторської заборгованості.

3.Які рахунки використовуються для обліку дебіторської заборгованості.

4. Що таке резерв сумнівних боргів та які методи застосовуються для розрахунку резерву сумнівних боргів.

5.Дати визначення векселів отриманих. Що таке простий та переказний вексель.

6.Дати характеристику іншої дебіторської заборгованості та вказати які рахунки використовуються для її відображення.

7. Які рахунки використовуються для обліку отриманих векселів

8. Які господарські операції підприємство може здійснювати через підзвітних осіб та як вони відображаються у бухгалтерському обліку.